/ / Kiểm tra thời gian là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Kiểm tra thời gian là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Đó là một ngày bận rộn tại nơi làm việc. Bạn ngồi vào bàn làm việc, dán mắt vào máy tính. Đã đến giờ đóng cửa. Khi bạn sẵn sàng rời đi, bạn kiểm tra khối lượng công việc bạn đã hoàn thành. Những gì bạn thấy không khớp với số giờ bạn đặt. Bạn tự hỏi tại sao lại như vậy.

Bạn có thể đã dành phần lớn thời gian của mình để tương tác trên mạng xã hội thay vì làm công việc bạn đã đặt ra.

Kịch bản này giải thích có bao nhiêu người dành thời gian của họ tại nơi làm việc. Đặt ra một con đường khác cho chính bạn bằng cách kiểm tra thời gian để đầu tư thời gian của bạn tốt hơn.

Tại sao Bạn Cần Thực hiện Kiểm tra Thời gian?


Người phụ nữ nghề nghiệp trên điện thoại

Kiểm tra thời gian là một quá trình có hệ thống được sử dụng để xem xét cách bạn sử dụng thời gian của mình. Nó cho phép bạn quản lý thời gian hiệu quả để đạt được mục tiêu của mình.

Cách bạn đầu tư thời gian vào công việc ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Những người hiệu quả nhất là những người dành thời gian của họ để sử dụng tốt. Còn cách nào tốt hơn để biết bạn sử dụng thời gian như thế nào hơn là kiểm tra thời gian?

Hãy xem một số lý do tại sao bạn nên xem xét thời gian một cách nghiêm túc hơn.

1. Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nó hạn chế sự dư thừa cướp đi thời gian của bạn.

Bạn dành vài giờ tại nơi làm việc. Nhưng vào cuối ngày, bạn nhận ra rằng không có quá nhiều điều đã được hoàn thành. Kiểm tra thời gian giúp bạn tìm ra những hoạt động không hiệu quả mà bạn dành thời gian của mình.

2. Ra quyết định hợp lý

Kiểm tra thời gian đặt nền tảng vững chắc cần thiết để đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm đạt được mục tiêu của bạn. Bạn có xu hướng đưa ra các quyết định theo lý trí hơn là cảm tính.

Việc đạt được các mục tiêu kinh doanh sẽ nhanh hơn khi bạn gắn một khung thời gian cho chúng. Với việc kiểm tra thời gian hiệu quả, bạn xác định được lượng thời gian bạn có thể dành cho các mục tiêu của mình và hướng tới việc hoàn thành một số mốc quan trọng trong một khoảng thời gian cụ thể.

3. Ý thức về thời gian và giá trị

Bạn có thể đang đầu tư thời gian vào những hoạt động không hiệu quả mà không hề nhận ra. Bạn có thể dành vài giờ trên máy tính của mình tại nơi làm việc. Nhưng bạn vẫn bận rộn trên Facebook trong hầu hết những giờ khi bạn được cho là đang làm việc. Vào cuối ngày, bạn biết rằng bạn đã dành hàng giờ trên máy tính của mình, nhưng bạn không có kết quả nào để hiển thị cho nó.

Kiểm tra thời gian giúp bạn hiểu không chỉ tầm quan trọng của thời gian mà còn giúp bạn đầu tư nó như thế nào. Biết được những dự án không hiệu quả chiếm thời gian của bạn sẽ giúp bạn cân nhắc trong việc cân nhắc thời gian của mình.

4. Tính khách quan

Thực hiện kiểm tra thời gian giúp bạn khách quan hơn là chủ quan. Bạn thu thập các dữ kiện về cách thức và nơi bạn sử dụng thời gian. Đối với một người quyết tâm thực hiện trò chơi của họ trong sự nghiệp hoặc công việc của họ, điều đó thúc đẩy bạn trở nên chủ động với thời gian của mình hơn là phản ứng.

Thay vì để các sự kiện không có kế hoạch ngốn hết thời gian của bạn, việc kiểm tra thời gian thúc đẩy bạn tạo ra một lịch trình hoạt động của mình từ trước và tuân thủ nó một cách nghiêm ngặt.

Kế hoạch làm việc hàng tuần là một sáng kiến ​​hiệu quả để bạn chủ động thời gian trong công việc. Nó cung cấp cho bạn thông tin về các hoạt động bạn sẽ tham gia trong tuần trước thời hạn.

5. Trách nhiệm giải trình

Kiểm toán thời gian thích hợp là cảnh sát trách nhiệm. Nó không chỉ khiến bạn phải chịu trách nhiệm về cách bạn sử dụng thời gian mà còn cho bạn ý tưởng về cách bạn có thể sử dụng thời gian của mình để sử dụng tốt hơn. Và nếu bạn không tuân thủ nó, hậu quả có thể nhìn thấy trong tất cả các nhiệm vụ, mục tiêu và mục tiêu mà bạn chưa hoàn thành.

Trách nhiệm giải trình về việc sử dụng thời gian rất hữu ích nếu bạn đang làm việc với một nhóm. Kiểm tra thời gian cho bạn biết cách mọi thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của họ.


Người phụ nữ viết trên bàn làm việc

Tiến hành kiểm tra thời gian hiệu quả đòi hỏi phải theo dõi và ghi lại chính xác những gì bạn dành thời gian làm hàng ngày. Dữ liệu được ghi lại từ một cuộc kiểm tra thời gian thành công giúp tạo biểu đồ thời gian trong tương lai và lịch trình dự kiến.

Có những công cụ cơ bản mà bạn có thể sử dụng để tận dụng tối đa thời gian kiểm tra của mình. Dưới đây là một số trong số họ.

1. Nhật ký

Nhật ký là một trong những công cụ kiểm tra thời gian lâu đời nhất và đơn giản nhất nhưng vẫn hiệu quả. Nhật ký đã có từ rất lâu trước khi có sự ra đời của máy tính và internet. Bạn có thể đã có một cuốn nhật ký, nơi bạn ghi lại những sự kiện trong cuộc sống của mình khi lớn lên.

Các loại sữa vẫn còn rất nhiều xung quanh. Nhưng thay vì sử dụng nhật ký in cũ, bạn có thể sử dụng nhật ký điện tử để theo dõi các hoạt động của mình.

Dữ liệu có trong nhật ký của bạn giúp bạn biết bạn sử dụng thời gian như thế nào.

2. Bảng công việc kiểm tra thời gian

Bảng tính kiểm tra thời gian là một tài liệu điện tử chứa dữ liệu được ghi lại, kết quả được đánh giá và khoảng thời gian của quá trình kiểm tra thời gian. Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng xác định và tham khảo về cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Liên quan: Các Mẫu Bảng chấm công Tốt nhất để Theo dõi Giờ của Bạn

3. Phần mềm theo dõi thời gian

Nhờ những tiến bộ trong công nghệ, có một số công cụ bạn có thể sử dụng để theo dõi thời gian và tăng năng suất của mình.

Các công cụ theo dõi thời gian như Apploye có hiệu quả trong việc kiểm tra thời gian bằng cách theo dõi các hoạt động bạn tham gia trực tuyến và hiển thị thời lượng của mỗi hoạt động. Dựa trên cài đặt của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo khi bạn đang dành quá nhiều thời gian trên một trang web hoặc ứng dụng cụ thể.

Liên quan: Ứng dụng và phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất

6 bước để kiểm tra thời gian hiệu quả


Người đàn ông làm việc trên máy tính

Dành thời gian của bạn để sử dụng tốt hơn mang lại sự thay đổi to lớn trong hiệu suất của bạn trong công việc. Một giờ dành cho các nhiệm vụ hiệu quả có giá trị hơn 10 giờ dành cho các hoạt động phù phiếm. Chút thắc mắc, những nhân viên đầu tư thời gian của họ một cách khôn ngoan sẽ hiệu quả hơn.

Bạn đã sẵn sàng để kiểm tra thời gian chưa? Dưới đây là một số bước để hướng dẫn bạn.

1. Đặt mục tiêu

Tại sao bạn muốn thực hiện kiểm tra thời gian? Câu hỏi có vẻ đơn giản nhưng trả lời nó có thể khó, đặc biệt nếu bạn chưa suy nghĩ kỹ.

Xác định mục tiêu của bạn ngay từ đầu. Nắm bắt được nó sẽ giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng đối với bạn. Khi kết thúc quá trình kiểm tra, bạn sẽ biết cách triển khai các phát hiện của mình.

2. Thiết lập thời hạn

Sau khi thiết lập mục tiêu, hãy thiết lập thời hạn hoàn thành mục tiêu. Nếu không, nó có thể tồn tại quá lâu. Ghi lại những hoạt động mà bạn tham gia trong thời hạn đã định.

Bạn muốn hoàn thành công việc ngay lập tức, đừng vội vàng. Toàn bộ bản chất của cuộc kiểm tra sẽ bị đánh bại nếu kết quả của bạn không chính xác. Quy tắc ngón tay cái là di chuyển với tốc độ vừa phải.

3. Lập kế hoạch chiến lược

Bạn phải có một kế hoạch chi tiết về cách bạn dự định đạt được các mục tiêu mà bạn đã đặt ra để hoàn thành trong quá trình kiểm tra thời gian. Kế hoạch này phải thực tế và có thể liên quan.

Lập kế hoạch chiến lược trong cuộc đánh giá thời gian của bạn bao gồm việc đưa mọi người trong nhóm của bạn đi cùng và cung cấp các công cụ và nguồn lực cần thiết cho cuộc đánh giá. Một kế hoạch hiệu quả giúp bạn loại bỏ lãng phí thời gian và nguồn lực.

4. Thu thập dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu là một bước rất cần thiết trong quá trình kiểm toán thời gian. Điều này được thực hiện bằng cách thu thập hồ sơ về cách bạn đã sử dụng thời gian của mình cho đến thời điểm này.

Để di chuyển từ điểm A đến điểm B thành công, bạn phải hiểu động lực của điểm A và sau đó sử dụng thông tin này làm hướng dẫn để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

5. Phân tích dữ liệu đã thu thập

Phân tích dữ liệu thu thập được giúp bạn xác định mối tương quan giữa nơi bạn đã từng ở và vị trí hiện tại của bạn. Không phải tất cả dữ liệu được thu thập đều cần thiết cho việc kiểm tra của bạn.

Bạn phải lọc ra những khoảng trống trong dữ liệu của mình vì chúng có thể làm thay đổi độ chính xác của quá trình kiểm toán của bạn. Tập trung vào dữ liệu quan trọng. Dữ liệu này cần được phân tích và phân loại để phù hợp với mục tiêu của cuộc đánh giá thời gian.

6. Đặt mục tiêu

Các mục tiêu luôn giữ bạn vững chắc và mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành. Làm việc để đạt được các mục tiêu kiểm toán thời gian của bạn ngay lập tức có thể quá sức, đặc biệt là khi các mục tiêu lớn.

Chia mục tiêu của bạn thành các mục tiêu nhỏ để đạt được trong các khoảng thời gian cụ thể. Khi bạn đạt được từng mục tiêu, hãy tự chúc mừng vì đã hoàn thành tốt công việc. Năng lượng tích cực của bạn từ việc đạt được mục tiêu thúc đẩy bạn đạt được các mục tiêu khác, đưa bạn đến gần hơn với các mục tiêu lớn của mình.

Đếm từng giây

Bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng những việc không hiệu quả mà bạn dành thời gian của mình. Kiểm tra thời gian đưa thông tin này lên hàng đầu, cho bạn thấy những hoạt động làm lãng phí thời gian quý báu của bạn.

Thời gian luôn chuyển động. Nếu bạn mất nó, bạn không thể lấy lại được. Nếu một hoạt động không tạo thêm giá trị cho sự nghiệp hoặc cuộc sống công việc của bạn, thì nó không đáng để bạn quan tâm.


Một minh họa về việc thiết lập thời hạn của riêng mình
Làm thế nào để hoàn thành thời hạn và hoàn thành công việc đúng hạn: 8 lời khuyên

Học cách bám sát thời hạn tự đặt ra và hoàn thành công việc trước thời hạn. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích!

Đọc tiếp


Giới thiệu về tác giả

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *