5 tiện ích mở rộng mới của Gmail giúp bạn làm việc sâu trong hộp thư đến

Là dịch vụ email phổ biến nhất trên thế giới có nghĩa là Gmail có nguồn cung cấp vô tận các ứng dụng, tiện ích mở rộng và tiện ích bổ sung của bên thứ ba do các nhà phát triển tạo ra. Từ việc thêm ghi chú và nhận xét như Google Tài liệu đến gửi ghi chú thoại qua email, đây là một số tiện ích mở rộng mới hiệu quả nhất dành cho Gmail.

Bạn đã bao giờ nhận được email công việc từ sếp hoặc khách hàng, nhấn Trả lời tất cả để thảo luận nội bộ với nhóm của mình và quên xóa sếp hoặc khách hàng chưa? Nó làmột thảm họa! Nhưng Gmail không cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để thảo luận về một email, ngoài việc bắt đầu một chuỗi email mới với nhóm của bạn hoặc chuyển toàn bộ cuộc trò chuyện sang một nền tảng khác.

Nhận xét Email là một tiện ích bổ sung tuyệt vời, tiện lợi để thảo luận về email với một số người được đánh dấu trên đó trong khi những người khác không thể nhìn thấy. Nó hoạt động chính xác như Nhận xét trong Google Tài liệu nhưng trong Gmail. Tiện ích mở rộng đặt biểu tượng Nhận xét trong thanh bên Gmail. Mở một email và nhấp vào biểu tượng đó để xem cửa sổ nhận xét bật lên cho thư hoặc chủ đề đó.

Trong cửa sổ này, người tham gia được đánh dấu màu xanh lục (có thể xem bình luận) hoặc đỏ (không thể xem bình luận). Vì vậy, bây giờ, trong khi chuỗi email chính tiếp tục với quá trình trao đổi qua lại cần thiết, bạn cũng có thể nói chuyện với nhóm của mình trong cửa sổ Nhận xét Email khi các thư chính tiến triển.

2. Tạm dừng Gmail (Chrome) và Snailbox (Web): Tạm dừng thư đến, gửi chúng sau

Email là một sự phân tâm trong công việc. Mỗi khi bạn nhận được thông báo, bạn phải kiểm tra thông báo đó để đảm bảo bạn không bỏ lỡ điều gì quan trọng. Một kỹ thuật năng suất phổ biến để vượt qua cơn nghiện email là ngăn không cho email đến khi chúng được gửi và để chúng hiển thị theo lịch do bạn quyết định.

Tạm dừng Gmail thêm một tính năng hữu ích Tạm dừng hộp thư đến nút ngay bên dưới nút Soạn thư trong Gmail. Khi bạn muốn có một phiên làm việc tập trung, hãy nhấp vào nút và chọn khoảng thời gian sau đó bạn muốn nó tự động được bỏ tạm dừng. Tất nhiên, bạn cũng có thể bỏ tạm dừng thủ công bất kỳ lúc nào. Không có gì hơn thế, khiến đây trở thành một trong những cách triển khai tạm dừng email đơn giản và trang nhã nhất mà chúng tôi từng thấy.

Snailbox là một dịch vụ web muốn giữ một loạt email của bạn cho đến khi chúng có thể được gửi theo lịch do bạn đặt. Bạn sẽ phải tạo một lịch biểu dựa trên múi giờ của mình để gửi thư vào các khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể gửi nó nhiều lần trong ngày hoặc thậm chí hàng giờ. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể đăng nhập vào Snailbox để giải phóng lô bị tạm dừng hoặc nhấp vào nhãn Snailbox trong hộp thư đến Gmail của bạn để xem email. Snailbox miễn phí trong hai tuần, sau đó có giá 5 đô la mỗi tháng.

Tải xuống: Tạm dừng Gmail dành cho Chrome (Miễn phí)

3. Email giọng nói (Chrome): Gửi ghi chú bằng giọng nói nhanh qua Gmail mà bất kỳ ai cũng có thể mở

Đôi khi, bạn không muốn (hoặc không thể) gõ một email dài để giải thích điểm bạn muốn trình bày. Các ứng dụng trò chuyện cung cấp khả năng đơn giản để gửi tin nhắn thoại đã ghi âm, vậy tại sao bạn không thể làm điều đó với email? Vâng, bây giờ bạn có thể với Email giọng hát.

Tiện ích mở rộng thêm một nút vào Hộp soạn thư của bạn để ghi một đoạn âm thanh dài tối đa một phút. Sau khi hoàn tất, bạn có thể thêm nó dưới dạng tệp đính kèm MP3 hoặc liên kết nó nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng. Tệp đính kèm MP3 thuận tiện hơn cho người nhận vì họ không cần cài đặt bất cứ thứ gì để nghe clip của bạn; tệp âm thanh có thể phát từ thư. Nếu họ mở liên kết, liên kết sẽ đưa họ đến ứng dụng web Vocal nơi clip được lưu trữ trên tài khoản của bạn và có thể phát lại mãi mãi.

