Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về định dạng Google Trang tính

Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính trực tuyến tuyệt vời để sắp xếp, tính toán và phân tích dữ liệu. Chương trình có nhiều tính năng, đó là lý do tại sao việc học cách sử dụng Google Trang tính có vẻ khó khăn đối với những người không quen thuộc với nó. Tuy nhiên, một khi bạn đã hiểu rõ về nó, việc sử dụng nó rất dễ dàng.

Hướng dẫn sau đây dạy cho người mới bắt đầu những cách khác nhau để định dạng dữ liệu trong Google Trang tính. Chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu cách nhóm các hàng lại với nhau, chia cột, ẩn đường lưới, v.v.

1. Nhóm các hàng trong Google Trang tính

Hãy xem xét bạn có bảng điểm sau:

Để nhóm các hàng của bảng đánh dấu, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn các hàng bạn muốn nhóm. Trong ví dụ này, hãy chọn các hàng 2 ĐẾN 6.
2. Truy cập Google Trang tính Thanh menu ở trên cùng.
3. Nhấp chuột Xemsau đó đi đến Nhóm và chọn Nhóm hàng 2 – 6.

Một phương pháp khác để nhóm các hàng như sau:

1. Chọn các hàng bạn muốn nhóm lại với nhau.
2. Nhấp chuột phải vào chuột hoặc bàn di chuột.
3. Đi đến Xem nhiều hành động hàng.
4. Lựa chọn Nhóm hàng 2 – 6.

Sau khi nhóm các hàng theo bất kỳ phương pháp nào nêu trên, các hàng của bạn sẽ trông như thế này:

Như bạn có thể thấy, có một dấu trừ phía trên các hàng được nhóm. Bạn có thể dễ dàng thu gọn (hoặc mở rộng) các hàng được nhóm từ đây.

2. Xóa mọi hàng khác trong Google Sheets

Hãy xem xét dữ liệu trong hình dưới đây:

Thực hiện theo các bước bên dưới để xóa mọi hàng khác bằng chức năng bộ lọc của Google Trang tính:

1. Chọn hàng đầu tiên (tức là, A1:C1).
2. Đi đến Tạo bộ lọc biểu tượng trong Thanh menu và chọn Tạo chế độ xem bộ lọc mới. Bạn sẽ thấy rằng toàn bộ hàng đầu tiên có lọc biểu tượng.

   

3. đi đến lọc biểu tượng và chọn Lọc theo điều kiện.
4. bên trong Lọc theo điều kiệnlựa chọn Công thức tùy chỉnh là.

   

5. Nhập công thức sau vào hộp văn bản trống:

    =ISODD(ROW(A1)) 

6. Lựa chọn ĐƯỢC RỒI. Bạn sẽ thấy rằng mọi hàng khác trong bảng điểm đã bị xóa.

   

3. Di chuyển Hàng & Cột trong Google Trang tính

Khi làm việc trong Google Trang tính, bạn sẽ thường xuyên cần di chuyển các cột để định dạng bảng tính của mình tốt hơn. Nếu bạn không chắc chắn cách thực hiện, hãy làm theo bất kỳ phương pháp nào dưới đây:

Sử dụng Công cụ gốc của Google Trang tính

Để di chuyển một cột bằng công cụ gốc của Google Trang tính, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Chọn cột bạn muốn di chuyển.
2. Đi đến Biên tập bên trong Thanh menu.
3. Nhấp chuột Di chuyển.
4. Lựa chọn Cột bên trái hoặc Cột bên phải nếu bạn muốn cột di chuyển sang trái hoặc phải tương ứng.

Để di chuyển một hàng bằng công cụ gốc của Google Trang tính, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Chọn hàng bạn muốn di chuyển.
2. Đi đến Biên tập bên trong Thanh menu.
3. Nhấp chuột Di chuyển.
4. Lựa chọn Hàng lên hoặc Hàng xuống nếu bạn muốn di chuyển hàng lên hoặc xuống tương ứng.

Sử dụng tùy chọn Cắt/Dán

1. Chọn dữ liệu trong cột (hoặc hàng) bạn muốn di chuyển.
2. Nhấp chuột phải vào chuột hoặc bàn di chuột của bạn và chọn Cắt.
3. Chuyển đến cột (hoặc hàng) mà bạn muốn chuyển dữ liệu đến.
4. Nhấp chuột phải vào chuột hoặc bàn di chuột của bạn và chọn Dán.

Sử dụng Tùy chọn Kéo/Thả

Cách đơn giản nhất để di chuyển hàng hoặc cột trong Google Trang tính là chọn toàn bộ hàng hoặc cột bạn muốn di chuyển, sau đó kéo và thả nó vào vị trí mong muốn.

4. Gộp và tách cột trong Google Sheets

Đôi khi, bạn cần kết hợp hai cột riêng biệt với nhau trong khi định dạng trong Google Trang tính. Là người mới bắt đầu, bạn có thể không biết cách thực hiện, nhưng nó khá đơn giản:

1. Chọn các cột bạn cần kết hợp.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Lựa chọn loại hợp nhất biểu tượng và chọn Hợp nhất theo chiều ngang.

   

3. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhắc bạn rằng chỉ giá trị trên cùng bên trái sẽ còn lại trong ô được hợp nhất.

