Cách tạo và quản lý ghi chú cuộc họp trong Evernote

Evernote là một công cụ lý tưởng để tạo và quản lý các ghi chú cuộc họp của bạn. Có ba yếu tố cần thiết để một cuộc họp thành công. Chuẩn bị cuộc họp, ghi chép có tổ chức và theo dõi cuộc họp là tất cả những điều kiện tiên quyết để có một cuộc họp tốt. Các tính năng của Evernote giúp bạn thực hiện cả ba điều này một cách dễ dàng.

Tạo Ghi chú Cuộc họp trong Evernote

Evernote cho phép bạn kết nối Lịch Google với tài khoản của mình. Từ giao diện Trang chủ trong ứng dụng, các cuộc họp sắp tới của bạn sẽ hiển thị trong nháy mắt.

Ghi chú: Việc kết nối lịch của bạn yêu cầu đăng ký Cá nhân, Chuyên nghiệp hoặc Nhóm.

Để tạo ghi chú cuộc họp mới, hãy bắt đầu với sự kiện cuộc họp trên lịch của bạn. Sau đó, từ Trang chủ Evernote, hãy nhấp vào biểu tượng bên cạnh sự kiện họp trên tiện ích lịch của bạn. Cuối cùng, bấm vào Tạo ghi chú cho sự kiện.

Evernote tạo một ghi chú được liên kết mà bạn có thể truy cập bằng một cú nhấp chuột. Ghi chú bao gồm một liên kết đến sự kiện trên lịch Google với tất cả các chi tiết cuộc họp. Ghi chú mới được định dạng trước với cấu trúc lý tưởng cho ghi chú cuộc họp. Có phần ghi lại các công việc để theo dõi sau này và phần ghi chú.

Liên kết tài liệu hỗ trợ với ghi chú cuộc họp

Evernote có tính năng liên kết tất cả các tài liệu hỗ trợ có liên quan với ghi chú cuộc họp. Tài liệu tham khảo của bạn không bao giờ nhiều hơn một cú nhấp chuột. Rốt cuộc, thời gian là quá quý giá để lãng phí nó trong việc tìm kiếm các tệp và tài liệu khi bạn đang họp.

Nhấp hoặc nhấn vào sự kiện cuộc họp từ tiện ích lịch để liên kết tệp hoặc tài liệu. Lựa chọn Liên kết ghi chú. Chọn các ghi chú có liên quan đến cuộc họp của bạn.

Bây giờ, bạn sẽ có những gì bạn cần mà không mất thời gian quý báu trong cuộc họp.

Đặt lời nhắc cho thông báo cuộc họp

Bạn đã bao giờ bỏ lỡ một cuộc họp vì bạn cần một lời nhắc? Giải pháp là triển khai lời nhắc trong Cài đặt lịch.

Cài đặt Lịch cho phép bạn xác định loại thông báo bạn nhận được. Ví dụ: bạn có thể nhận được lời nhắc trước khi cuộc họp bắt đầu, vào thời điểm bắt đầu hoặc sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, Evernote có thể nhắc bạn ghi chú hoặc xem lại ghi chú của mình.

Để đặt lời nhắc, hãy nhấp vào sự kiện lịch. Tiếp theo, chọn Hơn nút tùy chọn (ba chấm) ở trên cùng bên phải của tiện ích lịch. Sau đó, chọn Cài đặt lịch….(Ba chấm).

Bạn có thể điều chỉnh cài đặt cho hai tùy chọn: Nhắc tôi ghi chú hoặc Nhắc tôi mở ghi chú. Cái trước dành cho các sự kiện không có ghi chú được liên kết. Cái sau dành cho các sự kiện đã có ghi chú được liên kết.

Ghi chú cuộc họp có tổ chức trong Evernote

Ghi chú cuộc họp được định dạng trước là lý tưởng để ghi lại thông tin quan trọng trong cuộc họp của bạn. Có các phần để nắm bắt các nhiệm vụ và ghi chú không có cấu trúc.

Tính năng nhiệm vụ trong Evernote làm rõ ba yếu tố quan trọng để cuộc họp thành công. Nó phụ thuộc vào việc trả lời ba câu hỏi, “Ai làm gì khi nào?”

• Các nhiệm vụ có thể hành động là gì?
• Ai sẽ làm nhiệm vụ?
• Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ là khi nào?

