Làm thế nào để ghi chú trong các cuộc họp thu phóng như một chuyên gia
Cho dù đó là cuộc họp nhóm hay cuộc gọi khách hàng, các cuộc họp Zoom đã trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống của mọi nhân viên từ xa. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều quên phần thảo luận sau khi cuộc họp kết thúc. Việc không nhớ những điểm nổi bật của cuộc họp có thể khiến bạn làm việc kém hiệu quả, dẫn đến không đạt hiệu quả công việc. Vậy, làm thế nào để bạn luôn cập nhật tất cả các cuộc họp trực tuyến của mình?
Nhập ghi chú cuộc họp. Mặc dù đây không phải là một khái niệm mới, nhưng nhiều người không có hệ thống ghi chú phù hợp để giúp họ theo kịp các cuộc gọi của mình. Nhưng làm thế nào để bạn ghi chú trong các cuộc họp Zoom? Hãy cùng tìm hiểu.
Mục Lục
Ghi chú cuộc họp so với Biên bản: Sự khác biệt là gì?
Hầu hết thời gian, mọi người sử dụng ghi chú cuộc họp và biên bản cuộc họp thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng không giống nhau và hiểu được sự khác biệt của chúng có thể giúp tăng hiệu quả của bạn.
Ghi chú và biên bản đều là những hành động ghi lại những điểm cần thiết được thảo luận trong một cuộc họp, nhưng chúng nhằm vào những điều khác nhau. Ghi chú cuộc họp là thông tin nhanh về ý tưởng, kế hoạch, mục tiêu, hành động, thời hạn được đề cập trong cuộc họp. Bạn có thể sửa đổi nội dung tùy theo mục đích và ý định của mình.
Mặt khác, biên bản cuộc họp là các chi tiết chính thức có thể dùng làm tài liệu pháp lý của cuộc họp mà kiểm toán viên và tòa án có thể xem. Về cơ bản, biên bản ghi lại thông tin như những người tham dự cuộc họp và những người vắng mặt, các chủ đề được thảo luận, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp, các quyết định được đưa ra, v.v. Các phút tuân theo một cấu trúc nhất định, không giống như các ghi chú có thể được thay đổi.
Cách ghi chú trong cuộc họp thu phóng
Bên cạnh việc sử dụng cá nhân, ghi chú cuộc họp cũng có thể đóng vai trò là tài nguyên để đồng nghiệp của bạn sử dụng, đặc biệt nếu bạn sẵn sàng chia sẻ thông tin của mình. Vì họ có tất cả các thông tin quan trọng được thảo luận trong một cuộc họp, nó có thể giúp tăng năng suất của nhóm của bạn.
Tuy nhiên, ghi chú cuộc họp của bạn nên có cấu trúc. Nếu không, sẽ không ai hiểu họ. Đây là cách bạn có thể ghi chú cuộc họp như một người chuyên nghiệp:
1. Tự làm quen với những kiến thức cơ bản về ghi chép
Khi ghi chú, có một số chủ đề mà bạn nên đề cập. Dưới đây là những điều bạn nên bao gồm:
TRƯỚC CUỘC HỌP: Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy viết ra những thông tin chi tiết đã có sẵn để bạn không lãng phí thời gian. Đây là chúng:
- Ngày và giờ: Điều này sẽ giúp bạn tổ chức và sắp xếp các ghi chú của mình tốt.
- Người tham dự và loại cuộc họp: Đó là một cuộc gọi khách hàng hay một cuộc họp nhóm? Ai đã tham dự nó?
- Chương trình nghị sự: Tóm tắt nội dung cuộc họp.
- Ý tưởng: Bạn có điều gì muốn chia sẻ trong cuộc họp không? Viết chúng ra, để bạn không quên chúng.
TRONG SUỐT CUỘC HỌP: Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể tập trung ghi chú vào những điều quan trọng được đề cập trong cuộc họp, chẳng hạn như:
- Các mục hành động: Nếu có bất kỳ kế hoạch nào được thảo luận trong cuộc họp, hãy viết nó ra giấy. Cung cấp các thông tin chi tiết được đề cập, chẳng hạn như những người liên quan, nhiệm vụ và trách nhiệm, thời hạn và ngày đến hạn.
- Sự thật: Bất kỳ sự kiện quan trọng nào được nêu trong cuộc họp.
- Câu hỏi và trả lời: Ghi lại các câu hỏi được hỏi trong cuộc họp và câu trả lời của họ để bạn có thể tham khảo nếu cần.
2. Không ghi lại mọi thứ bạn nghe
Ghi chú không phải là ghi lại mọi thứ được đề cập trong cuộc họp Thu phóng. Viết ra toàn bộ cuộc họp là một cách tiếp cận cũ; chuyên nghiệp không làm điều đó nữa. Nếu bạn thử phương pháp cũ, rất có thể bạn sẽ thất bại. Điều này là do toàn bộ quá trình tốn thời gian và làm mất đi mục đích chính của việc ghi chú. Nó cũng sẽ gây nhầm lẫn cho bạn hoặc bất cứ ai đọc nó, vì nó sẽ chứa những thông tin thừa không cần thiết.
Thay vào đó, chỉ ghi lại các từ khóa và mục hành động. Về cơ bản, bạn lấy các từ khóa và tạo một bản tóm tắt về điểm và bất cứ điều gì cần phải làm với nó. Bạn có thể xem những điều cơ bản về ghi chú để ghi chú ngắn gọn và dễ hiểu.
3. Tạo Mẫu
Để thực hiện toàn bộ quá trình ghi chú nhanh hơn, bạn cần tạo một mẫu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian suy nghĩ xem chi tiết nào sẽ đi đến đâu. Đồng thời, bạn không cần phải mất thêm thời gian để chỉnh sửa nó sau cuộc họp vì nó đã được định dạng sẵn.
Bạn có thể tạo một mẫu phù hợp với nhu cầu của mình hoặc bạn cũng có thể thực hiện theo các chiến lược ghi chú khác nhau. Ví dụ: bạn có thể thử phương pháp góc phần tư và chia ghi chú của mình thành bốn phần: câu hỏi, việc cần làm, đã chỉ định và ghi chú. Nếu bạn là người thích trực quan, bản đồ tư duy có thể là một mẫu lý tưởng.
Ngoài các chiến lược, bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú để giúp bạn sắp xếp mọi thứ dễ dàng hơn. Một số ứng dụng đã có sẵn mẫu để bạn sử dụng, vì vậy bạn không cần phải suy nghĩ về việc tạo hoặc tìm một mẫu.
4. Xác định mục tiêu của bạn
Nếu bạn muốn thành công trong việc viết ghi chú cuộc họp Zoom, điều quan trọng nhất bạn cần xem xét là mục tiêu của mình. Hãy tự hỏi bản thân: Tại sao bạn lại viết ghi chú? Bạn có muốn sử dụng điều này để hiệu quả và thăng tiến sự nghiệp của mình không? Bạn có đang viết ghi chú như một phần công việc của mình không? Bạn có muốn chia sẻ chúng không? Bạn đang làm điều đó để có tổ chức hơn? Bạn muốn gì để thoát khỏi nó?
Việc xác định mục tiêu ghi chú cho phép bạn có động lực hơn để làm tốt hơn. Nếu bạn biết mình muốn đạt được điều gì, việc viết ghi chú cuộc họp sẽ trở thành một cuộc dạo chơi trong công viên, vì bạn sẽ hiểu rõ hơn về kết quả mong muốn của mình. Hãy nhớ rằng, ghi chú cuộc họp của bạn sẽ giúp bạn trở nên tốt hơn trong sự nghiệp của mình. Đây không chỉ là điều bạn làm; nó có thể giúp bạn tiến bộ và hiệu quả hơn nhiều trong công việc.
Luôn Ghi Chú Trong Các Cuộc Họp Thu Phóng Có Thực Tế Không?
Không phải lúc nào bạn cũng phải ghi chép trong các cuộc họp. Tuy nhiên, bạn cần học cách đánh giá mức độ quan trọng của mỗi cuộc gọi mà bạn thực hiện. Ví dụ: nếu đó chỉ là một cuộc gọi căn chỉnh và không có chi tiết quan trọng nào được đề cập, bạn có thể bỏ qua ghi chú và tập trung vào chính cuộc gọi đó.
Tuy nhiên, ghi chú là một kỹ năng cần thiết bạn nên học để thăng tiến trong sự nghiệp của mình. Ngoài việc giúp hiệu quả, nó có thể dẫn đến khả năng lưu giữ tốt hơn, có thể cải thiện trí nhớ dài hạn của bạn. Nó cũng xây dựng trách nhiệm giải trình và nâng cao hiệu suất của đồng đội của bạn, cho phép họ nhận thức rõ hơn về những gì họ phải làm. Cuối cùng, nó đưa ra định hướng, vì vậy bạn biết nơi tập trung sự chú ý của mình.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
