8 cách đáng ngạc nhiên để bạn có thể nhập dữ liệu vào Microsoft Word

Microsoft Word là chương trình tiêu chuẩn công nghiệp để tạo các tài liệu Microsoft Office, từ các bài nghiên cứu đến các báo cáo chuyên nghiệp.

Nhưng đôi khi, bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn cần tham chiếu; nó có thể nằm trong Microsoft Excel, PDF hoặc tài liệu Word khác. Biết cách nhập dữ liệu đó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Bài viết này sẽ trình bày các phương pháp khác nhau để nhập dữ liệu vào tài liệu Microsoft Word. Một số phương pháp hữu ích cho các báo cáo — trong khi một số phương pháp khác hữu ích cho các mẫu tự và các dự án tương tự.

1. Nhập bảng từ Microsoft Excel

Vì Microsoft Excel là tài nguyên linh hoạt nhất để nhập dữ liệu nên chúng ta sẽ bắt đầu với điều đó.

Định dạng bảng trong Microsoft Word là rất tệ. Đó là lý do tại sao Microsoft Excel tồn tại, phải không? May mắn thay, Microsoft đã có tầm nhìn xa khi cho phép bạn đưa các bảng trực tiếp từ Excel vào tài liệu Word của mình — vì vậy bạn có thể thực hiện tất cả các định dạng trong Excel — nơi đó dễ dàng hơn rất nhiều. Để nhập dữ liệu từ Excel sang Word, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Bắt đầu bằng cách mở tệp Excel của bạn và chọn các ô bạn muốn sao chép.

2. Bây giờ, nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn Sao chép trong menu ngữ cảnh.

   
   

3. Mở tài liệu Microsoft Word mà bạn muốn nhập nội dung.

4. Bây giờ, đi tới Trang chủ> Dán> Dán Đặc biệt.

   
   

5. Hơn nữa, hãy chọn Dán liên kết tùy chọn và thay đổi loại thành Đối tượng trang tính Microsoft Excel.

   
   

6. Cuối cùng, nhấn VÂNG khuy ao.

7. Bây giờ, bạn sẽ thấy các ô bạn đã chọn ngay trong tài liệu Microsoft Word của mình. Và bởi vì bạn đã chọn Dán liên kết thay vì Dánnhững ô đó sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi trong bảng tính Microsoft Excel của mình.

   
   

Vì vậy, nếu bạn không cần cập nhật — nếu bạn đang in hoặc bạn sẽ gửi tệp qua email cho người khác và tệp đó cần hiển thị dữ liệu chính xác, chẳng hạn như — bạn có thể muốn sử dụng Dán. Đây là một tính năng khá tiện dụng nếu bạn muốn dễ dàng chuyển dữ liệu từ Excel sang Word một cách tự động.

Liên quan: Các kỹ năng Microsoft Word & Excel tốt nhất mà bạn nên biết

2. Nhập một ô từ Microsoft Excel

Rất may, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tương tự như trên cho các ô riêng lẻ.

Tuy nhiên, trong trường hợp này, thay vì chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excelbạn phải chọn Văn bản chưa được định dạng; đây là lý do tại sao số có cùng định dạng với phần còn lại của tài liệu Microsoft Word.

Nó vẫn được cập nhật theo cách tương tự, nhưng bạn không phải đối phó với việc cố gắng đưa hộp văn bản vào đúng vị trí.

Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để định dạng toàn bộ bảng trong tài liệu Word của mình. Nếu điều này không hiệu quả hoặc bạn cần hành vi phức tạp hơn từ một ô của mình, bạn có thể thử sử dụng Visual Basic để tích hợp dữ liệu Excel vào tài liệu Word của mình.

3. Nhập đồ thị hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel

Cũng giống như nhập một bảng, có thể rất thuận tiện để nhập một đồ thị hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word để nó tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bảng tính Excel.

Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn phải tạo các báo cáo thường xuyên bao gồm các biểu đồ. May mắn thay, Microsoft đã thực hiện quá trình này cực kỳ dễ dàng: chỉ cần sao chép và dán biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word.