Evernote làm cho việc quản lý công việc trở nên đơn giản bằng cách cho phép bạn nắm bắt các công việc trong thời gian thực. Nếu bạn làm theo các mẹo trong hướng dẫn của chúng tôi để chọn trình quản lý tác vụ trực tuyến, Evernote đủ điều kiện là ứng dụng năng suất hàng đầu. Ngoài ra, bạn có thể thêm ngày đến hạn và giao nhiệm vụ cho chính mình hoặc một thành viên trong nhóm. Vào cuối cuộc họp, bạn có một danh sách nhiệm vụ có tổ chức với các câu hỏi về ai, cái gì và khi nào.

Phần Ghi chú là nơi ghi lại những thông tin quan trọng, những chỉ dẫn cụ thể hoặc những ý tưởng từ cuộc họp. Viết chúng ra đảm bảo bạn sẽ không đánh mất kết quả chính của cuộc họp.

Evernote Giúp việc theo dõi cuộc họp trở nên dễ dàng

Các cuộc họp thành công bao gồm các hành động tiếp theo với thời hạn. Evernote giúp cho việc lập kế hoạch sau cuộc họp trở nên dễ dàng.

Sử dụng các công việc để thực hiện sau cuộc họp của bạn

Ghi chú cuộc họp có tổ chức giúp các bước tiếp theo của bạn trở nên dễ dàng và rõ ràng. Nhiệm vụ được giao của bạn có trong ghi chú đang chờ bạn thực hiện. Nếu bạn quản lý một nhóm, bạn có một tham chiếu duy nhất cho các nhiệm vụ được giao cho những người khác.

Không ai muốn xuất hiện tại một cuộc họp để nhận ra rằng những hạng mục thiết yếu đó đã bị bỏ dở do thiếu liên lạc. Các ghi chú cuộc họp được tổ chức tốt tạo ra sự rõ ràng, thống nhất và trách nhiệm giải trình cho các cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức. Các tính năng của Evernote làm cho nó trở thành một ứng dụng lý tưởng để sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý các tác vụ.

Cải thiện giao tiếp với nhóm của bạn bằng cách chia sẻ ghi chú cuộc họp

Bạn có thể chia sẻ ghi chú với những người đã tham dự cuộc họp.

Ở góc trên cùng bên phải của ghi chú cuộc họp, hãy nhấp vào Đăng lại. Hộp thoại chia sẻ sẽ mở ra với ba tùy chọn để chia sẻ ghi chú. Các tùy chọn cho phép bạn cho phép ai đó xem chúng bên trong Evernote, xem chúng qua liên kết công khai trong trình duyệt web hoặc dưới dạng bản sao trong email.

• Mời ai đó. Sử dụng tính năng này để chia sẻ với người dùng Evernote khác. Trong hộp Mời ai đó, hãy nhập một hoặc nhiều địa chỉ email, đặt cấp độ quyền và nhấp vào Gửi lời mời.
• Liên kết có thể chia sẻ. Sử dụng tính năng này để chia sẻ ghi chú với người dùng không phải Evernote. Mỗi ghi chú đều có một URL duy nhất mà bạn có thể sao chép và dán để chia sẻ với bất kỳ ai, ngay cả khi người đó không phải là người dùng Evernote. Chuyển đổi Liên kết có thể chia sẻ để kích hoạt nó. Sau đó, sao chép liên kết và chia sẻ nó với bất kỳ ai.
• Gửi bản sao qua email. Bạn có thể gửi email một bản sao của ghi chú với nội dung của ghi chú trong phần nội dung của email. Nhấp chuột Gửi bản sao qua email, sau đó thêm một hoặc nhiều địa chỉ email. Nhấp vào Gửi.

Bằng cách chia sẻ ghi chú cuộc họp, mọi người sẽ ở trên cùng một trang. Tại cuộc họp tiếp theo, có một hồ sơ rõ ràng cho mọi người có thể giao hàng. Mỗi người biết trách nhiệm của mình với ngày đến hạn. Sự rõ ràng làm cho việc thực thi hiệu quả hơn.

Evernote là một giải pháp tuyệt vời để quản lý ghi chú cuộc họp

Evernote là một ứng dụng đa nền tảng. Nó hoạt động trên Mac, Windows, Linux và trình duyệt web. Các tính năng và lợi ích của Evernote có thể giúp một nhóm loại bỏ xung đột, nắm bắt tất cả các chi tiết và hợp lý hóa các cuộc họp.