5 công cụ theo dõi sự chuyên cần của nhân viên tốt nhất cho nơi làm việc của bạn
Việc theo dõi việc chấm công của nhân viên theo cách thủ công là rất mệt mỏi. Mặc dù mất nhiều thời gian để duy trì hồ sơ, nhưng vẫn có khả năng xảy ra sai sót. Thật dễ dàng để chấm dứt những sai lầm và tiết kiệm cả thời gian và rắc rối bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi chấm công tự động hóa quy trình.
Với những công cụ này, bạn có thể theo dõi lượt đăng ký và trả phòng của nhân viên, duy trì hồ sơ giờ làm việc hoặc quản lý thời gian làm thêm, nghỉ nửa buổi, ngày nghỉ của nhân viên, v.v.
Dưới đây là bốn công cụ theo dõi sự tham gia của nhân viên tốt nhất mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay cho doanh nghiệp của mình.
Trình theo dõi sự tham gia của Zoho People đưa tính năng theo dõi điểm danh lên cấp độ tiếp theo. Nó cho phép nhân viên trong văn phòng dễ dàng đăng ký và trả phòng bằng ứng dụng hoặc trang web, trong khi những nhân viên từ xa có thể không có quyền truy cập vào thiết bị được phép có thể sử dụng nhận dạng khuôn mặt để làm thủ tục.
Điểm tuyệt vời nhất là Zoho People được tích hợp các thiết bị sinh trắc học, giúp việc theo dõi lượt đăng ký và trả phòng dễ dàng hơn bao giờ hết. Bất cứ khi nào sự tham gia của bất kỳ nhân viên nào không được theo dõi hoặc đánh dấu sai, người ta có thể yêu cầu chính thức hóa bằng một vài cú nhấp chuột. Cả người quản lý và nhân viên đều có thể xem thời gian nhận phòng và trả phòng, giờ làm việc, ngày nghỉ, v.v. trong chế độ xem lịch đơn giản.
Ngoài ra, bằng cách đặt cài đặt chấm công thành nghiêm ngặt và khoan dung, bạn có thể phân biệt giữa nhân viên làm việc quá sức và làm việc kém và dựa trên đó quy trách nhiệm cho họ. Ngoài ra, lập lịch trình vắng mặt giúp dễ dàng đánh dấu nhân viên vắng mặt và chỉ định loại vắng mặt, chẳng hạn như nghỉ phép, nghỉ ốm, v.v.
Khi tất cả dữ liệu này được đưa vào hệ thống, bạn cũng có thể dễ dàng lọc ra những nhân viên thường xuyên đến muộn hoặc nghỉ nhiều ngày hơn để bạn có thể báo cáo lên cấp trên bằng các báo cáo tự động. Cuối cùng, công cụ này thực hiện một công việc xuất sắc trong việc tính toán tổng số giờ làm việc của nhân viên bằng cách loại trừ ngày nghỉ. Điều này làm cho quá trình thanh toán hiệu quả hơn.
Phiên bản miễn phí của Zoho People bị giới hạn theo nhiều cách. Vì lý do này, nếu bạn muốn có toàn quyền truy cập vào tất cả các tính năng của nó, bạn nên chọn một trong các gói trả phí của nó. Xem trang giá của Zoho People để biết thêm chi tiết.
Công cụ DeskTime kết hợp theo dõi thời gian và quản lý dự án với lập lịch làm việc và tham dự để biến nó thành công cụ quản lý phù hợp cho các nhóm. Với công cụ này, nhân viên có thể nhập giờ làm việc của họ, xem ca được giao của họ và yêu cầu thời gian làm việc của ca mà họ sẽ có sẵn để quản trị viên phê duyệt.
Bằng cách đó, người ta có thể thông báo trước cho người quản lý bao nhiêu giờ bạn sẽ rảnh để quản trị viên có thể phê duyệt, thay đổi hoặc từ chối tùy theo nhu cầu của họ. Điều này giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch thời gian làm việc của họ. Đồng thời, nó cũng giúp người quản lý nắm rõ hơn về việc sẽ có bao nhiêu nhân viên vào một ngày cụ thể để phân phối công việc cho phù hợp.
Trong lịch vắng mặt, nhân viên có thể thông báo cho người quản lý về kỳ nghỉ, ngày nghỉ của họ và thêm yêu cầu vắng mặt dưới bất kỳ hình thức nào. Khi bạn yêu cầu nghỉ việc, người quản lý có thể xem loại nghỉ phép mà bạn đang tìm kiếm, cùng với mô tả ngắn gọn, dựa vào đó họ có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu của bạn.
Sử dụng cùng một dữ liệu được thu thập trong thời gian vắng mặt và lịch trình làm việc, người quản lý có thể tạo hóa đơn giúp quá trình thanh toán hiệu quả hơn. Hơn nữa, một phần báo cáo riêng biệt cho phép nhân viên theo dõi thời gian của họ tại nơi làm việc, thời gian ngoại tuyến, số giờ làm thêm mà họ đã làm vào bất kỳ ngày, tuần hoặc tháng nhất định nào và xuất dữ liệu theo dõi chấm công bằng một vài cú nhấp chuột khi cần thiết.
Với tính năng theo dõi chấm công linh hoạt và lập lịch làm việc trên tàu, cũng như theo dõi thời gian và quản lý dự án, DeskTime có thể xử lý tất cả các nhu cầu quản lý nhân viên của bạn. Có một phiên bản miễn phí cơ bản của DeskTime và bạn có thể kiểm tra trang giá của nó để xem nó cung cấp những gì cho các gói trả phí.
Timenotes cho phép mỗi thành viên trong nhóm của bạn có một tài khoản riêng. Người dùng có thể ghi lại thời gian cho các hoạt động cụ thể trước khi bắt đầu làm việc với các tác vụ đó hoặc đặt công cụ để theo dõi thời gian cho các tác vụ riêng lẻ sau khi đến nơi làm việc. Điều này hợp lý hóa quy trình báo cáo giờ làm việc thực tế cho người quản lý.
Báo cáo bảng chấm công cho phép người quản lý theo dõi sự tham gia của nhân viên, giờ làm việc, nghỉ phép, v.v. Với phần vắng mặt dành riêng, nhân viên có thể báo cáo sự vắng mặt của họ và chỉ định loại vắng mặt đó sẽ là gì, ví dụ: nghỉ ốm, các vấn đề chăm sóc trẻ em, v.v. Từ đó chỉ về phía trước, người quản lý có thể chấp nhận hoặc từ chối việc nghỉ việc và thông báo cho nhân viên của họ trong Bảng thời gian.
Các phần báo cáo chuyên dụng giúp người quản lý dễ dàng chia sẻ báo cáo nhật ký thời gian của từng nhân viên với cấp trên của họ. Họ có thể lọc báo cáo thời gian theo các dự án hoặc nhân viên cụ thể, thêm giờ thanh toán và tính toán chi phí dự án. Hơn nữa, các bộ lọc dễ sử dụng giúp việc tìm kiếm thông tin liên quan trở nên dễ dàng hơn. Một đơn giản Xuất khẩu cho phép bạn tải xuống báo cáo và chia sẻ nó với người thích hợp.
Ghi chú thời gian không cung cấp gói miễn phí, nhưng bạn có thể thử dùng thử bất kỳ gói trả phí nào để hiểu cách hoạt động. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập trang định giá Timenotes. Timenotes có tiện ích mở rộng Chrome là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai quá lười đăng nhập vào tài khoản của họ mỗi lần để thêm nhật ký thời gian mới.
Giống như DeskTime, TimeCamp đi kèm với một công cụ theo dõi chấm công để người quản lý theo dõi việc tham gia của nhân viên. Nhân viên có thể bấm giờ ra vào bằng giao diện đơn giản của nó để thông báo cho người quản lý về giờ làm việc của họ. Với một vài cú nhấp chuột, nhân viên có thể báo cáo kỳ nghỉ của họ và bất kỳ ngày nghỉ nào và nêu rõ lý do bằng các tùy chọn điền sẵn trong menu thả xuống.
Là người quản lý, bạn có thể dễ dàng theo dõi số giờ một nhân viên đã làm việc trong ngày, thời gian bật và tắt máy tính của họ, tổng số giờ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định và bao nhiêu giờ nghỉ phép. đã được sử dụng bởi một nhân viên nhất định.
Nhật ký thời gian, tổng số giờ làm việc và dữ liệu chấm công có liên quan khác được tổng hợp trong một bảng chấm công dễ điều hướng, cho phép người quản lý hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn và thanh toán của nhân viên. Ngoài ra, nhân viên có thể thêm số giờ có thể lập hóa đơn của họ vào bảng chấm công mà người quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối.
Ngoài theo dõi thời gian tham dự, TimeCamp còn cho phép bạn theo dõi thời gian, quản lý dự án và làm được nhiều việc khác. Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý hoạt động của nhóm, TimeCamp là một lựa chọn tốt. Truy cập trang giá của nó để tìm hiểu thêm về các gói của nó.
Dễ dàng theo dõi sự tham gia của nhân viên
Bạn có thể tự động hóa việc theo dõi chấm công của nhân viên với từng công cụ trong danh sách. Vì tất cả chúng đều rất rẻ, bạn nên thử tất cả chúng và tìm ra cái nào phù hợp nhất với nhóm của bạn.
Bạn có thường gặp khó khăn khi giới thiệu nhân viên mới không? Nếu vậy, bạn nên khám phá phần mềm giới thiệu như Bamboo HR, Zenefits, Freshteam và nhiều phần mềm khác để hỗ trợ những người mới tuyển dụng của bạn nhanh chóng ổn định công việc.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
