4 Mẹo năng suất để kiểm tra hộp thư đến của bạn

Tất cả chúng tôi đã ở đó. Bạn đang tập trung vào nhiệm vụ đang làm khi bạn nhận được email từ đồng nghiệp khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ đang làm. Tò mò, bạn nhấp vào đó để xem cách bạn có thể giúp đỡ, nhưng nó thực sự không phải là thứ cần phản hồi ngay lập tức.

Tuy nhiên, bạn có thể tự hỏi liệu mình có nên quay lại với chúng ngay bây giờ hay cố gắng lấy lại sự tập trung của mình — điều này có thể đặc biệt khó khăn khi nó xuất hiện thường xuyên trong ngày của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo có thể giúp bạn làm việc hiệu quả khi kiểm tra email của mình.

1. Giới hạn số lần Kiểm tra Hộp thư đến của bạn Hàng ngày

Nếu bạn nhấp vào hộp thư đến của mình mỗi khi nhận được email — hoặc bạn đang dự đoán một email — thì bạn đang liên tục phá vỡ sự tập trung của mình. Bạn cũng muốn xem xét thời gian cần thiết để bạn trở lại làm việc sau khi bị gián đoạn, đặc biệt nếu bạn đang trả lời từng email ngay lập tức.

Mặc dù bạn có thể cảm thấy bận rộn, nhưng việc quay đi quay lại này có thể không phải là cách hiệu quả nhất để làm việc. Bạn muốn kiểm tra hộp thư đến của mình với ý định làm trống danh sách email của mình.

Trừ khi công việc của bạn thực sự yêu cầu phản hồi ngay lập tức cho tất cả các email, hãy thử giới hạn số lần bạn kiểm tra hộp thư đến hàng ngày. Theo gợi ý, bạn có thể muốn kiểm tra và sắp xếp thứ tự ưu tiên các email của mình hai đến ba lần mỗi ngày — một lần khi bạn đi làm, một lần sau khi nghỉ trưa và có thể một giờ trước khi bạn làm việc trong ngày.

Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên tạo ra một thói quen phù hợp với lịch trình của bạn và những người bạn làm việc cùng. Mặc dù bạn có thể đưa ra câu trả lời ngay lập tức, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn luôn phải làm như vậy, đặc biệt nếu bạn đang tập trung vào một nhiệm vụ hoặc thời hạn quan trọng.

Tất nhiên, bạn sẽ có những người bạn cần trở lại sớm hơn, có thể là sếp của bạn, khách hàng hoặc đồng nghiệp ưu tiên. Khi bạn kiểm tra hộp thư đến của mình, hãy ưu tiên trả lời chúng. Bạn cũng có thể bật cảnh báo khi người đó gửi email cho bạn mà không làm phiền — hoặc chỉ cần điều chỉnh số lần hộp thư đến của bạn kiểm tra thư mới.

Tùy thuộc vào bạn nếu bạn muốn điều chỉnh cài đặt thông báo của mình để tắt tiếng hoàn toàn các email nhất định. Tuy nhiên, để tránh bỏ lỡ điều gì đó siêu quan trọng, bạn có thể chỉ cần nhìn lướt qua người nhận và dòng chủ đề trong thông báo và nhanh chóng trở lại đúng hướng nếu có thể đợi được.

2. Tránh xử lý cùng một email hai lần

Bạn đã bao giờ mở và đọc cùng một email nhiều lần để làm mới bản thân trước khi hành động chưa? Điều này có thể làm lãng phí thời gian và sự tập trung của bạn.

Bạn có thể ngăn chặn điều này bằng cách thực hiện hành động mỗi khi bạn mở một. Quyết định xem nó có yêu cầu phản hồi hay không, bạn có thể gửi hoặc lưu trữ nó hay nó là rác hoặc thứ gì đó mà bạn có thể xóa.

Quyết định trả lời nó không có nghĩa là nó cần phải thực hiện ngay lập tức, nhưng hãy thêm một lá cờ hoặc một số hình thức nhắc nhở để bạn biết làm điều đó vào lần tiếp theo khi xử lý email của mình.

Hộp thư đến của bạn cũng có thể có tính năng nhắc nhở qua email. Ví dụ: Spark cho phép bạn báo lại tin nhắn trong một khoảng thời gian và nó sẽ nhắc bạn về chúng vào một ngày và giờ cụ thể. Nó cũng cho phép bạn đặt lời nhắc theo dõi email đã gửi nếu bạn chưa nhận được phản hồi từ người nhận.

Bất kỳ thứ gì trong hộp thư đến của bạn mà không cần phản hồi, tệp, thư rác hoặc thùng rác đều sẽ được xử lý ngay lập tức — hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều thực hiện việc này cực kỳ dễ dàng, vì vậy tốt nhất bạn chỉ cần làm và hoàn thành.

Nó cũng giúp đưa ra một số quy tắc cho chính bạn dựa trên khối lượng email bạn nhận được. Ví dụ, ai là người ưu tiên và thời gian phản hồi của bạn. Những người khác cũng sẽ quen với điều này và biết rằng bạn sẽ đưa ra phản hồi tuyệt vời cho họ, chỉ là không ngay lập tức.

Nếu bạn nhận thấy có một email bạn đang gửi, hãy sử dụng phương pháp ăn ếch để hoàn thành.

3. Hủy đăng ký nhận các bản tin và email tiếp thị vô ích

Có khả năng bạn sẽ nhận được đủ thông báo trong ngày mà không có thêm tiếng ồn của các bản tin và email tiếp thị. Thật dễ dàng để nó trượt và để chúng xếp chồng lên nhau trong hộp thư đến của bạn vì bạn đang bận.

Tuy nhiên, sàng lọc chúng là một nhiệm vụ khác sẽ lấy đi sự tập trung và năng suất của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu người gửi viết email đủ tốt để khiến bạn nhấp qua và đọc nó mà không thực sự biết tại sao bạn lại như vậy.

Trừ khi đó là điều bạn thực sự sẽ thực hiện, chẳng hạn như đọc nội dung của người sáng tạo hoặc tận dụng doanh số bán hàng của công ty, hãy hủy đăng ký. Tiết kiệm thời gian và năng lượng bạn dành cho những email này và chuyển chúng vào một việc gì đó có ý nghĩa hơn hoặc thư giãn hơn.

Nếu bạn có bản tin và email tiếp thị muốn đọc, bạn có thể muốn thử một nhà cung cấp email như Spark cung cấp Hộp thư đến thông minh.

Tính năng Hộp thư đến thông minh tách các bản tin và tin nhắn từ các dịch vụ khỏi email cá nhân. Nó cũng ẩn thông báo từ người lạ và tin nhắn tự động.

4. Chặn Email Rác — Địa chỉ và Miền

Khi nói đến việc lọc thư rác, một số nhà cung cấp dịch vụ email làm tốt hơn những nhà cung cấp dịch vụ email khác. Ngay cả một lựa chọn phổ biến như Outlook cũng không hoàn hảo, cho phép một số thư rác đi qua.

Tuy nhiên, nếu ai đó đang gửi thư rác cho bạn, bạn có thể chặn địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể chặn toàn bộ miền nếu nhận thấy bạn đang nhận được email từ các tên người dùng khác nhau, nhưng cùng một địa chỉ web.

Nếu bạn sử dụng Outlook, bạn có thể tìm thấy tính năng này trong Thư rác phần của Thư trong Cài đặt và Xem tất cả cài đặt Outlook. Gmail là một nhà cung cấp khác cho phép bạn dễ dàng chặn các địa chỉ email và công ty.

Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email khác, hãy kiểm tra tính năng này bằng cách tìm kiếm chặn miền email và tên của nhà cung cấp mà bạn sử dụng.

Hãy nhớ rằng, tốt nhất bạn không nên nhấp vào hủy đăng ký trong một email spam, vì nó có thể đưa bạn đến một trang web sơ sài để tìm kiếm thông tin cá nhân của bạn. Trên thực tế, hãy tránh tương tác với chúng trừ khi bạn đang đánh dấu nó là spam hoặc xóa chúng.

Tăng năng suất của bạn bằng cách giới hạn email

Email là một công cụ hữu ích trong giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng có thể trở thành sự phân tâm khi chúng ta không chú ý kỹ.

Nếu bạn thấy mình dành nhiều thời gian trong hộp thư đến, tại sao không thử một hoặc nhiều mẹo sau để xem nó có hữu ích không?

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả