10 cách để cải thiện trách nhiệm giải trình trên nhóm từ xa của bạn
Các nhà quản lý công việc từ xa gặp khó khăn trong việc duy trì trách nhiệm giải trình giữa các nhóm của họ vì họ bị khuất tầm nhìn, làm việc từ nhiều địa điểm xa xôi khác nhau. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể vắng mặt tại văn phòng, nhưng bạn có thể theo dõi hiệu suất của họ bằng cách trau dồi văn hóa trách nhiệm.
Nhờ công nghệ, lực lượng lao động từ xa của bạn chỉ cách một nút bấm. Vấn đề là làm cho các tương tác của bạn có ý nghĩa. Hãy xem những cách thực tế này để cải thiện trách nhiệm giải trình trong nhóm từ xa của bạn.
Mục Lục
1. Nhiệm vụ ủy quyền
Việc ủy quyền các nhiệm vụ là rất quan trọng đối với tiến độ công việc trong một nhóm từ xa. Bạn muốn các thành viên trong nhóm của mình làm việc hiệu quả từ các vị trí xa xôi khác nhau của họ. Là một nhà lãnh đạo, bạn phải học cách ủy quyền các nhiệm vụ ở các giai đoạn khác nhau của một dự án. Nếu không, công việc sẽ chồng chất lên nhiệm vụ của bạn, khiến tiến trình công việc bị đình trệ.
Bên cạnh việc thể hiện rằng bạn tin tưởng vào khả năng phán đoán của nhóm, việc ủy thác các nhiệm vụ cũng cho thấy rằng bạn là người linh hoạt và sẵn sàng cho nhân viên của mình cơ hội làm việc độc lập, đặc biệt là khi họ làm việc từ xa.
Monday.com là một ứng dụng quy trình làm việc tốt mà bạn có thể sử dụng để phân quyền trách nhiệm giữa các thành viên của một nhóm từ xa. Nó cho phép bạn tạo các bài tập và theo dõi các dự án thông qua hệ thống bảng độc quyền của riêng nó. Ngoài ra, nó cung cấp tùy chọn nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài.
2. Phác thảo những kỳ vọng của bạn
Vạch ra những kỳ vọng là một trong những chiến lược bị bỏ qua nhiều nhất để nâng cao năng suất trong môi trường làm việc từ xa. Một số thành viên trong nhóm có thể không có mặt tại chỗ như đồng nghiệp của họ, nhưng đây không phải là cái cớ để đình trệ các nhiệm vụ được giao cho họ.
Bạn cần một công cụ quy trình làm việc nhất quán có thể truyền thành công tất cả các yêu cầu của bạn đến các thành viên trong nhóm, bất kể vị trí của họ. Các hệ thống dựa trên đám mây như Kissflow và Nintex cho phép bạn phác thảo mô tả công việc để các thành viên trong nhóm hiểu được những mong đợi. Bạn cũng có thể tối ưu hóa, tự động hóa và thiết kế các dự án của mình bằng các công cụ này một cách dễ dàng.
3. Theo dõi tiến độ công việc
Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên từ xa của bạn là một con đường để đạt được trách nhiệm giải trình. Nếu không theo dõi các nhiệm vụ được giao cho các nhóm, bạn có thể bị quá tải với những hậu quả nghiêm trọng là giảm hiệu suất, năng suất, mất chi tiết nhiệm vụ và thời gian quý giá cho công việc.
Theo dõi tiến độ công việc cho phép bạn xây dựng quy trình làm việc tự động cho các nhóm của mình. Bằng cách này, bạn có thể giúp nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn trong khi quản lý các nhiệm vụ dự án cùng một lúc. Vì vậy, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể gửi một nhiệm vụ với các chi tiết của nó cho đồng đội. Một số công cụ có thể giúp theo dõi tiến độ công việc là ClickUp và Todoist.
4. Có các cuộc họp thường xuyên
Với sự thống trị ngày càng tăng của công nghệ trong mọi ngành và tốc độ phát triển nhanh chóng tại nơi làm việc, sự tham gia thường xuyên giữa các nhân viên là điều cần thiết. Điều thú vị là các thành viên trong nhóm không phải bó buộc mình trong một không gian vật lý để tương tác với nhau. Họ có thể làm điều đó từ xa trong một không gian ảo.
Việc thu hút các nhóm từ xa của bạn tham gia các cuộc họp giúp bạn biết được tiến độ công việc của họ. Mọi người đều có cơ hội chia sẻ những gì họ đang làm và cách nó phát triển. Là một nhà lãnh đạo, thay vì tối tăm về tiến độ công việc của nhóm, bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật về những gì họ đang làm.
Bạn có thể phát hiện ra khi nào họ đi chệch hướng hoặc làm những điều sai trái đủ sớm trước khi nó vượt khỏi tầm tay. Một số công cụ giao tiếp có thể trợ giúp cho các cuộc họp thường xuyên ở nơi làm việc từ xa của bạn là Microsoft Teams và Zoom.
5. Tạo cơ hội hợp tác
Sự hợp tác giúp trau dồi tinh thần đồng đội và hiệu quả giữa các đội làm việc. Khi nhân viên được tự do giao tiếp và đóng góp vào các dự án, họ có cảm giác thân thuộc hơn.
Bạn có thể khuyến khích sự tham gia tích cực và giúp nhóm từ xa của bạn cảm thấy được kết nối thông qua các nhiệm vụ cộng tác cho phép các cá nhân đóng góp. Ngoài ra, bạn có thể cân bằng cơ hội giữa các đồng đội của mình bất kể cấp bậc, trạng thái hoặc kinh nghiệm sử dụng các hệ thống như Slack và Google Documents để cộng tác làm việc từ xa.
6. Đánh giá hiệu suất
Đánh giá hiệu suất là chìa khóa để tăng trưởng và phát triển nhóm. Nó giúp cải thiện hiệu suất của một tổ chức ở cả cấp độ cá nhân và công ty.
Việc thực hiện các mẹo hiệu quả để đo lường hiệu suất của nhóm sẽ tạo ra một lực lượng lao động tận tụy — một lực lượng không chỉ có kỹ năng thực hiện dự án mà còn hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao phó.
Nếu bạn không có một hệ thống đánh giá quản lý hiệu suất tiêu chuẩn, bạn có thể không nhắm mục tiêu được những nhân viên cần động lực. Một số ví dụ về các công cụ đánh giá công việc mà bạn có thể sử dụng là Energage và Impraise.
7. Chia sẻ kết quả một cách cởi mở
Nếu bạn muốn điều hành một nơi làm việc phát đạt, bạn cần đảm bảo rằng mọi người có thể trò chuyện cởi mở với nhau. Là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là trao cho mọi người quyền ra quyết định bằng cách cho họ thấy công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào. Điều này sẽ giúp họ hiểu được tiến trình ra quyết định và những quyết định đó ảnh hưởng đến họ và công ty nói chung như thế nào.
Chia sẻ kết quả hoạt động của các thành viên trong nhóm của bạn một cách cởi mở giúp họ biết vai trò của nhau và cách họ phù hợp với quy trình làm việc chung. Làm điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và hướng tới cùng một mục tiêu. Các giải pháp dựa trên đám mây như Microsoft Teams và Slack có thể khuyến khích việc chia sẻ kết quả tại nơi làm việc.
8. Tạo Trang tổng quan trực tuyến cho KPI
Trong thời đại kỹ thuật số này, các nhà lãnh đạo phải nắm lấy các công cụ trách nhiệm giải trình để nhanh chóng thích ứng với thế giới kinh doanh đang thay đổi. Bảng điều khiển Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) chỉ là một trong nhiều công cụ như vậy có thể giúp bạn và nhóm của bạn giao tiếp trong khi cũng truy cập và đánh giá hiệu suất công việc.
Bảng điều khiển trực tuyến dành cho KPI là các tín hiệu cấp cao cho biết dự án đang tiến triển như thế nào đối với các mục tiêu đã thiết lập của công ty. Vì vậy, KPI là yếu tố thiết yếu của giá trị gia tăng cho một công ty. Nhân viên của bạn không cần phải có mặt trực tiếp để được đánh giá, tùy từng trường hợp.
Các bảng điều khiển KPI sau đây, Datapine và Scoro, có thể giúp bạn đơn giản hóa các tập dữ liệu phức tạp. Họ cũng có thể giúp bạn theo dõi chiến lược kinh doanh của mình bằng cách theo dõi tài chính, đầu vào và đầu ra công việc của nhân viên, lập kế hoạch dự án và tổng hợp kết quả khi đang di chuyển.
9. Theo dõi công việc
Sau khi giao nhiệm vụ cho nhân viên từ xa của bạn, hãy theo dõi họ để học hỏi từ các tình huống tại nơi làm việc của họ. Nếu bạn đã cung cấp cho họ tất cả thông tin họ yêu cầu, hãy hỏi họ liệu họ có cảm thấy thoải mái khi thực hiện các nhiệm vụ hay không.
Nếu bạn đã đặt mục tiêu và cột mốc cho chúng, hãy hỏi về tính khả thi của việc đạt được chúng. Công nhận các thành viên trong nhóm một cách công khai khi họ hoàn thành xuất sắc công việc để thể hiện sự đánh giá cao của bạn. Sự công nhận về công việc khó khăn thông qua nhận xét và tiền thưởng giúp nâng cao tinh thần của nhân viên và thúc đẩy năng suất của họ.
Sau khi hoàn thành các nhiệm vụ và dự án được ủy quyền, bạn có thể sắp xếp theo dõi các hoạt động bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác như Zoom và Gmail. Ở đó, bạn có thể đề cập đến những cá nhân trong nhóm đã thực hiện thành công các nhiệm vụ được chỉ định và giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu.
10. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
Một dự án thành công bao gồm việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Đừng bỏ qua sự đóng góp của các thành viên trong nhóm đã thực hiện thành công nhiệm vụ đó.
Tránh quản lý vi mô nhóm của bạn dưới danh nghĩa phản hồi mang tính xây dựng. Không phải tất cả mọi người trong nhóm sẽ tạo ra kết quả công việc giống nhau, nhưng những người thực hiện ở mức độ nhất quán sẽ được công nhận. Một công cụ quản lý tác vụ như nTask hoặc ClickUp có thể giúp bạn và nhóm của bạn theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ được ủy quyền để có phản hồi.
Tận dụng các chiến lược quy trình làm việc để có trách nhiệm giải trình công việc từ xa
Một dự án thành công liên quan đến tất cả mọi người trong nhóm. Bạn có thể giúp nhân viên của mình tăng năng suất và cải thiện kỹ năng của họ bằng cách khiến họ có trách nhiệm hơn đối với các hành động và việc làm của mình.
Các chiến lược được thảo luận ở trên sẽ giúp bạn tạo ra một lực lượng lao động từ xa hiệu quả và mạnh mẽ. Nhóm của bạn cũng sẽ nhận được sự thúc đẩy mà họ cần để mang lại kết quả tốt nhất trong vai trò và trách nhiệm của họ.