13 cách tốt nhất để sử dụng giấy Dropbox

Đã một vài năm trôi qua kể từ khi Dropbox Paper bước ra khỏi giai đoạn beta. Công cụ cộng tác cho phép bạn tạo ghi chú có thể chia sẻ và sắp xếp gọn gàng các tài liệu và tệp vào các thư mục hoặc dự án. Dropbox Paper chấp nhận tất cả các loại nội dung và định dạng phương tiện, do đó, việc lập biểu đồ tài liệu trở nên vô cùng dễ dàng.

Dropbox Paper có khả năng làm được nhiều hơn thế. Nếu bạn muốn khám phá toàn bộ tiềm năng của Dropbox paper, hãy xem các thủ thuật và hack được đề cập bên dưới.

1. Tạo thư mục chỉ mời

Theo mặc định, khi bạn tạo một thư mục trong Dropbox Paper, tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy nó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo một thư mục cho những người cụ thể trong nhóm, giải pháp tốt nhất là tạo một thư mục chỉ dành cho người được mời.

Để làm như vậy, hãy nhấp vào nút Tạo thư mục mới trên bảng điều khiển bên phải và khi cửa sổ mới xuất hiện, hãy thêm tên. Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng giống tòa nhà trên dải băng phía dưới và chọn Chỉ mời.

Chọn tên của các thành viên trong nhóm của bạn và nhấn nút Tạo.

Mẹo hay: Bạn cũng có thể chọn tạo một thư mục mở cho tất cả một cách lặng lẽ. Để làm như vậy, hãy bỏ chọn tên của các thành viên trước khi bạn nhấn nút Tạo.

2. Kiểm tra Sức mạnh của Tìm kiếm

Cần tìm kiếm một tài liệu có một từ cụ thể? Tìm kiếm sức mạnh làm cho nó có thể. Tất cả những gì bạn cần làm là gõ từ khóa trên thanh tìm kiếm, và tập tin hoặc thư mục liên quan sẽ xuất hiện ngay lập tức.

Ví dụ: bài báo về Ransomware xuất hiện bên trong thư mục GT> Android> Bài đăng> AI cho tài khoản của tôi. Vì vậy, tôi không cần phải vào hết thư mục đó.

Tương tự, bạn chỉ có thể tìm kiếm theo tiêu đề của tài liệu và công cụ sẽ lo phần còn lại.

3. Đi tắt

Trong thời đại mọi thứ gần như ngay lập tức, điều cần thiết là bạn cũng phải tuân theo cùng một câu thần chú trong khi quản lý nhóm của mình trên Giấy, đặc biệt là khi định dạng tài liệu của bạn.

Dropbox Paper đi kèm với nhiều loại phím tắt. Ngoài các phím tắt chung như Ctrl + B cho Bold và Ctrl + U cho gạch dưới, công cụ cộng tác này hỗ trợ một loạt các thay thế.

• Danh sách được đánh số: 1. theo sau là dấu cách
• Danh sach cong viec: [] tiếp theo là một khoảng trắng
• Tiêu đề: Ctrl + Alt + 1
• Ngày: / ngày theo sau là dấu cách

Vì vậy, nếu bạn phải thêm một loạt nhiệm vụ, hãy thêm * theo sau là dấu cách và dấu đầu dòng sẽ được thêm ngay lập tức.

Với những điều này, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian qua lại giữa thanh công cụ trong tài liệu. Ngoài ra, chúng giúp quy trình làm việc của bạn liền mạch hơn.

Để biết danh sách đầy đủ, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng bàn phím ở góc dưới bên phải.

4. Tạo việc cần làm giống như một ông chủ

Như bạn có thể đã biết, để thêm danh sách kiểm tra các mục, tất cả những gì bạn cần làm là nhập [] tiếp theo là một khoảng trắng. Bây giờ, tin tốt là bạn có thể chỉ định danh sách kiểm tra / nhiệm vụ này khi đang di chuyển bằng cách chỉ cần thêm dấu @ theo sau là tên của thành viên trong nhóm.

Vì vậy, nếu bạn cần tạo một nhiệm vụ có tên ‘Thêm nhận xét trên Facebook’ và gán nó cho Sylvia với ngày đến hạn là 11 tháng 3 năm 2020, bạn chỉ cần nhập lệnh sau.

[] Add Comments on Facebook @Sylvia /11/03/2020 

Đó là nó. Không có chuyện đùa giỡn với thanh công cụ hoặc trên dải băng trên cùng.

Mẹo hay: Sử dụng biểu tượng Trình bày ở trên cùng để trình bày tài liệu của bạn dưới dạng trình chiếu.

5. Thêm tài liệu vào thư mục

Bạn có thường xuyên mở một thư mục cụ thể để đặt tài liệu bên trong nó không? Đó là một sự lãng phí thời gian khủng khiếp.

Cách tốt nhất là tạo tài liệu trên trang chủ. Và khi bạn đã đặt tên cho nó, hãy nhấp vào liên kết Thêm vào Thư mục bên dưới tên tài liệu, và công cụ sẽ lo phần còn lại.

Bạn có biết không: Các tài liệu không có cấu trúc thư mục sẽ được hiển thị dưới dạng Chưa được soạn thảo trên trang chủ.

6. Quá nhiều biểu tượng cảm xúc? Đếm chúng!

Bạn nghĩ rằng bạn đã sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc trên tài liệu của mình? Thay vì ngồi đếm chúng theo cách thủ công, chúng ta để Dropbox Paper thực hiện công việc đó thì sao?

Đúng, bạn đọc đúng. Ngoài các số tiêu chuẩn như số từ và số ký tự, Dropbox Paper cũng đếm số biểu tượng cảm xúc.

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy 29 biểu tượng cảm xúc là quá nhiều, bạn có thể quay lại tài liệu và xóa chúng.

Để kiểm tra số lượng từ, hãy nhấn vào nút ba chấm ở góc trên bên phải và nhấn vào tùy chọn cho Số từ.

7. Dán ảnh chụp màn hình giống như một chuyên gia

Một thủ thuật thú vị khác mà Dropbox Paper cho phép bạn thực hiện là bạn không phải tải lên ảnh chụp màn hình và hình ảnh theo cách thông thường. Tất cả những gì bạn phải làm là sao chép hình ảnh từ nguồn và dán chúng vào tài liệu của bạn.

Ngoài ra, việc sắp xếp lại hình ảnh trên Dropbox Paper cũng dễ dàng như một thao tác kéo và thả. Chọn hình ảnh bạn muốn di chuyển và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí bạn chọn. Nifty, phải không?

8. Liên kết đến các mục phương tiện khác nhau

Dù là tệp âm thanh hoặc video YouTube, Dropbox Paper cho phép bạn hiển thị chúng khá dễ dàng. Thần chú? Sao chép và dán. Vâng, bạn không cần phải thêm liên kết nhúng.

Ở đây, bạn chỉ cần sao chép liên kết video (hoặc bài hát) từ thanh địa chỉ và dán nó vào tài liệu của bạn – Đúng vậy, tương tự như hình ảnh và ảnh chụp màn hình.

9. Tích hợp với Lịch của bạn

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể tích hợp Paper vào Google Calendar (hoặc MS Outlook). Để làm điều đó, hãy nhấp vào tên tài liệu và bạn sẽ thấy một lời nhắc nhỏ màu xám cho Liên kết sự kiện lịch.

Chọn lịch bạn chọn và sau khi thiết lập xong, hãy thêm ngày và ghi chú cuộc họp.

Tin tốt là khi bạn đã tích hợp lịch của mình, tất cả các cuộc họp sắp tới sẽ được hiển thị trên trang chủ của Paper.

10. Liên kết như một Ninja

Đúng, tôi biết có biểu tượng hữu ích bên cạnh Mời cho phép bạn thêm các liên kết bên ngoài. Tuy nhiên, thật phức tạp khi nhấp vào nó và sau đó thêm liên kết mỗi khi bạn phải thêm liên kết.

Điều thông minh cần làm là chọn văn bản bạn muốn liên kết, nhấn Ctrl + K, sau đó thêm liên kết. Nifty, đúng!

11. Xuất tài liệu của bạn

Dropbox cũng cho phép bạn xuất tài liệu của mình ở định dạng PDF, Word hoặc Markup. Điều đó đặc biệt hữu ích nếu bạn phải gửi một số tài liệu cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh không có quyền truy cập vào Dropbox Paper của nhóm bạn.

Để xuất, hãy chọn tài liệu từ trang chủ và nhấn nút Xuất, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Tiếp theo, chọn định dạng của bạn và quá trình tải xuống sẽ bắt đầu sau vài giây.

Đặt bút vào giấy

Ngoài tất cả các tính năng trên, Dropbox Paper cho phép bạn dễ dàng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, giúp mở rộng phạm vi của công cụ thêm một số mức độ. Trên hết, bạn có thể liên kết đến các tệp và tài liệu Dropbox của mình dễ dàng như cách bạn thêm hộp kiểm hoặc danh sách dấu đầu dòng.

Tiếp theo: Bạn đang tìm cách sử dụng Dropbox từ bên trong Gmail? Kiểm tra các bài viết tiếp theo để tìm hiểu làm thế nào.