Phiên bản miễn phí của Vocal cho phép ghi 50 đoạn âm thanh dài một phút mỗi tháng. Gói Doanh nghiệp cho phép 200 clip mỗi tháng mà không giới hạn thời gian ghi và thêm các đặc quyền như chép lời tự động trong ứng dụng Giọng hát.

Tải xuống: Thanh nhạc cho Chrome (Miễn phí)

Đối với những người chỉ sử dụng hộp thư đến của họ để nói chuyện với khách hàng và khách hàng, bạn cần một cách để thêm ghi chú của mình cho mỗi liên hệ. Một số tiện ích mở rộng đã thực hiện việc này, nhưng bạn không thể truy cập các ghi chú đó khi đang sử dụng Gmail từ điện thoại của mình.

Tuy nhiên, các tiện ích bổ sung từ Google Workspace Marketplace không chỉ hoạt động trên máy tính để bàn mà còn trên Gmail Mobile. Các ứng dụng này phù hợp với thanh bên của Gmail, một trong những tính năng mới tốt nhất của Gmail. Để cài đặt và thiết lập ứng dụng Contact Notes CRM, bạn vẫn cần truy cập Gmail trên máy tính để bàn lần đầu tiên.

Sau khi nó hoạt động, hãy mở email và khởi chạy Contact Notes CRM thông qua thanh bên. Bảng điều khiển là nơi bạn viết ghi chú cho liên hệ này để bạn có thể theo dõi các gợi ý cá nhân khi tương tác với họ. Nếu bạn đang ở trong hộp thư đến chính của mình, bảng điều khiển sẽ hiển thị tất cả các ghi chú mới nhất của bạn trên các địa chỉ liên hệ khác nhau.

5. Mailflow (Chrome): Hệ thống quản lý email mạnh mẽ để tổ chức các dự án

Mailflow là hệ thống quản lý email cực kỳ mạnh mẽ hoạt động trong Gmail để sắp xếp thư của bạn, chia sẻ nhiệm vụ và lịch trình với các nhóm cũng như tạo bảng thông tin liên quan từ email của bạn. Trong trường hợp bạn không muốn có nhiều tiện ích mở rộng, nó cũng bao gồm một số tính năng từ các tiện ích bổ sung khác trong bài viết này.

Để sắp xếp email, bạn sẽ phải tạo dự án bằng cách chọn từ một số mẫu: chỉ email, dự án, CRM đơn giản, hỗ trợ, tuyển dụng hoặc nhiệm vụ. Điều này tạo ra các loại hệ thống quản lý email khác nhau. Bạn có thể thêm bất kỳ email nào vào dự án và Mailflow sẽ tự động trích xuất các yếu tố cần thiết như tệp đính kèm, thời hạn, thông tin cá nhân từ chữ ký, v.v.

Khi bạn mở một email, bạn có thể cải thiện nó bằng Mailflow theo nhiều cách. Đánh dấu bất kỳ văn bản nào từ thư để biến nó thành ghi chú hoặc tác vụ. Bạn có thể thêm nhận xét vào bất kỳ email nào, giống như nhận xét trên Google Tài liệu. Nếu dự án được chia sẻ với những người khác, bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên hoặc giải quyết các ghi chú và nhận xét trực tiếp cho họ.

Nhìn chung, Mailflow thực hiện xuất sắc việc sắp xếp email cho các dự án thành một hệ thống ngắn gọn, dễ hiểu. Bằng cách chia sẻ nó với đồng nghiệp, bạn cũng sẽ tự cứu mình khỏi vô số chuyển tiếp, chuỗi email đã chỉnh sửa và chuyển tới lui của các tệp đính kèm. Chúng tôi sẽ đưa nó vào các tiện ích bổ sung tốt nhất của Gmail để tăng năng suất.

Phiên bản miễn phí của Mailflow cho phép bạn quản lý 25 chuỗi email và có tối đa năm khách miễn phí. Theo chúng tôi, điều này là đủ để các cá nhân tổ chức hai đến ba dự án trong một hệ thống phù hợp với bạn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nó với các nhóm để quản lý nhiều dự án hơn, hãy tải Mailflow Pro không giới hạn với giá 9 đô la mỗi tháng.

Tải xuống: Luồng thư dành cho Chrome (Miễn phí)

Không cài đặt quá nhiều tiện ích mở rộng!

Mặc dù chúng tôi đang đề xuất một số tiện ích bổ sung và tiện ích mở rộng khác nhau cho Gmail trong bài viết này, nhưng bạn có thể muốn kén chọn hơn về những tiện ích mà bạn cài đặt. Dù hữu ích như tất cả các tiện ích mở rộng này, hãy nhớ rằng chúng sẽ làm chậm trình duyệt của bạn. Điều đó nói rằng, không có tác động như vậy bằng cách cài đặt các tiện ích bổ sung của Google Workspace Marketplace, vì vậy hãy thoải mái với điều đó.