Cách sửa lỗi trong hàm IF trong Excel

Hàm IF là nền tảng của nhiều công thức phức tạp trong Excel. Sử dụng IF, bạn có thể đặt một điều kiện và hai đầu ra cho thời điểm điều kiện đó được đáp ứng hay không. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể lồng các hàm IF này vào bên trong một hàm khác, cho đến khi mọi tiêu chí bạn yêu cầu được đáp ứng.

Khả năng phức tạp của chức năng này vừa là một lời nguyền vừa là một phước lành. Nó cho phép bạn tạo ra các công thức phức tạp, đồng thời, nó khiến bạn dễ bị lạc vào vòng xoáy và kết thúc bằng các lỗi và một công thức bị hỏng.

Hiểu hàm IF

Bước quan trọng nhất để xóa lỗi hàm IF của bạn là hiểu hàm và cú pháp của nó. IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel. Hàm IF chạy một bài kiểm tra logic, sau đó trả về một giá trị khi kết quả của bài kiểm tra logic là đúng và một giá trị khác khi kết quả của bài kiểm tra là sai. Vì vậy, sau đó, hàm IF được tạo thành từ ba phần:

• kiểm tra logic
• value_if_true
• value_if_false

Khi bạn đặt các phần này lại với nhau, bạn nhận được hàm IF:

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Trong đó logic_test là điều kiện của bạn, value_if_true là giá trị mà hàm trả về nếu điều kiện được đáp ứng và value_if_false là giá trị được trả về nếu điều kiện không được đáp ứng.

Ví dụ về hàm IF

Ví dụ, hãy xem xét bảng tính ở trên. Chúng tôi có điểm của hai học sinh khác nhau trong một bài kiểm tra và chúng tôi muốn viết một công thức cho chúng tôi biết liệu hai học sinh này có bằng nhau không. Công thức sẽ như sau:

=IF(B2=B3, A2&" & "&A3&" got the same score!", A2&" & "&A3&" didn't get the same score.")

Công thức này gọi hàm IF và chạy kiểm tra logic B2 = B3. Nếu kết quả kiểm tra là dương tính, thì hàm số sẽ cho biết hai học sinh có cùng điểm. Ngược lại, nếu kết quả bài kiểm tra là âm tính, thì hàm sẽ nói rằng hai học sinh không đạt cùng điểm.

Thay vì nhập tên của các học sinh, trong ví dụ này, chúng tôi đề cập đến các ô chứa tên của họ. Bằng cách này, công thức vẫn có thể hoạt động bình thường ngay cả khi tên thay đổi.

Ví dụ về hàm IF lồng nhau

Vòng xoắn của các hàm IF lồng nhau rất dễ bị lạc, nhưng bạn có thể nắm vững nó bằng cách hiểu cấu trúc của nó. Trong danh sách mẫu này, chúng tôi có tên và điểm của một số học sinh ngẫu nhiên trong một bài kiểm tra. Chúng tôi cũng muốn thiết lập một hệ thống cấp bậc. Điểm cao hơn 90 nhận được S +, 80 đến 90 nhận được S, 70 đến 80 nhận được A, và sau đó, một chữ cái sẽ tăng lên với mỗi 10 điểm.

Chúng ta có thể làm điều này với một công thức duy nhất, chính xác là một công thức IF lồng nhau. Công thức sẽ như sau:

=IF(B2>90, "S+", IF(B2>80, "S", IF(B2>70, "A", IF(B2>60, "B", IF(B2>50, "C", IF(B2>40, "D", IF(B2>30, "E", "F")))))))

Kiểm tra logic ban đầu trong công thức này là để kiểm tra xem điểm có cao hơn 90 không. Nếu đúng, hàm trả về giá trị S +. Cho đến nay rất tốt, phải không?

Nhưng điều bắt đầu chuỗi các hàm IF là value_if_false là một hàm IF. Vì vậy, nếu B2 không cao hơn 90, công thức sau đó sẽ chuyển sang hàm IF tiếp theo, để kiểm tra và xem liệu B2 có cao hơn 80 hay không. Nếu kiểm tra này trả về true, thì B2 chắc chắn nằm trong khoảng từ 80 đến 90, v.v. công thức trả về giá trị S.

Mặt khác, nếu lần kiểm tra thứ hai cũng trả về false, thì công thức sẽ chuyển sang hàm IF tiếp theo, nơi nó kiểm tra B2 để xem nó có cao hơn 70 hay không. Công thức sẽ tiếp tục kiểm tra B2 cho đến khi nó nhận được kết quả dương tính từ một trong các bài kiểm tra logic hoặc nó đạt đến hàm IF cuối cùng.

Sửa hàm IF

Trong một số trường hợp, lỗi bạn gặp phải là do bạn đã làm sai chính hàm IF. Điều này có nghĩa là có một lỗi trong cú pháp hàm hoặc các ô mà nó tham chiếu.

Điều đầu tiên bạn nên làm để đảm bảo chức năng của mình hoạt động tốt là kiểm tra dấu phẩy và dấu ngoặc đơn. Hãy nhớ cú pháp của hàm IF và biết rằng hàm chuyển sang tham số tiếp theo với mọi dấu phẩy. Ngoài ra, hãy đảm bảo đóng dấu ngoặc đơn ngay sau khi bạn đã xác định value_if_false.

Ngoài bản thân hàm IF, mọi thứ có thể gặp trục trặc với các hàm lồng nhau. Bạn có thể lồng bất kỳ hàm nào bên trong hàm IF, trong các tham số value_if_true hoặc _value_if_false. Chìa khóa ở đây là biết các hàm mà bạn đang sử dụng để không làm sai cú pháp hoặc làm cho hàm bất ngờ với đầu vào không hợp lệ.

Khi có điều gì đó sai với công thức của bạn, Excel sẽ thông báo cho bạn bằng tên viết tắt của lỗi. Bằng cách biết mỗi nghĩa là gì, bạn sẽ ít gặp khó khăn hơn khi sửa chữa chúng. Dưới đây là bốn trong số các lỗi phổ biến nhất liên quan đến hàm IF.

Hãy nhớ rằng sai số là tương đối. Ví dụ, một công thức có thể hoạt động hoàn hảo trên một cặp số cụ thể, nhưng không hoạt động với một cặp số khác. Tất cả điều này phụ thuộc vào công thức của bạn, phạm vi và miền của nó. Đây là một ví dụ.

Trong ví dụ này, chúng ta có số lượng đàn ông và phụ nữ trong công viên vào những ngày khác nhau. Chúng tôi cũng có một cột để cho biết liệu tỷ lệ phụ nữ trên nam giới có lớn hơn 1 vào ngày đó hay không. Điều này có thể đạt được với hàm IF.

=IF(C2/B2>1, "Yes", "No")

Ở đây, bạn chỉ cần sử dụng tay cầm tự động điền để kiểm tra tỷ lệ mỗi ngày. Lưu ý rằng công thức hoạt động tốt trong tất cả các hàng, ngoại trừ một hàng. Công thức đã đạt lỗi # DIV / 0! vì nó đang cố gắng chia một số cho không.

Sửa lỗi và cài đặt điều kiện

IF là một hàm phổ biến thực hiện kiểm tra logic, sau đó trả về hai giá trị tùy thuộc vào kết quả của kiểm tra đó. Hàm IF cho phép bạn xây dựng nhiều công thức phức tạp trong Excel, nhưng bạn cũng có thể không biết chính xác những gì đang xảy ra trong công thức và bị tấn công bởi các lỗi.

Chìa khóa để sử dụng hàm IF mà không gặp bất kỳ lỗi nào là trước tiên bạn phải hiểu nó và cú pháp của nó. Nếu bạn đang lồng các hàm khác vào bên trong hàm IF, thì bạn cũng nên làm quen với các hàm đó.

Đọc tiếp