5 mẹo hiệu quả để quản lý các nhiệm vụ chồng chéo

Bạn đã dành rất nhiều thời gian để làm việc cho một nhiệm vụ cụ thể. Khi bạn trải qua công việc của mình, bạn thở phào nhẹ nhõm. Thời gian và nỗ lực là giá trị nó. Bạn không thể hài lòng hơn với kết quả.

Nhưng khoảnh khắc vui vẻ của bạn chỉ tồn tại trong thời gian ngắn khi bạn phát hiện ra rằng một người khác trong nhóm của bạn vừa hoàn thành nhiệm vụ tương tự. Nó thậm chí còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn nhận ra rằng đồng đội của bạn cũng đã làm rất tốt. Bạn có hai tác phẩm tuyệt vời trước mặt, nhưng bạn chỉ có thể sử dụng một. Thời gian, công sức và nguồn lực dành cho một trong số chúng hoàn toàn là một sự lãng phí.

Nhiệm vụ chồng chéo là gì?

Các tác vụ chồng chéo là các tác vụ được thực hiện đồng thời hoặc tuần tự. Chúng thường xảy ra nếu nhiều người làm việc trên một dự án, tạo ra nhiều phiên bản khi chỉ cần một phiên bản.

Chồng chéo không dành riêng cho các nhiệm vụ; nó cũng xuất hiện trong lịch trình của bạn. Bạn có thể sửa hai cuộc hẹn khác nhau cùng một lúc. Và thật không may, bạn không thể chia mình thành hai người để đến những nơi khác nhau cùng một lúc. Vì vậy, bạn phải từ bỏ một trong các cuộc hẹn.

Tại sao Công việc bị chồng chéo?

Các nhiệm vụ không chồng chéo theo mặc định. Có những sơ hở trong hoạt động của bạn cho phép việc sao chép không được chú ý. Và cho đến khi chúng được giải quyết, các nhiệm vụ sẽ tiếp tục chồng chéo, gây lãng phí nguồn lực.

Chúng ta hãy xem xét một số lý do tại sao các nhiệm vụ chồng chéo lên nhau.

1. Quy trình làm việc không hiệu quả

Bạn phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm như thế nào? Nếu bạn không có một cấu trúc phù hợp để giao nhiệm vụ, có khả năng bạn sẽ giao cùng một nhiệm vụ cho nhiều người.

Vòng kết nối tiếp tục nếu các thành viên trong nhóm chọn nhiệm vụ mà họ muốn thực hiện mà không cần kiểm tra chéo nếu ai đó đã làm việc trên cùng một dự án.

2. Thiếu hợp tác nhóm

Với tư cách là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm xây dựng tinh thần đồng đội trong nhóm của mình, để các thành viên có thể hợp tác để đạt được mục tiêu chung.

Sự thiếu hợp tác tạo ra những vùng xám. Nhiều người có thể làm việc trên một nhiệm vụ một cách độc lập mà không biết về nó. Ngay cả khi họ đang hợp tác trong các nhiệm vụ tuần tự, họ vẫn tiếp tục làm bất cứ điều gì họ muốn mà không cần kiểm tra với các đồng đội khác.

3. Quá tải công việc

Hiệu quả và quá tải công việc không hòa hợp với nhau. Nếu bạn muốn nhân viên cống hiến hết mình, hãy chống lại việc giao quá nhiều công việc cho họ.

Khi sự mệt mỏi bắt nguồn từ công việc quá tải, quy trình làm việc có xu hướng thay đổi. Thay vì tuân theo quy trình hợp lý để đảm bảo chúng không trùng lặp một nhiệm vụ, họ tiếp tục với nhiệm vụ có sẵn tiếp theo.

5 mẹo hay nhất để quản lý các công việc chồng chéo

Có một nhóm làm việc hiệu quả là quản lý hiệu quả. Bạn có thể có hàng trăm nhân viên nhưng vẫn không hiệu quả nếu bạn không điều phối chúng một cách hợp lý. Các nhiệm vụ chồng chéo có thể cản trở năng suất của bạn nếu không được chọn.

Hãy xem làm thế nào để đi về nó.

1. Hãy cởi mở về các nhiệm vụ

Một trong những giá trị cốt lõi của các đội mạnh nhất tại nơi làm việc là tính minh bạch. Nếu bạn tin tưởng các thành viên trong nhóm của mình đủ để làm việc với họ, bạn nên cởi mở về công việc mà họ phải làm.

Mọi nhân viên nên được bảo mật thông tin công việc. Đặt tất cả các thẻ trên bàn thông báo cho họ về nhiệm vụ họ đang làm và họ đang làm việc với ai. Khi có sự mất cân bằng về kiến ​​thức trong công việc, các đồng đội có thể làm cùng một nhiệm vụ mà không hề hay biết.

