7 dạng lộn xộn kỹ thuật số ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của bạn

Sự lộn xộn kỹ thuật số thể hiện theo nhiều cách khác nhau, bao gồm máy tính để bàn lộn xộn, email chưa mở, tệp được gắn nhãn kém và hộp thư đến được tải. Chúng bắt nguồn từ một cuộc sống ảo lộn xộn.

Nếu bạn có xu hướng trì hoãn việc sắp xếp các tệp của mình, thì đã đến lúc thay đổi thói quen xấu của bạn. Nó cản trở năng suất. Dưới đây là một số cách mà sự lộn xộn kỹ thuật số làm chậm quy trình làm việc của bạn, gây ra căng thẳng không cần thiết và khiến bạn mất tập trung khỏi trách nhiệm của mình.

1. Sắp xếp hồ sơ lộn xộn gây lãng phí thời gian

Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số vô tổ chức là do thói quen xấu gây ra. Hầu hết người dùng gửi các tệp khác nhau đến máy tính để bàn, tệp tải xuống hoặc thư mục tài liệu của họ một cách ngẫu nhiên. Mặc dù ban đầu có thể quản lý được một số tài liệu bị thất lạc, nhưng chúng có thể nhanh chóng tích tụ lại nếu bạn không quản lý đúng cách.

Hãy nhớ rằng: chọn sự thuận tiện ngắn hạn sẽ tạo ra những nút thắt cổ chai dài hạn. Khi các thư mục của bạn trở nên lộn xộn, việc định vị các tệp cụ thể sẽ dần mất nhiều thời gian hơn. Lấy bức ảnh trên làm ví dụ. Không có tệp nào trong thư mục đó được đặt tên; bạn sẽ phải lùng sục từng thứ trước khi tìm thấy thứ mình cần.

Để sửa thói quen xấu này, hãy tập sắp xếp tập tin. Đảm bảo rằng mọi ảnh, video hoặc tài liệu bạn lưu sẽ được chuyển thẳng đến thư mục thích hợp. Ngừng gửi chúng đến các thư mục tải xuống hoặc máy tính để bàn của bạn theo mặc định.

2. Sự bừa bộn gây mất tập trung

Để các tệp trong thư mục lưu mặc định của chúng làm lộn xộn màn hình của bạn. Trừ khi bạn chỉ định đích đến mới, chúng sẽ tiếp tục lấp đầy các thư mục tải xuống, tài liệu hoặc máy tính để bàn của bạn. Chúng có thể chiếm toàn bộ màn hình của bạn nếu bạn không cẩn thận.

Kiểu lộn xộn này không chỉ trông khủng khiếp mà còn gây ra tình trạng quá tải thị giác. Tâm trí của bạn làm việc chăm chỉ hơn để xử lý nhiều thông tin khác nhau. Do đó, căng thẳng nhận thức gia tăng sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, cản trở bạn thể hiện ở trạng thái tốt nhất và làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của bạn.

Giải pháp tốt nhất là phát triển quy ước đặt tên tệp (FNC). Dán nhãn các tệp của bạn dựa trên mục đích của chúng. Lý tưởng nhất là FNC của bạn nên minh họa nội dung, chức năng, tác giả và mức độ liên quan của dự án—các nội dung nhóm dựa trên điểm chung.

3. Tích trữ các chương trình phần mềm không sử dụng làm cản trở tốc độ thiết bị

Người bản địa kỹ thuật số cần một số chương trình phần mềm cá nhân và công việc. Business of Apps báo cáo rằng người dùng toàn cầu đã tải xuống 143 tỷ ứng dụng vào năm 2021. Việc thường xuyên dùng thử nhiều công cụ là điều bình thường.

Mặc dù có số lượng tải xuống cao nhưng hầu hết các ứng dụng đều bị bỏ rơi. Statista nói rằng 25% chỉ được sử dụng một lần. Đi qua thư mục tải xuống của bạn—bạn sẽ tìm thấy các chương trình mà bạn đã quên. Có thể bạn phải thử nghiệm một công cụ mới để làm việc, hoặc có lẽ một trò chơi thời thượng đã khơi gợi trí tò mò của bạn.

Giữ các ứng dụng cũ tiện dụng có vẻ tiện lợi, nhưng chúng làm chậm thiết bị một cách đáng kể. Cài đặt chương trình chiếm không gian đĩa. Chúng sẽ vẫn tiêu thụ sức mạnh xử lý ngay cả khi bạn không chạy chúng thường xuyên.

Tốt nhất là ngừng tích trữ các chương trình không sử dụng. Trừ khi bạn thấy mình liên tục sử dụng thứ gì đó bạn đã tải xuống, hãy xóa nó. Chỉ cần cài đặt lại các ứng dụng đã xóa khi cần thiết.

4. Tài sản lộn xộn làm chậm quá trình theo dõi tác vụ

Người dùng có xu hướng chấp nhận các ứng dụng công việc quá nhanh. Báo cáo năm 2021 của Okta, Inc. cho thấy 10% người sử dụng lao động ở Hoa Kỳ chạy hơn 199 công cụ làm việc. Có, mỗi chương trình mang lại lợi ích cụ thể. Nhưng việc kết hợp quá nhiều thứ vào thói quen hàng ngày của bạn sẽ làm chậm quy trình làm việc của bạn—việc chuyển đổi giữa các nền tảng sẽ gây lãng phí thời gian.

Chỉ sử dụng những cái bạn cần. Xây dựng và duy trì nhiều hệ thống gây ra căng thẳng nhận thức không cần thiết. Trong khi việc chuyển đổi các tab chỉ mất vài giây, thì việc tiếp thu thông tin mới cần ít nhất vài phút. Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung nếu cứ nhảy giữa các nhiệm vụ.

Để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, hãy đầu tư vào một nền tảng kết hợp tất cả các công cụ làm việc của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể nhận các công cụ quản lý dự án. Chúng cho phép bạn phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án, đưa ra thông báo trên toàn công ty và gửi tin nhắn riêng tư từ một nền tảng.

5. Có nhiều tài khoản với các thông tin đăng nhập khác nhau gây nhầm lẫn

Ngày nay, việc có nhiều tài khoản là điều bình thường. Xem xét các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau, công cụ làm việc, hệ thống quản lý dự án, bản tin và nhà cung cấp dịch vụ gửi thư có sẵn, bạn có thể dễ dàng có hàng chục hồ sơ.

Thật không may, việc theo dõi nhiều thông tin đăng nhập là một thách thức. Nhiều người chỉ đặt những từ ngắn, từ điển mà họ có thể dễ dàng nhớ làm mật khẩu. Avast thậm chí còn báo cáo rằng 83% người Mỹ sử dụng lại mật khẩu yếu trên các tài khoản cá nhân và tài khoản chuyên nghiệp. Mặc dù đáng nhớ, nhưng chúng cũng không an toàn. Một hacker lành nghề có thể nhanh chóng vượt qua các kết hợp phổ biến thông qua các phương pháp hack brute-force.

Vui lòng chọn các chuỗi chữ và số dài làm mật khẩu. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ chúng, hãy đầu tư vào một trình quản lý mật khẩu an toàn, đáng tin cậy để tự động điền vào các trang đăng nhập.

6. Giữ các tài liệu bí mật cũ khiến bạn có nguy cơ bị đánh cắp ID

Ngoài việc làm lộn xộn màn hình của bạn, các tệp không được sắp xếp còn ảnh hưởng đến bảo mật của bạn. Các tài liệu từ các cơ quan chính phủ, người sử dụng lao động, đối tác kinh doanh, tổ chức chăm sóc sức khỏe và ngân hàng thương mại chứa thông tin nhận dạng cá nhân bí mật (PII).

Lưu ý rằng bọn tội phạm có thể thực hiện các loại gian lận khác nhau với dữ liệu cá nhân này. Nếu các số nhận dạng trực tiếp như SSN, tên pháp lý đầy đủ và thông tin về chủ lao động của bạn rơi vào tay họ, thì không gì có thể ngăn họ đánh cắp danh tính của bạn. Họ thậm chí có thể đưa ra các khoản vay lớn mà bạn không biết.

Theo nguyên tắc chung, hãy thực hiện các bước bổ sung để bảo vệ các tệp bí mật. Mã hóa các thư mục của bạn, tránh gửi dữ liệu cá nhân qua email và xóa vĩnh viễn các tài liệu cũ bằng trình hủy tệp.

7. Quá tải thông tin gây căng thẳng

Những người đa nhiệm thường mở hàng chục tab cùng một lúc. Họ đồng thời đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau để hoàn thành nhiều công việc hơn, nhưng trớ trêu thay, việc chuyển đổi bối cảnh chỉ giết chết năng suất. Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ nói rằng sự căng thẳng về nhận thức do tiếp thu quá nhiều thông tin và nhảy giữa các nhiệm vụ khiến bạn làm việc kém hiệu quả. Bạn sẽ hoàn thành ít công việc hơn vào cuối ngày làm việc.

Ngừng làm quá tải bộ não của bạn với dữ liệu. Tâm trí của bạn sẽ lang thang nếu bạn cứ nhìn thấy những nhiệm vụ ngẫu nhiên. Một phút trước, bạn đang hoàn thành một bài báo cho công việc và phút tiếp theo, bạn đang vô thức lướt qua các công thức nấu ăn cho bữa tối.

Thay vì để mở nhiều tài liệu, tệp và danh sách việc cần làm, hãy thu nhỏ và sắp xếp chúng cho đến khi bạn cần. Chỉ cần tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Bạn cần sự bình yên và tự do để bước vào trạng thái sáng tạo, năng suất.

Chủ nghĩa tối giản kỹ thuật số và xếp hạng năng suất được tăng cường

Một không gian kỹ thuật số lộn xộn cũng gây hại như một chiếc bàn bừa bộn. Mặc dù việc tổ chức các tệp ảo nghe có vẻ tẻ nhạt, nhưng việc duyệt qua hàng trăm tệp, email và thư mục sẽ lãng phí nhiều năng lượng hơn. Để trở nên hiệu quả, hãy đảm bảo rằng bạn có thể điều hướng các hệ thống kỹ thuật số của mình một cách liền mạch.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng việc dọn dẹp không chỉ là tổ chức tệp. Thay vì chỉ sắp xếp các thư mục của bạn vài tháng một lần, hãy kết hợp các phương pháp tối giản kỹ thuật số vào cuộc sống hàng ngày của bạn. Tạo thói quen duy trì một không gian ảo sạch sẽ.