Bạn cũng có thể nhấp và kéo biểu đồ từ Microsoft Excel sang Word để nhúng biểu đồ vào tệp. Dù bạn làm theo cách nào, biểu đồ giờ đây sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với bảng tính ban đầu.

4. Hợp nhất Thư từ Microsoft Excel

Phối thư cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo ra một số chữ cái giống nhau, mỗi chữ cái có bố cục, định dạng và văn bản riêng. Khi bạn gửi phối thư, Microsoft Word kết nối tệp Excel với tài liệu của bạn.

Tuy nhiên, trước khi bạn bắt đầu hợp nhất, hãy đảm bảo rằng tệp Excel của bạn có tất cả họ và tên, lời chào, mã zip và địa chỉ mà bạn muốn đưa vào tài liệu của mình.

Nếu bạn là người mới, bạn nên đọc bài viết của chúng tôi về cách phối thư trong Word để có cái nhìn chuyên sâu hơn về chủ đề này. Có thể mất một lúc để sử dụng kết hợp thư, nhưng khi bạn đã sử dụng được, nó sẽ là một trong những công cụ hữu ích nhất trong kho vũ khí Office của bạn.

5. Nhập tệp PDF

Đối với các tệp PDF dựa trên văn bản, phương pháp này không hữu ích lắm. Nhưng nếu có bất kỳ hình ảnh nào trong tệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc phải sao chép và dán hoặc tìm cách biến PDF thành tệp hình ảnh, để bạn có thể chèn chúng vào tài liệu Microsoft Word của mình.

Làm theo các bước đơn giản sau để thêm PDF vào Word:

1. Mở tài liệu Word mà bạn muốn thêm tệp PDF và nhấp vào Chèn> Đối tượng khuy ao.

2. Bây giờ, trong cửa sổ đối tượng, hãy chọn Tạo từ tệp.

3. Nhấn vào Duyệt qua và điều hướng đến tệp PDF bạn muốn đưa vào.

   
   

4. Sau khi định vị nó, hãy chọn tệp và nhấp vào Chèn.

5. Cuối cùng, bấm vào VÂNG.

Khi bạn nhập một tệp PDF vào Microsoft Word, tệp này sẽ xuất hiện dưới dạng tệp hình ảnh, không phải tệp văn bản như ở bản thân.

Để tìm hiểu cách chèn một tệp PDF vào Word mà vẫn giữ được khả năng chỉnh sửa nó, hãy nhấp vào Chèn> mũi tên bên cạnh Đối tượng> Văn bản từ tệp. Điều này hướng dẫn Word tạo một phiên bản PDF có thể chỉnh sửa của tài liệu và đưa nó vào đó.

6. Tự động nhập văn bản từ các tài liệu Word khác

Nếu bạn cần nhập cùng một thứ thường xuyên, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đưa nó vào tài liệu Microsoft Word và chỉ cần tham chiếu nó từ một tài liệu khác.

Giả sử bạn có một loạt các mẫu đơn cần gửi, tất cả đều cần bao gồm tên của bạn và công ty bạn làm việc, nhưng chủ nhân của bạn thay đổi thường xuyên.

Bạn không muốn thay đổi mọi chữ cái bất cứ khi nào bạn nhận được hợp đồng mới, vì vậy bạn có thể chỉ cần lưu trữ người ký của mình trong một tài liệu và cập nhật tất cả các chữ cái khác bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi.

Xem qua một ví dụ sẽ giúp làm rõ điều này. Đây là tài liệu “văn bản có thể cập nhật” mà chúng tôi đã lưu:

Giả sử bạn muốn bao gồm cả hai điều này — thông tin người đăng ký và thông tin liên hệ — trong mỗi bức thư. Để làm điều này, bạn phải tạo dấu trang cho từng cái.

Thực hiện theo các bước sau một cách tuần tự để tạo dấu trang và tự động nhập văn bản một cách dễ dàng.

1. Tạo tài liệu Word và nhập văn bản bạn cần hầu hết thời gian.

2. Để tạo dấu trang, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn liên kết với các tài liệu khác, sau đó bấm Chèn> Dấu trang trên dải băng.

   
   

3. Bây giờ, hãy nhập tên của dấu trang của bạn và nhấp vào Thêm vào.

   
   

4. Bây giờ, hãy lưu tệp và ghi chú lại đường dẫn đầy đủ đến nơi nó được lưu. Ví dụ: chúng tôi đã lưu tệp của mình trên Máy tính để bàn và do đó, đường dẫn là C: Users HIMAN Desktop Signoff.docx.

5. Để chèn văn bản đã lưu của bạn, hãy chuyển đến một tài liệu Microsoft Word khác và nhấn Chèn> Trường. Lựa chọn IncludeText từ Tên trường thực đơn.

6. Bây giờ, trong Tên tệp hoặc URL hộp văn bản, hãy nhập đường dẫn nơi bạn đã lưu tệp trước đó của mình.

   
   

7. Cuối cùng, đánh VÂNGvà bạn sẽ thấy văn bản được chèn vào tài liệu của mình.

Điều này có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng nếu bạn phải nhập những thứ giống nhau một cách thường xuyên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài.

Phải mất một chút thời gian thiết lập trên giao diện người dùng, nhưng bạn sẽ thấy sự tiện lợi của hệ thống này ngay lập tức.

7. Nhập văn bản từ tệp văn bản hoặc tài liệu Microsoft Word

Nếu bạn muốn lấy văn bản từ một tệp văn bản hoặc tài liệu Word mà không cần phải mở nó — chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Nó cực kỳ đơn giản để làm điều đó chỉ với một hoặc hai cú nhấp chuột. Làm theo các bước sau để chỉ nhập văn bản từ tệp văn bản hoặc tài liệu Word:

1. Mở tệp Word mà bạn muốn nhập tất cả văn bản.

2. Bây giờ, hãy nhấp vào Chèn> Đối tượng> Văn bản từ tệp.

3. Chọn tệp mà bạn muốn trích xuất văn bản và mở nó trong Word. Nếu bạn không thể xem bất kỳ loại tệp nào khác, chỉ cần thay đổi loại tệp thành Tất cả các tệp.

4. Cuối cùng, bấm vào Chèn.

Phần thưởng là, nếu bạn cũng muốn thêm đầu trang và chân trang, hãy đảm bảo đặt nội dung từ tệp trong một phần riêng biệt. Điều này sẽ đảm bảo rằng đầu trang và chân trang chỉ được áp dụng cho các trang cần chúng.

8. Nhập văn bản từ một trang web

Nếu bạn muốn giữ bản sao cập nhật của trang web trong tài liệu Microsoft Word, bạn cũng có thể làm điều đó. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng trình chuyển đổi HTML sang DOC trực tuyến để làm cho việc này đơn giản hơn rất nhiều cho người mới.

Làm theo các bước đơn giản sau để nhập văn bản từ một trang web:

1. Truy cập trang web mà bạn muốn nhập và lưu nó dưới dạng tệp HTML. Nếu bạn không phải là người sành sỏi, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi để tìm hiểu cách lưu bất kỳ trang web nào dưới dạng tệp HTML bằng trình duyệt web của bạn.

   
   

2. Truy cập converttio.co và tải lên tệp bạn vừa lưu.

3. Sau đó, nhấp vào Chuyển thành khuy ao.

   
   

4. Tải xuống tệp đã chuyển đổi và mở nó.

Bạn có thể phải thử nghiệm một chút, nhưng nó có thể là một công cụ rất hữu ích. Hy vọng rằng, phương pháp này đã mang lại cho bạn những gì bạn muốn. Hiện tại, không có nhiều công cụ tốt cho việc này vì mọi người không làm việc này thường xuyên.

Nhập dữ liệu dễ dàng vào Microsoft Word

Chúng tôi đã đề cập đến nhiều loại tệp khác nhau mà bạn có thể nhập vào Microsoft Word tại đây — nhưng có thể có các tùy chọn bổ sung. Những kỹ năng mới này có thể hơi khó học lúc đầu, nhưng chắc chắn chúng sẽ mang lại hiệu quả về lâu dài.

Bên cạnh đó, có rất nhiều mẹo viết thiết yếu mà bạn có thể làm theo hầu hết các Microsoft Word.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả