6 Mẹo sử dụng Microsoft OneNote làm danh sách việc cần làm của bạn
Danh sách việc cần làm có thể là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn đang đạt được tiến bộ trong các công việc hàng ngày. Việc thiết lập danh sách việc cần làm trong Microsoft OneNote rất đơn giản và mang lại một số lợi thế so với bút và giấy.
OneNote có sẵn trên tất cả các thiết bị. Nó cho phép bạn tìm kiếm các nhiệm vụ quan trọng một cách nhanh chóng. Nếu bạn phân loại việc cần làm, thì OneNote sẽ biên dịch tất cả các ghi chú được gắn thẻ để dễ dàng truy cập, tra cứu và in ấn. Đó chỉ là một trong những tính năng cơ bản.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số mẹo đơn giản để tạo danh sách việc cần làm có thể hành động trong OneNote, để bạn có thể hoàn thành công việc của mình đúng hạn.
Mục Lục
1. Sử dụng các phím tắt để tạo danh sách kiểm tra
Thẻ việc cần làm thêm một hộp kiểm bên cạnh ghi chú. Bạn có thể sử dụng nó để đánh dấu các nhiệm vụ đang chờ xử lý và tạo danh sách kiểm tra, chẳng hạn như các công việc vặt cần chạy và các công việc hàng ngày bạn cần hoàn thành. Sau khi chúng hoàn tất, hãy kiểm tra chúng. OneNote cho phép bạn dễ dàng tạo danh sách việc cần làm.
Chọn ghi chú hoặc văn bản ghi chú và nhấn Ctrl + 1 để thêm một hộp kiểm. Bạn có thể thêm thẻ vào danh sách việc cần làm của mình để đánh dấu các mục quan trọng trong ghi chú, thêm thông tin ngữ cảnh cho rõ ràng và truy xuất các nhiệm vụ đó trong khi tìm kiếm. Ví dụ, nhấn Ctrl + 2 để thêm một ngôi sao, Ctrl + 3 để thêm dấu chấm hỏi và hơn thế nữa.
Nếu các thẻ đặt trước không đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể gán thẻ tùy chỉnh và sử dụng thẻ đó bằng phím tắt. Bạn không phải tìm kiếm hoặc nhấp qua các menu thẻ dài dòng. Để biết thêm, hãy đọc phần thú vị này về thẻ OneNote và cách sử dụng chúng.
Cũng có thể kiểm soát thứ bậc của danh sách và tạo các nhiệm vụ phụ. Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một dự án phức tạp, bạn có thể cần danh sách phụ gồm các nhiệm vụ nhỏ để kiểm tra trước khi toàn bộ dự án hoàn thành.
Chỉ cần nhấn Chuyển hướng để tạo một nhiệm vụ con. Để di chuyển công việc lên hoặc xuống trong danh sách việc cần làm của bạn, hãy nhấn Alt + Shift + Mũi tên Lên hoặc Xuống.
2. Nhúng tệp của bạn vào OneNote
Khi bạn đang thực hiện một dự án, bạn rất dễ bị mất dấu những thứ bạn nên hoàn thành hoặc nhớ để hoàn thành dự án. Thay vì sao chép thông tin như vậy ở nhiều nơi, bạn có thể đưa tài liệu trực tiếp vào OneNote.
Trong ứng dụng OneNote dành cho Windows 10, hãy đặt con trỏ của bạn bên cạnh công việc cần làm, sau đó nhấp vào Chèn> Tệp.
Từ hộp thoại xuất hiện, chọn bất kỳ một trong ba tùy chọn: Tải lên OneDrive và chèn liên kết, Chèn dưới dạng tệp đính kèm hoặc Chèn dưới dạng bản in.
Tùy chọn đầu tiên tải một bản sao của tệp lên OneDrive (trong Tải lên OneNote thư mục) và chèn một liên kết trên trang hiện tại. Nếu đó là tài liệu Office, OneNote sẽ hiển thị bản xem trước trực tiếp của tệp mà không cần mở chúng trong ứng dụng được liên kết. Đối với tất cả các loại tài liệu khác, bạn chỉ cần nhìn thấy một liên kết đến tệp đó.
Khi bạn chèn tệp dưới dạng tệp đính kèm, các tệp đính kèm không có liên kết đến nguồn của chúng, vì vậy bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện sẽ chỉ tồn tại trong OneNote. OneNote cũng chèn một biểu tượng tệp cho mỗi tệp đính kèm trong ghi chú của bạn.
Dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy tạo danh sách việc cần làm và bắt đầu làm việc trên tài liệu của bạn. Bạn sẽ không bao giờ quên mọi thứ và bản sao mới nhất sẽ luôn ở đó trong OneNote.
3. Tạo bảng Kanban trong OneNote
Nếu bạn đang cố gắng xử lý vô số nhiệm vụ và gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng, thì phương pháp Kanban sẽ phù hợp với bạn. Với Kanban, bạn có thể chia các nhiệm vụ phức tạp thành các bước nhỏ hơn và sắp xếp chúng một cách trực quan.
Bạn có thể hiểu tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của mình, các vấn đề liên quan và thiết lập chỗ để cải tiến. Thật dễ dàng để tạo mẫu Kanban trong OneNote.
Đầu tiên, hãy tạo một trang mới và đặt tên là “My Board.” Chúng tôi sẽ tạo ba bảng và gắn nhãn chúng là Làm, Tuần này, và Lưu trữ. Đối với mỗi bảng, hãy tạo ba cột—Dự án, Bài tậpvà Quyền ưu tiên.
Nhập cột đầu tiên, nhấn chuyển hướngvà đặt tên cho cột tiếp theo. Lặp lại các bước cho đến khi bạn biến nó thành một bảng. Các bảng hoạt động như một điểm trung tâm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn. Sau đó, thiết kế nó theo cách phù hợp với bạn.
Trong mỗi hàng, tạo một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một công việc, hãy di con trỏ chuột sang bên trái để hiển thị mỏ neo. Nhấp và kéo hàng giữa các bảng.
Bạn có thể chèn tệp vào ô cột hoặc liên kết đến trang OneNote khác để biết thêm chi tiết về tác vụ.
Có một mẫu OneNote Kanban được làm sẵn bởi Auscomp triển khai tất cả các phương pháp hay nhất từ Kanban. Bảng có nhiều cột: Backlog, Next, In Progress, Focus, và bạn thậm chí có thể tùy chỉnh chúng.
Sắp xếp các nhiệm vụ và việc cần làm của bạn một cách trực quan, sau đó chỉ cần kéo và thả các nhiệm vụ vào các cột khác.
Có hơn 20 thẻ kiểu để hiển thị tiêu đề, mô tả, ngày đến hạn và hơn thế nữa. Bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ bằng cách sử dụng các biểu tượng và hình ảnh bổ sung. Bạn có thể tải xuống mẫu này chỉ với $ 10. Ngoài ra, hãy xem các trang web này để tải xuống các mẫu OneNote.
4. Thêm nhiều ngữ cảnh hơn vào danh sách việc cần làm của bạn
Bối cảnh là một tập hợp các điều kiện cụ thể đặc trưng cho tình huống mà bạn hoàn thành một nhiệm vụ. Khi bạn thêm bối cảnh, nó sẽ giúp bạn điều chỉnh các nguồn lực và hướng nỗ lực của mình theo hướng tốt hơn, giảm thiểu sự kém hiệu quả và các lỗi tiềm ẩn. OneNote cho phép bạn thêm ngữ cảnh theo một số cách:
Chuyển danh sách việc cần làm thành các trang
OneNote 2019 có thể chuyển danh sách các mục thành các trang riêng lẻ. Đơn giản tạo một danh sách công việcnhấp chuột phải và chọn Liên kết đến các trang từ menu ngữ cảnh. Các mục danh sách được chuyển đổi thành một liên kết nội bộ và mỗi nhiệm vụ tương ứng với một trang riêng biệt trong một phần.
Bây giờ trên mỗi trang, hãy thêm ghi chú, liên kết, thẻ, hình ảnh của bạn và hơn thế nữa. Các trang được liên kết đủ để cung cấp một bối cảnh toàn diện về nhiệm vụ của bạn và tầm quan trọng của nó.
Tích hợp các công việc giữa Microsoft To-Do và OneNote
Mặc dù cả hai đều là sản phẩm của Microsoft, việc tích hợp giữa Việc cần làm và OneNote vẫn chưa được thực hiện theo lộ trình. Nhưng bạn đã bao giờ nghĩ, quy trình làm việc của bạn sẽ như thế nào nếu bất kỳ tác vụ nào bạn tạo trong OneNote đồng bộ hóa với Việc cần làm và ngược lại?
Có thể thực hiện được thông qua ứng dụng pleexy và chúng tôi có hướng dẫn đầy đủ cho bạn về cách thiết lập pleexy để đồng bộ hóa chéo các tác vụ giữa OneNote và To-Do.
Tích hợp với Outlook để quản lý dự án
Cả nhiệm vụ Outlook và danh sách việc cần làm của OneNote đều thiếu sót trong một số khía cạnh. Các tác vụ Outlook thiếu ngữ cảnh và các tính năng quản lý tác vụ trong OneNote. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng OneNote và Outlook cùng nhau cho các dự án yêu cầu lập kế hoạch và tầm nhìn toàn diện.
Bạn có thể thêm một nhiệm vụ triển vọng vào OneNote, lưu thư email vào OneNote, sử dụng OneNote cho các cuộc họp Outlook, v.v. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc cách bạn có thể biến Outlook thành công cụ quản lý dự án với OneNote.
Thêm lời nhắc vào thẻ việc cần làm
OneNote thiếu khả năng nhắc nhở bản địa. Với phần bổ trợ OneMore dành cho OneNote, nó có thể mô phỏng các tính năng liên quan đến lời nhắc cho những người không sử dụng hoặc có Outlook. Thêm thẻ vào nhiệm vụ và định vị con trỏ của bạn trên đoạn quan tâm. Sau đó chọn Nhắc nhở> Thêm hoặc cập nhật lời nhắc.
Từ hộp thoại xuất hiện, thêm chủ đề, ngày đến hạn, trạng thái, mức độ ưu tiên và nhấp vào Đồng ý. Khi ngày đến hạn đến gần, OneMore sẽ hiển thị thông báo bánh mì nướng bật lên trong khu vực thông báo của Windows.
Lưu ý: Thông báo chỉ được gửi khi OneNote đang chạy.
5. Dock OneNote để quản lý danh sách việc cần làm tốt hơn
Trong OneNote, dạng xem mặc định rất phù hợp để ghi chú, thêm hình ảnh, bảng, v.v. Nếu bạn đang tạo danh sách việc cần làm, chế độ xem này không sử dụng hiệu quả không gian màn hình và bạn có thể mất tập trung.
Bạn có thể gắn cửa sổ OneNote để nó nằm trên tất cả các ứng dụng khác. Nhấn vào Quang cảnh tab> chọn Gắn vào máy tính để bàn.
Khi đang thực hiện một tác vụ trong một ứng dụng khác, bạn có thể nhanh chóng lướt qua lại giữa hai cửa sổ đang mở, sao chép và dán các liên kết đến nhiệm vụ của mình, v.v.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lối tắt tùy chỉnh trên màn hình để khởi động OneNote ở chế độ gắn đế trực tiếp. Chỉ cần thêm “/ docked” đến “ONENOTE.EXE.”Đường dẫn sẽ như thế này:
C:Program FilesMicrosoft OfficeootOffice16ONENOTE.EXE" /dockedTùy thuộc vào ổ đĩa và thư mục trong đó Microsoft Office 2016 được cài đặt, bạn có thể phải thay đổi đường dẫn. “Office 2016”Trở thành“Văn phòng15”Nếu bạn đang sử dụng Office 2013. Hiện tại, OneNote cho Windows 10 không có tính năng này.
6. Tạo danh sách việc cần làm chính trong OneNote
Khi bạn đã gắn thẻ nhiều mục trong các trang OneNote của mình, bạn sẽ muốn sử dụng Tìm thẻ để có cái nhìn tổng quan về danh sách việc cần làm của bạn. Nhấn vào Nhà tab, sau đó chọn Tìm thẻ.
Trang Tóm tắt Thẻ mới được tạo chứa tất cả các thẻ được liệt kê trên Tóm tắt thẻ bảng công tác.
Nếu bạn muốn biết nhiệm vụ nào còn lại, hãy kiểm tra Chỉ hiển thị các mục chưa được chọn. Đối với các phần cụ thể, sổ ghi chép hoặc tất cả sổ ghi chép, hãy nhấp vào Tìm kiếm mũi tên thả xuống và chọn nơi bạn muốn tìm kiếm các thẻ.
Tìm hiểu thêm về OneNote Tricks
Chúng ta thường bị cuốn theo các hệ thống năng suất và các tính năng đầy hứa hẹn của các ứng dụng danh sách việc cần làm. Quản lý công việc của bạn trở thành một hoạt động quá mức và là cái cớ cho sự trì hoãn. OneNote là một công cụ mạnh mẽ; bạn có thể tạo khuôn theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Mặc dù OneNote thiếu các tính năng quản lý tác vụ, nhưng các mẹo được thảo luận trong bài viết này sẽ giúp bạn tạo hệ thống năng suất của riêng mình. Nếu bạn muốn biết thêm, hãy đọc bài viết của chúng tôi về cách tạo wiki cá nhân trong OneNote.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
