7 kỹ năng công nghệ cơ bản bạn cần khi làm nhân viên từ xa

Phần lớn, trở thành một nhân viên từ xa đòi hỏi nhiều hơn một chút so với sự sẵn sàng làm việc bên ngoài không gian làm việc thực tế — bạn cần chuyển một số kỹ năng cơ bản tại văn phòng sang thế giới ảo. Điều này có nghĩa là có một số kỹ năng công nghệ bạn cần phải có và thể hiện trên sơ yếu lý lịch của mình để đủ điều kiện cho các cơ hội từ xa.

Tuy nhiên, chúng tôi không đề cập đến các kỹ năng bạn sẽ cần để phát triển mạnh trong một ngành hoặc công việc cụ thể. Đây là những kỹ năng công nghệ tổng quát hơn nhưng cần thiết hơn sẽ giúp bạn trở thành nhân viên làm việc từ xa hiệu quả ở bất kỳ khả năng nào.

1. Giao tiếp và cộng tác ảo

Hầu hết các công việc yêu cầu một số hình thức giao tiếp với những người khác, cho dù là với khách hàng hay thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, giao tiếp tại văn phòng có phần khác với giao tiếp ảo ở nơi làm việc từ xa. Bạn có thể dễ dàng tiếp cận ai đó trong văn phòng truyền thống để trò chuyện hoặc thảo luận nhanh.

Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, đặc biệt là với các đồng nghiệp từ các múi giờ khác nhau, bạn cần lưu ý hơn về cách thức và thời điểm giao tiếp ảo. Bạn có thể sẽ phụ thuộc rất nhiều vào các ứng dụng trò chuyện và công cụ hội nghị truyền hình để giao tiếp và cộng tác với những người khác trong khi làm việc từ xa.

Do đó, điều quan trọng là bạn phải bắt kịp tốc độ với một số công cụ giao tiếp phổ biến nhất như Slack và Zoom. Việc sử dụng sai các công cụ này có thể dẫn đến sự thất vọng từ phía bạn và cũng ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ nhóm. Vì vậy, bạn sẽ học tốt các mẹo về nghi thức Slack thực tế này cho các đội ở xa.

Bạn cũng sẽ cần phải chủ động bằng cách tìm hiểu một số thách thức giao tiếp và cộng tác tiềm năng mà bạn có thể gặp phải khi làm việc với một nhóm toàn cầu, chẳng hạn như điều phối lịch trình giữa các múi giờ. Điều đó nói rằng, bên cạnh việc làm quen với các công cụ phù hợp, bạn cũng có thể cải thiện năng suất của mình bằng cách sử dụng giao tiếp không đồng bộ.

2. Quản lý dự án kỹ thuật số

Trong không gian làm việc từ xa, bạn sẽ không có ghi chú post-it hay bảng trắng để giúp bạn theo dõi thời hạn và sẽ không có ai phải thở dài để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thay vào đó, bạn sẽ cần biết cách quản lý dự án bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana và Jira.

Vì vậy, một nơi tốt để bắt đầu là làm quen với những điều cơ bản về quản lý dự án ảo. Học cách sử dụng những công cụ này một cách hiệu quả sẽ giúp bạn theo dõi thời hạn, tiến độ và nhiệm vụ được giao.

Nó cũng sẽ hữu ích khi cộng tác với những người khác trong một dự án. Thêm vào đó là tư duy chủ động và kỷ luật tự giác, và bạn sẽ rất tốt trên con đường trở thành một nhân viên làm việc từ xa thành công.

3. Xử lý văn bản

Bạn sẽ phải viết và chỉnh sửa rất nhiều trong khi làm việc từ xa, cho dù đó là soạn thảo email, tạo bản trình bày hay viết báo cáo. Do đó, điều quan trọng là bạn phải biết cách sử dụng một chương trình xử lý văn bản như Microsoft Word hoặc Google Docs.

Ở mức tối thiểu, bạn nên biết cách định dạng tài liệu, chèn hình ảnh và video, tạo siêu liên kết và sử dụng các tính năng khác để làm cho tài liệu của bạn dễ trình bày hơn. Nếu bạn không quá quen thuộc với các chương trình này, bây giờ sẽ là thời điểm tuyệt vời để tìm hiểu các dây. Tuy nhiên, chắc chắn không có ích gì nếu bạn tiến thêm một bước nữa bằng cách học các Tính năng nâng cao này của Microsoft Word.

4. Bảng tính

Bảng tính là một kỹ năng công nghệ cơ bản khác sẽ hữu ích khi làm việc từ xa. Cho dù làm việc dựa trên ngân sách, theo dõi tiến độ công việc hay quản lý dự án, bạn sẽ cần biết cách tạo và sử dụng bảng tính. Excel là chương trình bảng tính phổ biến nhất, nhưng vẫn có các tùy chọn khác, chẳng hạn như Google Sheets và Apple Numbers.

Mặc dù các tính năng và chức năng của các chương trình này có thể hơi khác nhau, nhưng về cơ bản thì ít nhiều đều giống nhau. Vì vậy, nếu bạn biết cách sử dụng một chương trình bảng tính, bạn sẽ có thể tìm ra các chương trình khác một cách nhanh chóng. Điều đó nói rằng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các trang web và khóa học đào tạo Excel miễn phí này để trở thành một chuyên gia về bảng tính.

5. Chạm vào Nhập và Các phím tắt cơ bản

Mặc dù hầu hết các công việc từ xa sẽ không yêu cầu bạn phải là người có khả năng gõ phím cảm ứng, nhưng việc biết cách nhập liệu nhanh chóng và chính xác sẽ rất hữu ích. Rốt cuộc, bạn có thể gõ càng nhanh, bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt là khi cân nhắc rằng bạn sẽ làm được nhiều việc. May mắn thay, có một số trang web bạn có thể sử dụng để học hoặc thực hành cách gõ cảm ứng nhanh hơn trên máy tính.

Tương tự như vậy, bạn cũng có thể dành một chút thời gian để học các phím tắt cơ bản cho các chương trình bạn sử dụng thường xuyên nhất hoặc hệ điều hành ưa thích của bạn. Các phím tắt này sẽ giúp bạn thực hiện các tác vụ thông thường nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu bạn là người dùng hệ điều hành Windows, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách học một số phím tắt cần thiết hoặc tốt hơn là cách gán phím tắt cho các chương trình.

6. Các phương pháp hay nhất về bảo mật trực tuyến

Với sự gia tăng của tội phạm mạng liên quan đến việc chuyển sang làm việc từ xa, điều quan trọng hơn bao giờ hết là học cách giữ an toàn cho thiết bị của bạn khi trực tuyến và bảo mật dữ liệu của chủ nhân. Không thể phóng đại tầm quan trọng của kỹ năng công nghệ cơ bản này vì bạn sẽ truy cập các tệp và dữ liệu liên quan đến công việc từ nhà của mình, vì vậy bạn sẽ cần biết cách giữ chúng an toàn trước các cuộc tấn công vi-rút, phần mềm độc hại và lừa đảo.

Để bắt đầu, bạn có thể tránh một số lỗi bảo mật công việc từ xa phổ biến như sử dụng Wi-Fi công cộng để truy cập dữ liệu nhạy cảm, không sao lưu tệp thường xuyên và không sử dụng mật khẩu mạnh. Bạn cũng có thể dành chút thời gian để tìm hiểu về các phương pháp hay nhất về bảo mật trực tuyến khác, chẳng hạn như sử dụng VPN, xác thực hai yếu tố và mã hóa.

7. Gửi email

Mặc dù sự chuyển dịch sang làm việc từ xa đã chứng kiến ​​sự gia tăng và áp dụng nhanh chóng của các công cụ giao tiếp khác như Slack và Microsoft Teams, nhưng email vẫn là một trong những phương thức giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất tại nơi làm việc. Do đó, việc đưa trò chơi gửi email của bạn lên ngang tầm là điều cần thiết.

Bạn có thể đã sử dụng email trong cuộc sống cá nhân của mình, vì vậy vấn đề chỉ là trau dồi kỹ năng của bạn và chọn một vài mẹo ở đây và ở đó, chẳng hạn như cách quản lý và sắp xếp hộp thư đến email của bạn. Điều này sẽ hữu ích vì bạn sẽ đăng ký nhiều dịch vụ khác nhau và nhận các email quan trọng từ chủ nhân, khách hàng và các thành viên trong nhóm của bạn.

Có được một công việc từ xa bằng cách học các kỹ năng công nghệ cơ bản này

Mặc dù một số công việc từ xa không yêu cầu bạn phải là một chuyên gia công nghệ, nhưng các nhà tuyển dụng vẫn mong đợi bạn có một vài kỹ năng công nghệ cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.

Vì vậy, nếu bạn muốn tăng cơ hội có được một công việc từ xa, ngoài việc trở thành một người thành thạo nghề, chúng tôi khuyên bạn nên tập trung vào việc trau dồi các kỹ năng công nghệ cơ bản đã thảo luận ở trên. Và nếu bạn đã có những kỹ năng này, đừng quên đưa chúng vào những nơi cần thiết trong sơ yếu lý lịch của bạn và làm nổi bật chúng trong các cuộc phỏng vấn xin việc.