/ / SharePoint là gì và nó có tác dụng gì?

SharePoint là gì và nó có tác dụng gì?

SharePoint là nền tảng cộng tác của Microsoft, tương tự như Google Drive, nhưng còn nhiều hơn thế nữa. Đó là nơi mà các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, trao đổi dữ liệu và làm việc cùng nhau; kho lưu trữ tệp được chia sẻ, blog, hệ thống quản lý nội dung web và mạng nội bộ.


Thông tin và hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 và SharePoint Server 2010.


SharePoint dưới dạng một ổ tệp được cải tiến

Vài năm trước, sự hợp tác tiên tiến của Microsoft có hai thành phần: Exchange, hỗ trợ email và chia sẻ lịch, và ổ đĩa tệp mạng. Các ổ đĩa mà bạn có thể nhớ này có các ký tự ổ đĩa như “S” và “X”, các tệp được lưu trữ mà cả nhóm của bạn có thể truy cập, nhưng chỉ một người có thể chỉnh sửa chúng tại một thời điểm. Để giải quyết vấn đề, bạn có thể sao chép chúng vào máy cục bộ của mình và chỉnh sửa ở đó. Điều này đôi khi dẫn đến nhầm lẫn, ghi đè nhiều và tên tệp khó hiểu.


Microsoft đã tạo SharePoint, cung cấp một số lợi thế:


  • Phiên bản tệp: Điều này có nghĩa là bạn có thể có một tệp “Báo cáo quan trọng của chúng tôi”. SharePoint sẽ quản lý “bản sửa đổi 1”, “bản sửa đổi 2”, v.v. Nó thậm chí còn cung cấp một chức năng nhận xét, vì vậy bạn có thể mô tả những thay đổi mà bản sửa đổi đã giới thiệu, ví dụ: “điều này chứa Nhận xét của Aaron”.
  • Đăng nhập. Thoát ra: Khả năng người dùng khóa tệp khỏi những thay đổi của người dùng khác. Nếu ai đó cố gắng truy cập tệp mà người dùng khác đã đăng xuất, SharePoint sẽ nhắc họ tải xuống cục bộ, nhưng cũng cảnh báo rằng bất kỳ thay đổi nào được thực hiện có thể không đồng bộ với bất cứ điều gì người dùng hiện tại đang làm. Điều này cung cấp một quy trình làm việc đơn giản trong đó ít nhất ai đó nên đợi cho đến khi người kia hoàn thành. Các phiên bản gần đây thậm chí còn cung cấp thông báo cho một người khi tệp được giải phóng.
  • Lập chỉ mục và Tìm kiếm mạnh mẽ: Đây đã trở thành một tính năng nền tảng khi thế giới đã quen với Google mọi thứ. Đã qua rồi cái thời mà bạn cần tìm hiểu hàng tá cấp độ của thư mục và hy vọng bạn nhớ chúng vừa phải.
  • Một giao diện web: Điều này kết hợp với tính năng tìm kiếm được cải thiện đã làm cho SharePoint trở thành điểm tổng hợp để cộng tác trên nội dung doanh nghiệp.
  • Tích hợp với các ứng dụng Windows: Khả năng lấy tệp từ SharePoint bằng cách sử dụng Tài liệu > Mở hộp thoại được thấy trong các chương trình Windows như Microsoft Office.


Trong một động thái thông minh, Microsoft cũng giữ lại khái niệm ổ đĩa tệp cũ, có nghĩa là bạn có thể mở tệp Excel từ ổ đĩa “X” của mình, sửa đổi nó, sau đó lưu nó, giống như trước đây. Tuy nhiên, ở chế độ nền, SharePoint sẽ kiểm tra tệp cho bạn, sau đó kiểm tra lại và tạo phiên bản cho bạn. Các tính năng này vẫn tồn tại và hoạt động tốt, nhưng SharePoint không chỉ là một ổ đĩa yêu thích ngày nay.



Microsoft 365 và Nền tảng cộng tác SharePoint

Khi Google, Apple, DropBox và những người khác cải thiện khả năng của các dịch vụ đám mây của họ, Microsoft đã tự mình làm việc. Một dịch vụ chia sẻ tệp mới có tên là SkyDrive (nay là OneDrive) đã đảm nhận việc chia sẻ tệp đơn giản. Cùng với đó, SharePoint đã trở thành một thành phần quan trọng của sản phẩm 365 của Microsoft, kết hợp tính năng cộng tác dựa trên đám mây với quyền truy cập dựa trên đăng ký vào Office.


SharePoint là một nền tảng nội dung web, nhưng không chính xác là WordPress hoặc Squarespace mà bạn có thể liên kết với thuật ngữ này. Bạn có thể sử dụng SharePoint để tạo các trang và xuất bản chúng dưới dạng trang web, nhưng bạn cũng có thể tạo một trang cho nhóm bộ phận, sau đó thả các Phần Web vào đó có thể bao gồm một blog với các thông báo, danh sách các thành viên trong nhóm từ Exchange, một thư viện tài liệu và lưới dữ liệu được điều khiển bởi sổ làm việc Excel.


Là một CMS web công khai, nó là đủ, nhưng là một mạng nội bộ có thể hiển thị các bit dữ liệu của công ty, nó khá tuyệt.



SharePoint hôm nay là gì?

SharePoint ngày nay được xây dựng dựa trên những điểm mạnh của nó và tương thích với Windows, macOS, Android, iOS và các trình duyệt web. Nó vẫn giữ nguyên khái niệm về một trang web, nhưng các phiên bản gần đây đã giới thiệu khả năng thêm ứng dụng vào trang web đó. Các nhà phát triển bên thứ ba thậm chí còn có một thị trường mà họ có thể cung cấp cho riêng mình.


SharePoint giống như một cơ sở tại nhà cho nhóm của bạn, nơi bạn có thể thu thập tệp, thảo luận, thông báo và bất kỳ hình thức cộng tác nào khác mà bạn có thể tưởng tượng.



Mẹo về Cách sử dụng SharePoint

  • SharePoint khả dụng như một phần của Microsoft 365, nhưng chỉ dành cho tài khoản doanh nghiệp. Điều đó nói rằng, những tài khoản này có thể có chỉ với $ 5 / tháng.
  • Khái niệm trung tâm trong SharePoint là một Trang web. Trước tiên, bạn cần thiết lập một Trang web, sau đó bạn có thể thêm nội dung hoặc tiện ích con vào đó.
  • Mặc dù SharePoint từng là một CMS giống như WordPress, nơi bạn nhập nội dung và nó được xuất bản lên một trang web công cộng, phiên bản Microsoft 365 thường được sử dụng như một không gian cộng tác.


Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *