Cách sử dụng ChatGPT để viết email khó tại nơi làm việc

Những email khó là không thể tránh khỏi vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của bạn. Cho dù đó là nói không với việc nhận thêm các dự án hay yêu cầu thời gian nghỉ ngơi, việc viết email và sau đó tìm can đảm để nhấn gửi có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng.

ChatGPT đã được biết là giúp mọi người viết thư xin việc và sơ yếu lý lịch, vì vậy bạn có thể tự hỏi liệu nó có thể giúp bạn viết những email khó hay không. Nếu bạn cung cấp đầy đủ thông tin cho AI, bạn có thể lấy nội dung để sử dụng làm nền tảng cho email của mình. ChatGPT có thể giúp bạn tập trung vào tin nhắn mà không có bất kỳ cảm xúc nào bạn đang trải qua.

Bước 1: Mở ChatGPT

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu nếu bạn đã có tài khoản với ChatGPT. Nếu mới sử dụng ChatGPT, bạn có thể tạo tài khoản bằng email hoặc tài khoản Google của mình. Nếu bạn đang đăng ký một tài khoản mới, bạn nên để điện thoại di động ở gần, vì nền tảng sẽ gửi cho bạn mã xác nhận để bắt đầu.

Bước 2: Giới thiệu bản thân và vai trò của bạn trong tổ chức

Trước khi yêu cầu ChatGPT viết email liên quan đến công việc, bạn nên giới thiệu bản thân, công việc và trách nhiệm của mình với nền tảng. ChatGPT sẽ sử dụng thông tin bạn cung cấp để tạo email mà nó cung cấp.

Khi bạn gửi phần giới thiệu của mình, nền tảng sẽ phản hồi, cho bạn biết thông tin quan trọng mà nó thu được từ phần giới thiệu của bạn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với nền tảng này, bạn sẽ đánh giá cao phản hồi tích cực mà nó mang lại cho bạn khi giới thiệu bản thân.

Dưới đây là một ví dụ giới thiệu:

Đây là phản hồi của ChatGPT:

Bước 3: Nhắc ChatGPT viết email bạn muốn

Sau khi bạn cho ChatGPT biết công việc của mình và bạn làm việc cho ai, ChatGPT đã sẵn sàng để tạo các email đầy thách thức mà bạn cần trợ giúp viết. Bạn sẽ ngạc nhiên thú vị về tốc độ AI tạo email mà bạn có thể làm việc cùng.

Email từ chức

Cho dù bạn đang hào hứng với giai đoạn tiếp theo trong sự nghiệp của mình hay đang nghỉ việc vì chán ngấy với hoàn cảnh hiện tại của mình, thì việc viết một email từ chức có thể rất khó khăn. Bạn không muốn đốt cháy bất kỳ cây cầu nào, vì vậy bạn muốn rời đi một cách tích cực.

Đừng quên rằng bạn có thể cần tài liệu tham khảo trong tương lai và bạn muốn tự tin khi cung cấp tên của những người bạn đã làm việc cùng. Thư từ chức của bạn không phải là lúc để trút giận về quản lý, chính sách nghỉ phép hoặc phàn nàn về đồng nghiệp của bạn; đó là về việc thông báo cho chủ lao động của bạn.

Ở trên, bạn sẽ thấy một lá thư từ chức do ChatGPT tạo để nói lời tạm biệt và cho ban quản lý biết bạn sẽ làm việc với họ để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Bạn có muốn từ chức từ công việc của bạn? Dưới đây là một số cân nhắc tài chính để chuẩn bị cho.

Gửi email để cho người giám sát của bạn biết rằng bạn sẽ không hoàn thành thời hạn

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn, tốt nhất bạn nên thông báo cho cấp trên hoặc người quản lý của mình càng sớm càng tốt. Khi quản lý biết bạn không thể đáp ứng thời hạn, họ có thể thực hiện các điều chỉnh cho phép bạn đáp ứng thời hạn.

Khi những người khác hoặc bước tiếp theo phụ thuộc vào việc bạn đáp ứng thời hạn, mọi thứ có thể dừng lại cho đến khi nhiệm vụ của bạn hoàn thành. Việc để những người đang tin tưởng vào bạn biết rằng bạn sẽ không thể hoàn thành thời hạn sớm hơn là để muộn hơn có thể giúp bạn duy trì mối quan hệ với cấp quản lý và nhóm của mình.

Email để yêu cầu nghỉ khẩn cấp

Bạn đã cảm thấy căng thẳng về tình huống khiến bạn cần phải xin nghỉ phép và tập trung vào việc viết email là điều cuối cùng bạn nghĩ đến. Để giải quyết tình huống khẩn cấp, bạn cần viết email cho người quản lý hoặc người giám sát của mình để yêu cầu nghỉ phép.

