Làm thế nào để phác thảo một quy trình làm việc trong ý tưởng
Cho dù đó là công việc sáng tạo, xây dựng, quản trị hay việc gì khác, bạn sẽ thường thấy mình với những công việc lặp đi lặp lại trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Tạo một quy trình làm việc đã thiết lập sẽ giúp bạn và đồng nghiệp của bạn hòa nhịp với nhau, đặc biệt là khi giới thiệu một người mới.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phác thảo quy trình làm việc trong Notion để bạn và nhóm của bạn biết trạng thái và các bước của từng nhiệm vụ bạn đang thực hiện.
Mục Lục
Lợi ích của việc phác thảo quy trình làm việc trong khái niệm
Trình bày quy trình làm việc của bạn trong Notion sẽ giúp nhóm của bạn hình dung và ghi nhớ các bước họ cần thực hiện khi bắt đầu hoặc hoàn thành một nhiệm vụ. Nó cũng sẽ giúp mọi người biết một nhiệm vụ cụ thể đang ở giai đoạn nào.
Ví dụ: nếu viết bài đăng trên blog là một công việc lặp lại, bạn có thể chia quá trình sáng tạo thành bốn bước: soạn thảo, chỉnh sửa, hình ảnh và tải lên. Khi người viết trong nhóm của bạn hoàn thành bản nháp, họ có thể đánh dấu phần nhiệm vụ của mình đã hoàn thành trên bảng và đặt người chịu trách nhiệm chỉnh sửa làm người được giao.
Ngay cả khi bạn đang làm việc một mình, đây là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ của bạn vì bạn sẽ có cái nhìn tổng quan chi tiết hơn về khối lượng công việc của mình. Nó cũng giúp chia những việc cần làm cồng kềnh hơn thành các mục hành động nhỏ hơn, có thể giúp ngăn chặn tình trạng quá tải.
Phác thảo một quy trình làm việc trong khái niệm với các trạng thái
Sử dụng cơ sở dữ liệu bảng đơn giản trong Notion sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan cô đọng về quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể nhanh chóng xem từng bước đang thực hiện nhiệm vụ nào, so sánh với ngày đến hạn và kiểm tra xem ai đang làm việc đó mà không cần phải cuộn nhiều.
Trong ví dụ này, mỗi cột đại diện cho một bước trong quá trình viết. Để bắt đầu, hãy quyết định các bước bạn muốn chia các nhiệm vụ định kỳ của mình thành và tạo một trang mới bằng cách chọn tùy chọn ở góc dưới bên trái của Ghi chú. Khi bạn đang ở trang mới, thay vì chọn một mẫu, hãy hiển thị các lệnh bằng cách sử dụng dấu gạch chéo và chọn Cơ sở dữ liệu bảng – Nội tuyến.
Các Tên cột sẽ là nơi bạn đặt tên nhiệm vụ của mình và cột bổ sung xuất hiện bạn có thể xóa. Tiếp theo, thêm một cột mới bằng cách chọn biểu tượng thêm ở góc trên cùng bên phải của bảng và trong loại tài sản menu, chọn lựa chọn.
Nhấp vào ô bên dưới và nhập trạng thái bạn muốn sử dụng và Notion sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc biến nó thành lựa chọn. Từ đó, bạn có thể thay đổi màu sắc bằng cách sử dụng ba dấu chấm bên cạnh nó.
Tạo tất cả các trạng thái bạn muốn sử dụng theo các hướng dẫn tương tự và nhấp vào tiêu đề cột để hiển thị menu và sao chép nó cho đến khi bạn có một cột cho mỗi bước. Đặt tên chúng cho phù hợp.
Bây giờ, khi bạn và đồng nghiệp của bạn đi, bạn có thể sử dụng các trạng thái để thông báo rằng bạn đang ở bước nào và nó đang diễn ra như thế nào. Vì vậy, thay vì chỉ đơn giản là đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể cho nhóm của mình biết bạn đang làm việc trên một hạng mục mà không thực sự nói như vậy.
Ví dụ sử dụng làm để cho thấy chưa có ai làm việc trên nó, trong tiến trình nói rằng nó đang được tiến hành, hoàn chỉnh để cho thấy nó đã hoàn thành, giữ lại để cho người khác biết nó bị tạm dừng và mắc kẹt để cho biết người được giao cần giúp đỡ.
Nếu nhóm của bạn cần thông báo chi tiết cụ thể, họ có thể nhận xét về trang nhiệm vụ bằng cách nhấp vào tên của nó và mở nó lên. Trường trống bên dưới là nơi lý tưởng cho các thông tin chi tiết ban đầu. Trường nhận xét là tối ưu để đặt câu hỏi, thông báo rằng bạn đang thực hiện dự án hoặc đưa ra đề xuất.
Việc có những cuộc trò chuyện này trong Notion cũng sẽ cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào thông tin, thay vì giới hạn quyền truy cập trong một tin nhắn trực tiếp hoặc bị lạc trong một cuộc trò chuyện nhóm.
Ngay cả khi bạn đang làm việc một mình, việc sử dụng trạng thái và để lại nhận xét cho bản thân sẽ rất hữu ích khi bạn chọn sao lưu một nhiệm vụ.
Phác thảo quy trình làm việc trong khái niệm với danh sách kiểm tra
Nếu bạn là người thích giữ cho nó đơn giản và chỉ muốn cho người khác biết một nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể phác thảo quy trình làm việc của mình bằng cách sử dụng các cột danh sách kiểm tra. Làm như vậy cũng là một cách tuyệt vời để tiết kiệm không gian nếu bạn cần bao gồm nhiều cột trong quy trình làm việc của mình. Tuy nhiên, tốt nhất hãy giữ chúng ở mức tối thiểu nếu bạn có thể.
Bạn thêm cột danh sách kiểm tra giống như cách bạn làm chọn cột bằng cách nhấp vào nút thêm ở góc trên bên trái của bảng và tất cả những gì bạn cần làm là đặt tên cho chúng.
Sử dụng những thứ này, bạn sẽ vẫn có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về vị trí của bạn và nhóm của bạn với các nhiệm vụ, với giao diện văn bản ít lộn xộn hơn trong các trạng thái. Nó đặc biệt tuyệt vời cho những đội có thể muốn mức độ ưu tiên nổi bật hơn mọi thứ khác.
Ngoài ra, tất nhiên, bạn vẫn có thể giao tiếp trong các nhận xét, nhưng trạng thái của mỗi bước không phải là trọng tâm — chỉ là nó đã hoàn thành hay chưa.
Các hạng mục khác mà bạn có thể muốn đưa vào quy trình làm việc ý tưởng của mình
Một số cột khác mà bạn có thể muốn đưa vào dòng công việc Ý tưởng của mình là cột liên kết nếu dự án của bạn nằm trong ổ đĩa hoặc phần mềm trực tuyến hoặc tập tin và cột phương tiện nếu bạn đang giao tài liệu qua lại.
Nếu bạn thấy bạn không muốn một thuộc tính cụ thể hiển thị dưới dạng một cột trong cơ sở dữ liệu của mình, hãy nhớ rằng bạn có thể ẩn nó khỏi bảng của mình, nhưng nó sẽ vẫn hiển thị trong danh sách thuộc tính khi bạn nhấp vào một dự án.
Thêm ghi chú vào trang phía trên hoặc bên dưới bảng của bạn cũng sẽ giúp bạn và đồng nghiệp của bạn tìm hiểu và ghi nhớ các bước trong quy trình làm việc của bạn.
Làm điều này đặc biệt hữu ích cho việc giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, vì họ sẽ biết tất cả các bước và hướng dẫn của bạn sẽ cho họ biết chính xác những gì họ cần làm khi đến người tiếp theo.
Hòa vào nhịp điệu với ý niệm
Bằng cách phác thảo quy trình làm việc trong Notion, bạn đang loại bỏ phỏng đoán của một quy trình và chia các dự án lớn hơn thành các cột mốc nhỏ hơn, có tổ chức. Bằng cách này, bạn và nhóm của bạn sẽ có tất cả mọi thứ ở một nơi và không ai cần phải đi tìm kiếm.
Nếu bạn vẫn chưa xem qua Notion, khả năng tùy chỉnh và đơn giản của nó cho phép bạn quản lý bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy bế tắc, bạn có thể bắt đầu với một số mẫu trong số đó và tìm hiểu khi bạn tiếp tục.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
