6 ưu và nhược điểm của việc lập ngân sách kinh doanh trong Excel
Hầu hết các tập đoàn, bao gồm các tổ chức chính phủ, doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận đều sử dụng Microsoft Excel để lập ngân sách. Excel cung cấp cho họ sự linh hoạt, quen thuộc và dễ dàng biên soạn, sắp xếp, quản lý và phân tích dữ liệu để lập ngân sách và dự báo.
Nhưng Excel có phải là công cụ phù hợp để lập ngân sách kinh doanh không? Hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel làm phần mềm lập ngân sách để trả lời câu hỏi quan trọng này.
Mục Lục
Ưu điểm của lập ngân sách kinh doanh trong Excel
Microsoft đã ra mắt Excel vào năm 1985. Theo một cuộc khảo sát của Centage Corporation, phần lớn các CFO (gần 88%) vẫn sử dụng bảng tính để lập ngân sách kinh doanh. Điều đó nói lên rất nhiều điều về tiện ích của chương trình. Nhưng tại sao Excel lại phổ biến như một công cụ lập ngân sách kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu.
1. Ai cũng biết sử dụng Excel
Hầu hết sinh viên tốt nghiệp đại học đã sử dụng Excel, bằng cách này hay cách khác, trong quá trình học tập của họ. Điều đó cho thấy tính linh hoạt của chương trình và hầu như mọi người đều biết những điều cơ bản của chương trình. Vì hầu hết nhân viên của bạn đã biết kiến thức cơ bản về Excel nên tất cả những gì họ cần là đi đúng hướng một chút và họ sẽ quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn ngay lập tức.
Bằng cách lập ngân sách trong Excel, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và tài nguyên lẽ ra phải dành cho đào tạo—đặc biệt hữu ích nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp với nguồn lực hạn chế.
2. Excel rẻ và dễ tiếp cận
Hầu hết mọi người đều có một bản sao của Microsoft Excel. Nếu doanh nghiệp của bạn cần nhiều người hơn tham gia vào quy trình lập ngân sách, bạn có thể chia sẻ quyền truy cập với bất kỳ ai có bản sao Excel mà không cần mua thêm giấy phép. Khi có thể, các doanh nghiệp nhỏ nên tránh sử dụng phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp vì phần mềm này có thể làm tăng thêm chi phí.
3. Bạn có thể tùy chỉnh bảng tính Excel
Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty mới thành lập, khả năng tùy chỉnh là một tính năng cực kỳ hữu ích và được săn đón vì các giai đoạn phát triển khác nhau của một doanh nghiệp đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau. Một trong những lợi thế lớn nhất của bảng tính Excel so với phần mềm lập ngân sách khác là quyền lực nằm trong tay người dùng.
Excel là một chương trình khá phức tạp mang lại sự linh hoạt cho người dùng dưới dạng nhiều tính năng và công thức. Khi bạn hiểu các công thức Excel, về cơ bản, bạn có thể làm bất cứ điều gì, từ lập ngân sách kinh doanh đến phân tích và vẽ biểu đồ tài chính. Bạn thậm chí có thể tạo các công thức, macro và mẫu ngân sách của riêng mình trong Excel để đáp ứng các nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.
Nhược điểm của Lập ngân sách kinh doanh trong Excel
Giống như bất cứ điều gì, Excel có phần hạn chế hợp lý khi lập ngân sách kinh doanh.
1. Tốn thời gian và dễ mắc lỗi
Lập ngân sách kinh doanh trong Excel yêu cầu nhập dữ liệu thủ công. Vì nó phụ thuộc rất nhiều vào nỗ lực của con người nên thực tế không thể tránh khỏi sai sót. Khả năng xảy ra những sai sót như vậy tăng lên cùng với quy mô và độ phức tạp của ngân sách ngày càng tăng, dẫn đến dự báo ngân sách và dự đoán doanh thu bị sai sót.
Trong các công ty trị giá hàng triệu đô la, ngay cả một lỗi đánh máy hoặc chuyển đổi đơn giản cũng có thể tiêu tốn hàng triệu đô la. Lấy ví dụ về TransAlta: một lỗi cắt và dán đơn giản đã khiến công ty phải trả 24 triệu USD. Các công ty thường xem xét và sửa chữa các vấn đề trong bảng tính Excel của họ để ngăn ngừa những rủi ro như vậy, điều làm họ mất thời gian, công sức và chi phí quý báu.
2. Các vấn đề về khả năng mở rộng đối với Bộ dữ liệu lớn hơn
Excel, rẻ và dễ tiếp cận, cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ rào cản gia nhập thấp với tiện ích và chức năng hoàn hảo. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu cần thiết cho việc lập ngân sách và dự báo tăng lên đáng kể. Excel thường không thể xử lý khối lượng dữ liệu lớn với nhiều công thức và macro, đồng thời có khả năng chạy chậm hoặc thậm chí gặp sự cố.
3. Thiếu các vấn đề về quyền truy cập và bảo mật dựa trên vai trò
Các tệp Excel có thể dễ dàng được chia sẻ với bất kỳ ai có bản sao của chương trình, khiến thông tin bí mật của công ty gặp rủi ro. Mặc dù bạn có thể bảo vệ các tệp Excel bằng mật khẩu nhưng mật khẩu phải được chia sẻ với những người có liên quan trong quá trình lập ngân sách.
Excel không cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò, vì vậy bất kỳ ai có mật khẩu đều có thể truy cập toàn bộ bảng tính. Đây có thể là một mối quan tâm tuân thủ lớn đối với phần lớn các doanh nghiệp.
Excel có phải là phần mềm phù hợp cho nhu cầu lập ngân sách kinh doanh của bạn không?
Excel có giá trị như một công cụ lập ngân sách kinh doanh, nhưng tốt nhất bạn nên đầu tư vào phần mềm lập ngân sách doanh nghiệp nếu bạn đang gặp sự cố. Các doanh nghiệp lớn hơn có thể gặp khó khăn với Excel là giải pháp lập ngân sách duy nhất của họ.
Các vấn đề về hợp nhất dữ liệu, phối hợp, bảo mật và cộng tác chỉ là một số vấn đề mà các tổ chức lớn hơn có thể gặp phải khi lập ngân sách trong Excel. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc một công ty mới thành lập với các bộ phận chuyển động hạn chế, thì Excel có thể là một công cụ lập ngân sách linh hoạt, rẻ và hiệu quả.
Nếu bạn đang sử dụng Excel để lập ngân sách doanh nghiệp của mình nhưng vẫn gặp khó khăn với những điều cơ bản, hãy cân nhắc học một vài khóa học nâng cao để cải thiện quy trình lập ngân sách doanh nghiệp của bạn.