6 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng trong công việc từ xa

Cách quản lý hợp đồng thủ công điển hình là ký một tờ giấy và cất vào tủ tài liệu. Quy trình thủ công chậm và kém hiệu quả hơn trong việc giám sát và theo dõi nhân viên từ xa.

Với việc làm việc từ xa trở thành “bình thường” mới đối với nhiều công ty, việc đảm bảo rằng các hợp đồng và quy trình quản lý chạy trơn tru chưa bao giờ quan trọng hơn.

Điều tốt là bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để tự động hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng từ khi tạo đến đàm phán, ký kết và gia hạn. Có rất nhiều lợi ích của phần mềm quản lý hợp đồng. Dưới đây là sáu hàng đầu.

1. Cải thiện Quyền riêng tư và Bảo mật

Một trong những thách thức với việc quản lý hợp đồng theo cách thủ công là nó phụ thuộc rất nhiều vào giấy tờ. Vấn đề với các tài liệu vật lý là chúng dễ bị hư hỏng và mất mát hơn. Trong khi làm việc từ xa có nguy cơ vi phạm, rò rỉ và hack dữ liệu, phần mềm quản lý hợp đồng loại bỏ những rủi ro này bằng cách cho phép bạn sao lưu tất cả tài liệu của mình.

Phần mềm quản lý hợp đồng cho phép bạn lưu trữ tài liệu trên đám mây, giúp giảm nguy cơ chúng bị thất lạc hoặc hư hỏng. Phần mềm này cũng bảo vệ thông tin hợp đồng nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép. Công cụ quản lý bao gồm các hợp đồng và thỏa thuận với các cấp độ truy cập khác nhau, cho phép bạn chỉ định ai có thể truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu cụ thể.

Ví dụ: quản trị viên hệ thống có thể định cấu hình các quy tắc dựa trên quyền, quyết định ai có thể truy cập thông tin nào, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa ở bất kỳ đâu trên thế giới. Ngoài ra, một số chương trình bảo vệ tài liệu bằng cách sử dụng xác thực hai yếu tố và các công nghệ mã hóa mới nhất.

2. Tiết kiệm thời gian

Quản lý hợp đồng theo cách thủ công là một quá trình chậm và tốn thời gian. Nó thường bao gồm các cuộc trò chuyện trực tiếp, ký các bản sao giấy, gửi thư qua lại, quét và tải lên các tài liệu để chia sẻ. Ngoài ra, bạn sẽ cần lặp lại toàn bộ quy trình bất cứ lúc nào bạn sửa đổi hợp đồng.

Với phần mềm quản lý hợp đồng, có rất ít thời gian chờ đợi để nhận được hợp đồng ở mọi nơi trên thế giới. Phần mềm như tùy chọn Tiêu chuẩn của Zapendo cho phép bạn tận dụng chữ ký điện tử của nó để tiết kiệm hàng giờ cho các hợp đồng và thỏa thuận.

Đối với một số công ty, sự chậm trễ bắt đầu trong quá trình tạo hợp đồng. Trong trường hợp này, một số phần mềm tận dụng các mẫu đã được phê duyệt trước để bắt đầu bản nháp, cũng như các điều khoản và điều khoản được tiêu chuẩn hóa cho các trường hợp sử dụng cụ thể.

Người lao động ở xa không có quyền truy cập vào các tài liệu hợp đồng có xu hướng yêu cầu câu trả lời cho các câu hỏi được trả lời trong hợp đồng. Điều này có thể gây khó khăn cho nhóm nội bộ trong việc duy trì quyền kiểm soát khối lượng công việc của họ.

Phần mềm quản lý hợp đồng lưu trữ tất cả các phiên bản của hợp đồng theo một định dạng có tổ chức. Bằng cách này, nhân viên làm việc từ xa có thể truy cập phiên bản mới nhất và tìm câu trả lời cho câu hỏi của họ. Các quy trình tốn thời gian có thể được tự động hóa bao gồm ký kết, gia hạn và các hành động quản lý hợp đồng đột xuất.

3. Đơn giản hóa việc chia sẻ và cộng tác

Các doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa có thể tham khảo ý kiến ​​và cộng tác với các thành viên trong nhóm làm việc tại nhà hoặc làm việc khi đang di chuyển.

Phần mềm quản lý hợp đồng dựa trên đám mây cung cấp cho người dùng được ủy quyền quyền truy cập theo thời gian thực vào thông tin họ cần. Nó cho phép bạn đăng nhập, lập hợp đồng và cộng tác với đồng nghiệp từ mọi nơi trên thế giới.

Phần mềm này cũng có các công cụ cộng tác và giao tiếp như bình luận và trò chuyện tài liệu, giúp dễ dàng thương lượng và cập nhật các điều khoản trong thời gian thực. Những công cụ này cho phép các nhóm từ xa nhập dữ liệu, giúp tạo ra một lực lượng lao động tự chủ trong một môi trường được kiểm soát.

4. Giảm rủi ro và cải thiện sự tuân thủ

Các vấn đề như các điều khoản không được chấp thuận và các nghĩa vụ bị bỏ sót có thể khiến tổ chức gặp rủi ro. Rất may, phần mềm quản lý hợp đồng có thể giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách sử dụng các điều khoản được phê duyệt trước và các công cụ kiểm toán hợp đồng.

Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng, nhóm quản lý có thể xác minh rằng kết quả của mỗi hợp đồng đáp ứng mong đợi và các nhân viên từ xa có tuân thủ hợp đồng với các công cụ kiểm toán hay không.

Phần mềm cho phép bạn theo dõi và kiểm tra từng bước của một cột mốc hợp đồng từ bất kỳ đâu, cho phép bạn yêu cầu tất cả nhân viên, kể cả những người làm việc từ xa, chịu trách nhiệm về hành động của họ. Điều này giúp cải thiện hiệu quả đồng thời bảo vệ công ty của bạn khỏi những hành vi không tuân thủ.

Công cụ này cũng bao gồm các dấu vết kiểm tra cho phép bạn xem toàn bộ lịch sử hợp đồng chỉ với một vài cú nhấp chuột. Người dùng được ủy quyền có thể xem thỏa thuận đang ở giai đoạn nào và trạng thái của nó (đang hoạt động, đang chờ xử lý, hết hạn, v.v.), cải thiện trách nhiệm giải trình và tuân thủ.

Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để phân tích sức khỏe của các mối quan hệ kinh doanh của bạn. Phần mềm quản lý hợp đồng bao gồm các báo cáo giúp bạn đánh giá mức độ tuân thủ các chính sách và quy định của bên thứ ba.

Giao tiếp với nhân viên tốt hơn và cho phép toàn công ty tiếp cận các chính sách nội bộ tạo ra cảm giác hòa nhập, cho phép tuân thủ tốt hơn. Điều này đặc biệt đúng đối với những nhân viên làm việc tại nhà.

5. Tự động hóa cảnh báo cho ngày quan trọng và giao hàng

Làm việc với các nhóm từ xa làm tăng nguy cơ bỏ lỡ thời hạn và cơ hội. Rất may, phần mềm quản lý hợp đồng có thể nắm bắt các ngày hợp đồng chính và các sản phẩm giao hàng và gửi thông báo cho bên chịu trách nhiệm.

Phần mềm quản lý hợp đồng là một trong những công cụ tốt nhất để hợp lý hóa các quy trình làm việc từ xa. Ví dụ: bạn có thể định cấu hình công cụ thông báo của phần mềm để cảnh báo cho người quản lý về các hợp đồng cần được hủy bỏ hoặc gia hạn, giữ an toàn cho lợi ích tài chính của bạn.

Những người làm việc từ xa có thể được thông báo và bắt đầu thực hiện các công việc được giao sớm, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn các dự án. Bạn cũng có thể gửi thông báo cho tất cả nhân viên từ xa về các thay đổi chính sách hoặc nhu cầu xem xét chính sách.

Thông báo kích hoạt là một tính năng quan trọng của phần mềm quản lý liên hệ và có thể cảnh báo cho bạn khi một phần quan trọng của hợp đồng đã được ký kết. Ngoài ra, một số phần mềm cho phép bạn đặt các cảnh báo định kỳ tự động không đặt lại cho đến khi nhóm được chỉ định thực hiện hành động dự kiến.

6. Tập trung dữ liệu để tăng khả năng hiển thị

Một vấn đề phổ biến với việc sử dụng quản lý hợp đồng thủ công là tìm thấy một hợp đồng không đúng vị trí. Với phần mềm quản lý hợp đồng, bạn không phải dựa vào những ngăn tủ lộn xộn gây khó khăn trong việc tìm kiếm các tài liệu quan trọng một cách nhanh chóng.

CMS dựa trên đám mây giải quyết các vấn đề bằng cách cung cấp một kho lưu trữ trung tâm, có thể tìm kiếm. Trung tâm tài liệu tập trung bao gồm các công cụ tìm kiếm và lọc để đảm bảo các thành viên trong nhóm, bao gồm cả những người làm việc từ xa, truy cập thông tin quan trọng mọi lúc, mọi nơi.

Lưu trữ tất cả các tài liệu trong một kho lưu trữ ảo, tập trung làm tăng khả năng hiển thị của hợp đồng. Nó cũng cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào các tài liệu hợp đồng và tạo ra một nguồn sự thật duy nhất. Một số công ty cho phép các thành viên trong nhóm xem các nghĩa vụ đang thực hiện, các sản phẩm đã giao, các dự án sắp tới và ngày gia hạn cũng như chi tiêu theo hợp đồng.

Hợp lý hóa các quy trình và quy trình làm việc với phần mềm quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng từ xa không phải là một trong những nhiệm vụ hấp dẫn nhất trong một tổ chức. Giám sát và theo dõi nhân viên từ xa thậm chí còn khó khăn hơn khi quản lý hợp đồng theo cách thủ công.

Các kỹ thuật thủ công và dựa trên giấy tờ làm cho quá trình quản lý hợp đồng chậm hơn và kém hiệu quả hơn. Nhưng với phần mềm quản lý hợp đồng đáng tin cậy, các công ty có thể dễ dàng xử lý các hợp đồng, ngay cả khi làm việc với các nhóm từ xa.