   

4. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI và hai cột sẽ kết hợp (hoặc hợp nhất) thành một.

Để hủy hợp nhất ô này, hãy chuyển đến Chọn loại hợp nhất biểu tượng và chọn Hủy hợp nhất. Nhưng nếu bạn muốn chia văn bản bên trong một cột thành hai hoặc nhiều cột thì sao?

Giả sử chúng ta có một tập hợp tên sinh viên và muốn tách chúng thành họ và tên của họ. Bạn có thể làm điều đó với sự giúp đỡ của Tách văn bản thành cột chức năng bằng cách làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn cột bạn muốn tách.

   

2. Nhấp chuột Dữ liệu (bên trong Thanh menu) và chọn Tách văn bản thành cột.
3. Bạn sẽ thấy rằng một dấu phân cách hộp xuất hiện ngay bên dưới dữ liệu đã chọn. Đặt dấu tách thành Không gian.

   

Trong dấu phân cách, chúng tôi chọn Không gian bởi vì, trong trường hợp của chúng tôi, văn bản (tên) mà chúng tôi muốn chia thành các cột được phân tách bằng dấu cách. Nếu các tên được phân tách bằng dấu phẩy, dấu chấm hoặc dấu chấm phẩy, thì chúng tôi sẽ chọn tên đó làm tên dải phân cách.

5. Ẩn Gridlines trong Google Sheets

Đường lưới là nền tảng của bất kỳ bảng tính nào (Excel hoặc Google Sheets). Chúng giúp tách dữ liệu trong từng ô, giúp việc lấy dữ liệu hay tính toán trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn tất với bảng tính của mình và muốn in kết quả, việc loại bỏ các đường lưới thường là một ý tưởng hay để làm cho bản in bớt lộn xộn và dễ nhìn. Giống như cách bạn có thể ẩn đường lưới trong Microsoft Excel, bạn có thể làm như vậy trong Google Trang tính như sau:

1. Đi đến Xem bên trong Thanh menu.
2. Lựa chọn Trình diễn.
3. Nhấp chuột đường lưới để bỏ chọn nó.

Bạn có thể muốn xóa đường lưới của một phần cụ thể trong trang tính của mình. Trong trường hợp đó, hãy chọn khu vực mà bạn muốn xóa đường lưới và làm theo các bước nêu trên. Nếu bạn muốn giữ lại các đường lưới trong trang tính gốc và loại bỏ chúng trong bản in ra, bạn có thể làm điều đó bằng cách làm theo các bước dưới đây:

1. Nhấn CTRL + P để mở ra Cài đặt in trang.
2. Dưới định dạng trong bảng bên phải của Cài đặt in trang, bỏ chọn Hiển thị đường lưới.
3. Lựa chọn Kế tiếp để xem bản xem trước (bạn sẽ thấy nó không có đường lưới).
4. Nhấp chuột In.

6. Ẩn hoặc xóa các hàng và cột không sử dụng trong Google Sheets

Khi bạn làm việc xong trên trang tính của mình và không cần thêm bất kỳ thông tin nào, bạn có thể ẩn tất cả các ô không sử dụng trong trang tính. Điều này mang lại cho nó một cái nhìn rõ ràng hơn và chỉ nhấn mạnh vào các ô được sử dụng.

Đây là cách bạn có thể ẩn các ô không sử dụng trong Google Trang tính:

1. Chọn tất cả các cột không sử dụng bằng cách chọn cột không sử dụng đầu tiên (Cột D trong trường hợp của chúng tôi), sau đó nhấn CTRL + Shift + phím mũi tên phải.
2. Bây giờ bạn đã chọn các cột Đ. ĐẾN zbấm chuột phải vào khu vực được đánh dấu và bấm Ẩn cột D – Z.
3. Bạn cũng có thể xóa các cột bằng cách nhấp vào Xóa cột D – Z.

Để ẩn tất cả các hàng không sử dụng, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn tất cả các hàng không sử dụng bằng cách chọn hàng không sử dụng đầu tiên (Hàng 11 trong trường hợp của chúng tôi), sau đó nhấn CTRL + Shift + phím mũi tên xuống.
2. Bây giờ bạn đã chọn các hàng 11 ĐẾN 1000bấm chuột phải vào khu vực được đánh dấu và bấm Ẩn hàng 11 – 1000.
3. Bạn cũng có thể xóa các hàng bằng cách nhấp vào Xóa hàng 11 – 1000.

Làm cho bảng tính của bạn đẹp mắt

Đến bây giờ, có lẽ bạn đã trở thành bậc thầy trong việc thao tác với các hàng và cột trong Google Trang tính. Bạn đã học cách ẩn hoặc xóa các hàng/cột không sử dụng, kết hợp hoặc tách cột, các cách khác nhau để di chuyển hàng và cột cũng như tìm hiểu các thao tác định dạng khác trong Google Trang tính.

Bạn có thể sử dụng các thao tác định dạng này để làm cho bảng tính của mình dễ nhìn và dễ đọc hơn. Nhưng việc học còn lâu mới kết thúc. Bạn có thể làm được nhiều điều hơn nữa với Google Trang tính để định dạng bảng tính của mình tốt hơn. Bạn có biết cách định dạng giá trị ô trong Google Trang tính không? Có lẽ đã đến lúc thực hiện bước tiếp theo.