12 Mẫu Biên bản Cuộc họp Tốt nhất dành cho Chuyên gia

Cho dù các cuộc họp kinh doanh của bạn là trực tuyến hay gặp trực tiếp, theo dõi các biên bản và ghi chú là một cách chắc chắn để giữ cho mọi người ở cùng một trang với những gì đã diễn ra và những gì xảy ra tiếp theo. Để dễ dàng ghi lại những phút họp đó, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu được thiết kế cho các ứng dụng khác nhau.

Dưới đây là 12 tùy chọn tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu sử dụng định dạng biên bản cuộc họp (MoM) cho các ghi chú của mình. Bạn cũng cần một ứng dụng để lên lịch các cuộc họp của mình? Không cần tìm đâu xa!

Tại sao Biên bản Họp lại Quan trọng?

Biên bản cuộc họp là những ghi chú được thực hiện trong cuộc họp. Mặc dù chúng có thể không phải là việc đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn, nhưng đây là một vài lý do bạn nên cân nhắc ghi biên bản cuộc họp trong mỗi cuộc họp:

• Biên bản cuộc họp cho phép bạn thiết lập một chương trình làm việc trước cuộc họp bao gồm mọi thứ cần được thảo luận trong cuộc họp.
• Ngoài ra, biên bản cuộc họp cung cấp cho quản trị viên hồ sơ về các cam kết và nhiệm vụ của mỗi thành viên trong nhóm, cùng với các hướng dẫn và thời hạn cụ thể.
• Họ làm cho quy trình làm việc minh bạch. Bạn có thể chia sẻ biên bản với các thành viên không có mặt trong cuộc họp, cũng như lưu chúng để bảo vệ công ty trong tương lai.
• Vì biên bản cuộc họp cho phép bạn theo dõi cam kết của mọi người, bạn cũng có thể sử dụng chúng để đo lường sự tiến bộ của từng thành viên trong nhóm.

Mẫu Biên bản Họp cho Vertex42

Từ Vertex42, mẫu cơ bản này chỉ cung cấp một số phần, vừa đủ cho các cuộc họp nhỏ. Phong cách này hoạt động tốt cho các cuộc họp trạng thái nhóm, gặp gỡ trực tiếp và các cuộc họp không chính thức vào phút cuối.

Bạn có thể dễ dàng chèn một chương trình làm việc ngắn, bao gồm các mục hành động, thêm người tham dự và viết các ghi chú khác nếu cần.

Đối với mẫu biên bản cuộc họp chi tiết, tùy chọn này cũng từ Vertex42 cho phép bạn thêm thông tin cho các cuộc họp chính thức hơn. Cho dù bạn đang họp với bộ phận, nhân viên hoặc ủy ban của mình, những chi tiết bổ sung này mang lại hình thức cho tài liệu hơn so với mẫu MoM cơ bản.

Bạn có thể bao gồm tên của người đã gọi cuộc họp, người chấm công và người ghi chú. Bạn cũng có thể thêm mục tiêu và loại cuộc họp, cùng với các quyết định được đưa ra trong phiên.

Mẫu Biên bản Họp cho Microsoft Word

Microsoft Word có lẽ là một trong những ứng dụng phổ biến nhất cho các mẫu biên bản cuộc họp và các tùy chọn mẫu có sẵn rất phong phú. Đây chỉ là một vài mẫu hiệu quả và hữu ích.

Microsoft Word 2021

Nếu bạn là người dùng Microsoft Word 2021, bạn có thể tận dụng các mẫu phút họp trong ứng dụng. Lựa chọn Tệp> Mới để mở phần mẫu. Trong hộp tìm kiếm, hãy nhập các từ Biên bản cuộc họp để tìm kết quả có liên quan.

Mẫu biên bản cuộc họp chi tiết này không chỉ thêm một chút màu sắc vào tài liệu của bạn mà còn được định dạng trong một bảng đẹp, gọn gàng. Bạn sẽ thấy một phần ở trên cùng để thêm tên, giống như với mẫu chi tiết từ Vertex42.

Điều này cũng chia nhỏ mỗi chủ đề của chương trình làm việc thành phần riêng của nó. Sau đó, bạn có thể xuất hiện các mục thảo luận, kết luận, thời hạn, người chịu trách nhiệm và hành động cho từng chủ đề riêng biệt. Định dạng MoM trong Word này cung cấp khả năng tổ chức tuyệt vời các ghi chú cho các cuộc họp dự án nơi nhiệm vụ được giao và thời hạn là rất quan trọng.

Một mẫu hấp dẫn và hữu ích khác trong Word 2021 thuộc danh mục cuộc họp PTA. Nó bao gồm tất cả các phần cần thiết cho báo cáo chính và ủy ban, chi tiết ngân sách và thông tin hội đồng quản trị. Mỗi khu vực có sự phân tách rõ ràng để dễ đọc và bạn có thể thêm thông tin ở định dạng đoạn văn hoặc dấu đầu dòng.

Rõ ràng là được tạo cho các cuộc họp PTA, bạn cũng có thể sử dụng mẫu này cho các cuộc họp kinh doanh, hội nghị hoặc cuộc họp của ủy ban tình nguyện chỉ với một vài điều chỉnh đối với tiêu đề phần. Với một số điều chỉnh, cả hai mẫu này có thể hoạt động như các định dạng email MoM mặc định của bạn.

Microsoft Word trực tuyến

Nếu bạn thích sử dụng Microsoft Word Online, bạn có thể truy cập một số mẫu phút họp từ trang web Microsoft Office. Khi bạn đến trang web, chỉ cần chọn Phút từ Tìm kiếm bằng danh mục phần bên trái.

Một tùy chọn là mẫu MoM chính thức bao gồm cuộc gọi đặt hàng, phê duyệt biên bản, báo cáo và các phần hoãn lại. Dưới cùng là chỗ để thư ký ký tên và ghi ngày tháng vào các ghi chú. Loại mẫu này, với các phần chính thức, thích hợp cho các cuộc họp của ủy ban, điều hành và hội đồng quản trị.

Một tùy chọn mẫu tốt khác cho Word Online có định dạng biên bản họp chuyên nghiệp cơ bản hơn với một chút màu sắc. Với các phần dành cho người tham dự, thảo luận, thông báo và bàn tròn, đây là định dạng biên bản họp đa năng. Bạn có thể dễ dàng sử dụng nó cho các cuộc họp khu vực, nhóm hoặc phòng ban.

Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa và thêm chi tiết của mình vào các mẫu này bằng Word Online, bạn cũng có thể lưu chúng vào và truy cập chúng từ Microsoft OneDrive để linh hoạt hơn. Điều này giúp làm cho chúng trở thành các mẫu email MoM lý tưởng để làm việc.

Mẫu Biên bản Họp cho Microsoft OneNote

Microsoft OneNote là một công cụ tuyệt vời để ghi lại các phút họp ở định dạng MoM. Tùy thuộc vào phiên bản OneNote, bạn có thể truy cập tối đa năm mẫu tích hợp cho ghi chú công việc và chọn từ giao diện cơ bản đến trang trọng với các phần phù hợp.

Rất tiếc, trên ứng dụng Windows 10, bạn vẫn cần tải xuống mẫu cuộc họp Microsoft OneNote mà bạn muốn hoặc tạo mẫu cuộc họp của riêng bạn. Tin tốt là internet có rất nhiều nguồn đáng tin cậy.

Tuy nhiên, để truy cập các mẫu trong OneNote 2016, chỉ cần chọn Chèn từ điều hướng trên cùng và sau đó nhấp vào Mẫu trang. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách các mẫu được sử dụng gần đây và một tùy chọn để mở tất cả chúng bằng cách chọn Mẫu trang trong hộp thả xuống.

Đối với các phiên bản OneNote cũ hơn, hãy bắt đầu bằng cách mở một tab mới trong sổ ghi chép của bạn. Sau đó bạn sẽ thấy Trang mới ở bên phải và khi bạn nhấp vào mũi tên, bạn sẽ thấy một hộp thả xuống nơi bạn có thể chọn Mẫu trang.

Các mẫu biên bản họp OneNote cơ bản hoàn hảo cho các cuộc họp nhóm nhỏ hoặc thậm chí họp mặt với sếp của bạn. Hai mẫu đơn giản cho OneNote chỉ có ba phần nơi bạn có thể thêm chương trình làm việc, người tham dự và các mục hành động.

Các mẫu biên bản họp không chính thức nhưng chi tiết là lý tưởng cho những cuộc họp giữa một nhóm nhỏ và một nhóm lớn các giám đốc điều hành. Cùng với thông tin cơ bản, các mẫu này bao gồm các phần thông báo, thảo luận, các mục hành động trước đó và chi tiết cuộc họp tiếp theo.

Mẫu biên bản cuộc họp chính thức thường được sử dụng cho các cuộc họp điều hành, hội đồng quản trị hoặc các cuộc họp chính thức với nhiều điểm thảo luận. Mẫu OneNote này bao gồm các phần để mở và kết thúc cuộc họp, các vấn đề đang chờ xử lý, kinh doanh mới và phê duyệt, ngoài những điều cơ bản.

Mẫu Biên bản Họp cho Evernote

Nếu Evernote là công cụ ghi chú mà bạn lựa chọn, một vài mẫu phút họp có sẵn trên trang web Evernote. Một tính năng hay của các mẫu này là chúng bao gồm cả chương trình họp và biên bản cuộc họp.

Để lưu và sử dụng một mẫu, hãy chọn Sử dụng Mẫu hoặc Lưu bản sao vào Evernote từ trên cùng bên phải của trang xem trước mẫu. Bạn sẽ cần đăng nhập vào Evernote, trừ khi bạn đã đăng nhập. Tiếp theo, bạn sẽ thấy mẫu bật ngay thành ghi chú Evernote để bạn sử dụng. Kiểm tra các hướng dẫn màu xanh lá cây và sau đó xóa chúng để sử dụng mẫu.

Mẫu đầu tiên là một tùy chọn phút họp mở rộng bao gồm các mục hành động và chương trình làm việc, mỗi mục nằm trong một cấu trúc bảng sạch cùng với các hộp kiểm cho các mục đã hoàn thành. Ngoài ra còn có một phần nhỏ để ghi chú dạng tự do.

Loại định dạng này hữu ích cho hầu hết các cuộc họp quy mô vừa và nhỏ được coi là không chính thức, như các cuộc họp nhóm hoặc cập nhật hàng tuần.

Mẫu thứ hai rất chuẩn, với ba phần chính cho chương trình làm việc, ghi chú và các mục hành động. Tùy chọn này hữu ích hơn cho các cuộc họp một đối một cực kỳ thân mật hoặc nhanh chóng do cấu trúc đơn giản của nó.

Điều tiện lợi khi sử dụng Evernote cho biên bản cuộc họp của bạn là bạn có thể dễ dàng chia sẻ trực tiếp với những người tham dự thông qua ứng dụng Evernote. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các tính năng đính kèm và nhắc nhở của Evernote.

Mẫu Biên bản Họp dành cho Google Tài liệu

Nếu bạn thích sử dụng Google Documents cho các tài liệu kinh doanh của mình, các mẫu biên bản cuộc họp luôn có sẵn. Để truy cập các tùy chọn của bạn, hãy đăng nhập vào tài khoản Google Tài liệu của bạn và ở trên cùng, dưới Bắt đầu một tài liệu mớichọn Thư viện mẫu mũi tên để mở rộng phần.

Sau đó, cuộn xuống dưới cùng Công việc và bạn sẽ thấy một vài mẫu ghi chú cuộc họp.

Ba mẫu có giao diện hơi thân mật, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng cho hầu hết mọi loại cuộc họp, từ bình thường đến trang trọng. Với các phần cần thiết cho chương trình làm việc, người tham dự, mục hành động, ghi chú và chi tiết cuộc họp tiếp theo, các tùy chọn này được tổ chức tốt.

Sự khác biệt duy nhất giữa ba mẫu là phông chữ và cách phối màu.

Chuẩn bị để ghi lại những phút họp đó với những mẫu tuyệt vời

Cho dù bạn sử dụng Word, OneNote, Evernote hay Google Documents cho phút họp của mình, mỗi tài liệu đều có các tùy chọn mẫu hấp dẫn, có tổ chức và hữu ích.

Và nếu không có định dạng mẫu MoM có sẵn nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn luôn có thể nhập mẫu của bên thứ ba và làm cho nó hoạt động với công cụ ghi chú yêu thích của bạn. Trên thực tế, hãy tiếp tục khám phá các ứng dụng có sẵn. Bạn sẽ ngạc nhiên về hàng loạt cuộc họp và dự án mà họ có thể giúp đỡ.