Ngay cả khi bạn đã thảo luận về việc nghỉ phép với người quản lý của mình, bạn có thể cần phải gửi một cái gì đó bằng văn bản cho họ. Hãy thực tế về lượng thời gian bạn cần và đặt ra những kỳ vọng hợp lý cho chủ lao động về thời điểm bạn dự kiến ​​sẽ trở lại làm việc.

Vì có khả năng đây là yêu cầu vào phút chót, nên bạn có thể muốn cho biết cách liên lạc với bạn nếu bạn định ra khỏi thành phố. Bạn cũng có thể đảm bảo với người quản lý hoặc người giám sát của mình rằng bạn sẽ kiểm tra email và thư thoại thường xuyên để luôn hoàn thành trách nhiệm của mình.

Gửi email để nói “Không” với một dự án

Mặc dù bạn có thể muốn trả lời yêu cầu đảm nhận một dự án khác với “bạn đang đùa tôi à?”, sẽ tốt hơn nếu bạn trả lời một cách khéo léo. Bạn nên gửi email một cách nhanh chóng, đặc biệt nếu bạn có xu hướng đồng ý với mọi thứ.

Nếu bạn đợi quá lâu để gửi email, bạn có thể tìm thấy những lý do thuyết phục bạn đồng ý, ngay cả khi trực giác của bạn mách bảo rằng đó không phải là một ý kiến ​​hay và bạn đã có rất nhiều việc phải làm. Bạn cần đảm bảo rằng email không xuất hiện như thể bạn chỉ đơn giản là không muốn thực hiện công việc.

Sửa đổi email mà ChatGPT tạo ra để phù hợp với chính sách của tổ chức và phù hợp với người đưa ra yêu cầu. Một email gửi cho cấp trên của bạn sẽ trang trọng hơn một email gửi cho đồng nghiệp. Nếu bạn cần giải quyết vấn đề này, bạn có thể quan tâm đến việc học cách nói “không” một cách lịch sự tại nơi làm việc.

Email để đạt được sự rõ ràng về các ưu tiên của tổ chức

Đôi khi chúng ta có thể bị choáng ngợp với các nhiệm vụ của mình và không biết bắt đầu từ đâu. Thay vì cố gắng tìm hiểu một cách độc lập, điều hiệu quả nhất mà bạn có thể làm là hỏi người quản lý hoặc người giám sát của mình xem họ muốn bạn tập trung vào điều gì.

Yêu cầu giúp đỡ có thể đáng sợ, vì chúng ta không muốn tỏ ra như thể chúng ta không biết mình đang làm gì. Tốt hơn là hỏi lãnh đạo hơn là giả định. Bạn có thể nghĩ rằng điều gì đó nên được ưu tiên, nhưng đó có thể không phải là điều quan trọng đối với tổ chức.

Thay vì lãng phí thời gian của bạn vào một dự án không phải là ưu tiên của tổ chức, tốt nhất bạn nên tìm kiếm sự xác nhận. Nếu cần trợ giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn có thể quan tâm đến các ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để ưu tiên các nhiệm vụ tại nơi làm việc.

Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa email mà ChatGPT đã tạo

Sau khi ChatGPT tạo email bằng lời nhắc của bạn, bạn nên xem lại email đó và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết. Một số điều được đề cập trong bản nháp có thể không áp dụng cho bạn và AI có thể bỏ sót thông tin quan trọng mà bạn muốn đưa vào.

Bước 5: Gửi Email

Đây có lẽ là phần thử thách nhất khi viết một email khó. Đừng lo lắng về phản ứng, và gửi nó đi! Trước khi nhấn gửi, bạn có thể muốn tìm hiểu những lỗi khiến email doanh nghiệp trông thiếu chuyên nghiệp.

Email khó gửi phải được gửi

Gửi email có tính chất tiêu cực có thể là một thách thức, nhưng chúng cần phải được thực hiện. Né tránh các chủ đề phức tạp có thể gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết chúng. Mặc dù việc soạn thảo một email khó có thể khiến bạn lo lắng, nhưng bạn sẽ cảm thấy dễ chịu hơn khi nhấn nút gửi.

Người quản lý hoặc người giám sát của bạn có thể không hài lòng với thông báo này, nhưng họ sẽ đánh giá cao việc bạn cho họ biết những gì đang xảy ra với thông báo đầy đủ. Đối phó với xung đột có thể không phải là điều bạn thích làm, nhưng điều quan trọng là quản lý nó một cách hiệu quả. Quản lý xung đột là một kỹ năng cần thiết để học một cách chuyên nghiệp và cá nhân.