Mọi người được trao quyền để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khi họ có kiến ​​thức trước về chúng. Sẽ có ít hoặc không có chỗ cho sự chồng chéo nhiệm vụ khi có sự cân bằng về kiến ​​thức.

2. Đo lường tiến độ

Còn cách nào tốt hơn để biết nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào hơn là đo lường sự tiến bộ của họ? Nếu bạn ủy thác nhiệm vụ và bỏ đi, đừng ngạc nhiên nếu chúng không được thực hiện đúng hạn hoặc không được thực hiện hiệu quả.

Bằng cách kiểm tra xem công việc đang diễn ra như thế nào, bạn có thể biết khi nào các nhiệm vụ đang bị trùng lặp. Phát hiện dư thừa đủ sớm giúp bạn ngăn chặn nó trước khi lãng phí thời gian và tài nguyên vào đó.

Theo dõi hiệu suất của nhân viên theo cách thủ công là một yêu cầu cao. Bạn phải từ bỏ trách nhiệm của chính mình và giám sát chặt chẽ từng bước họ thực hiện. Nhưng nhờ các công cụ quy trình làm việc, bạn có thể tự động hóa quy trình. Bạn có thể xem các thành viên trong nhóm của mình đang tham gia vào nhiệm vụ của họ như thế nào tại mọi thời điểm. Các công cụ như Asana giúp bạn tăng năng suất và ngăn các công việc chồng chéo lên nhau.

3. Trau dồi giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả đảm bảo rằng các thông điệp được truyền qua một cách rõ ràng mà không bị nhiễu âm làm thay đổi ý nghĩa.

Công việc chồng chéo thường xảy ra do thiếu thông tin hoặc truyền đạt sai thông tin. Khi nhân viên không hiểu rõ ràng những hướng dẫn được giao cho họ, họ sẽ làm việc dựa trên những gì họ nghĩ rằng họ phải làm.

Trau dồi khả năng giao tiếp hiệu quả không chỉ về lời nói hay chữ viết. Nó cũng đòi hỏi phải cung cấp các công cụ phù hợp để giao tiếp. Hướng dẫn công việc phải được chuyển cho nhóm một cách nhanh chóng mà không bị chậm trễ. Khi phát sinh những phát triển mới, hãy đảm bảo thông báo cho các thành viên trong nhóm về chúng ngay lập tức.

4. Bổ nhiệm giám sát dự án

Tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, bạn có thể cần thêm tay để hỗ trợ giám sát các nhiệm vụ.

Để mắt đến mọi người là không khả thi nếu nhóm của bạn lớn. Bạn sẽ cần người giám sát dự án liên hệ với công nhân của bạn ở cấp độ cá nhân. Người quản lý dự án hoàn toàn đắm chìm trong các nhiệm vụ, ghi chú lại những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả.

Nếu ai có thắc mắc về nhiệm vụ của mình, họ có thể dễ dàng hỏi người giám sát. Rất khó để các nhiệm vụ bị trùng lặp trên sự theo dõi của người quản lý dự án, vì họ nhận thức được tất cả các khía cạnh của dự án.

5. Tự động hóa quy trình làm việc

Các tác vụ sẽ dễ bị chồng chéo hơn khi chúng được quản lý theo cách thủ công. Dù bạn có cố gắng phân công và quản lý công việc cẩn thận đến đâu để tránh trùng lặp, mọi thứ vẫn có thể lọt qua kẽ hở.

Việc áp dụng các công cụ tự động hóa để ủy quyền nhiệm vụ đảm bảo rằng không có nhiệm vụ đơn lẻ nào được thực hiện hai lần. Khi một thành viên trong nhóm đang thực hiện nó, công việc sẽ được đánh dấu khỏi danh sách.

Tự động hóa cũng có hiệu quả đối với các tác vụ tuần tự. Hệ thống được cấu hình theo cách mà tác vụ trước đó được hoàn thành trước khi bạn có thể chuyển sang tác vụ tiếp theo.

Thực hiện mọi nỗ lực

Hậu quả của các nhiệm vụ chồng chéo là lâu dài. Bề ngoài, thời gian và nguồn lực dành cho những nỗ lực trùng lặp có vẻ không đáng kể. Nhưng khi tổng hợp theo thời gian, bạn nhận ra rằng bạn đã mất mát quá nhiều.

Có hai người làm một công việc tuyệt vời trên hai phiên bản của một nhiệm vụ khi tất cả những gì bạn cần là một phiên bản duy nhất không làm cho cả hai phiên bản tốt hơn. Người kia có thể đã nỗ lực hết mình vào một hoạt động khác để mang đến cho bạn hai tác phẩm tuyệt vời có ích.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả