Cách lập kế hoạch dự án trong Notion
Lập kế hoạch cho một dự án có thể căng thẳng và áp đảo. Không có gì lạ nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Và đôi khi, việc chia nhỏ các dự án lớn hơn dường như là điều không thể.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước thiết yếu để thiết lập một kế hoạch dự án trong Notion. Với một kế hoạch hiệu quả tại chỗ, bạn có thể lướt qua dự án của mình một cách dễ dàng và luôn tự tin ở mọi giai đoạn của dự án. Đây là cách tạo một kế hoạch dự án hiệu quả trong Notion.
Mục Lục
1. Tạo không gian làm việc cho dự án của bạn
Bước đầu tiên để tạo một kế hoạch dự án là cung cấp cho dự án của bạn một ngôi nhà lý tưởng. Không gian làm việc của Notion là một không gian lưu trữ lớn để lưu trữ các thư mục và tệp. Có nhiều ý tưởng về không gian làm việc Notion mà bạn có thể thử và có một ý tưởng cho dự án của bạn là chìa khóa để duy trì sự ngăn nắp ngay từ đầu.
Bạn có thể tạo không gian làm việc Notion bằng cách truy cập vào thanh bên trước. (Nếu bạn không thể nhìn thấy thanh bên, hãy nhấn Ctrl + để khóa nó). Bây giờ, hãy thực hiện các bước sau:
- Nhấn vào tên tài khoản của bạn ở đầu thanh bên.
- Ở góc trên cùng bên phải, nhấn ba dấu chấm và chọn Tham gia hoặc tạo không gian làm việc.
Khi được nhắc, bạn có thể xóa các mẫu mặc định khỏi không gian làm việc của mình để giữ một môi trường sạch sẽ cho các ghi chú dự án của bạn.
Tải xuống: Khái niệm cho Máy tính để bàn | Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)
2. Tạo một thư mục để lưu trữ các ghi chú hàng ngày
Lưu trữ một thư mục để viết ghi chú hàng ngày sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp và cập nhật khi thực hiện dự án của mình. Bạn có thể sử dụng không gian này để đặt mục tiêu, xem xét tiến độ và tạo danh sách việc cần làm của dự án.
Để tạo và quản lý thư mục ghi chú hàng ngày trong Notion, hãy nhấn vào thêm một trang từ thanh bên hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + N. Tiếp theo, đặt tên thích hợp cho thư mục, chẳng hạn như Ghi chú hàng ngày.
Giờ đây, bạn có thể bắt đầu điền vào thư mục các trang bất cứ khi nào ý tưởng xuất hiện trong đầu. Phương pháp để làm điều này rất đơn giản:
- Trên bất kỳ dòng mới nào, gõ lệnh /trang.
- Đặt tên cho trang phụ và bắt đầu nhập. Ngoài ra, chọn mẫu để chọn từ một trong các mẫu của Notion.
3. Thiết kế Cơ sở dữ liệu để Quản lý Nhiệm vụ Dự án
Ngoài không gian viết chung mà bạn đã thiết lập, bạn cũng sẽ muốn có một cấu trúc vững chắc cho các nhiệm vụ dự án của mình, để tránh bỏ lỡ thời hạn. Cơ sở dữ liệu Notion cung cấp cho bạn chế độ xem nhất quán để quản lý các tác vụ của bạn, do đó bạn có thể chia nhỏ dự án của mình một cách dễ dàng.
Tạo cơ sở dữ liệu
Notion giúp việc thiết lập cơ sở dữ liệu để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ dự án của bạn trở nên đơn giản:
- Từ thanh bên, nhấn Thêm một trang.
- Nhập tiêu đề và chọn Bàn từ danh sách các tùy chọn.
- bên dưới Chọn nguồn dữ liệu tiêu đề, chọn cơ sở dữ liệu mới.
Cơ sở dữ liệu của bạn sẽ hoạt động như một trang đầy đủ trong không gian làm việc của bạn. Nếu bạn muốn chèn cơ sở dữ liệu của mình vào trong một trang, bạn có thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu Notion của mình thành cơ sở dữ liệu nội tuyến.
Thêm thuộc tính cơ sở dữ liệu
Các Tên Và thẻ các thuộc tính được cung cấp theo mặc định, nhưng không có giới hạn về số lượng thuộc tính bạn có thể tạo. Để thêm một thuộc tính, nhấn nút thêm (+) ở hàng trên cùng của cơ sở dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng thay đổi kích thước từng cột bằng cách đặt con trỏ vào giữa mỗi tiêu đề cột.
Notion cung cấp nhiều thuộc tính để giúp bạn quản lý các nhiệm vụ dự án của mình một cách hiệu quả. Bạn có thể đặt ngày đến hạn cho các nhiệm vụ bằng cách sử dụng Ngày cánh đồng. Bạn cũng có thể đặt định dạng ngày và giờ cho phù hợp với khu vực của mình. Các Lựa chọn tài sản cũng có nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Bạn có thể sử dụng điều này để tạo các chỉ báo về tiến trình, chẳng hạn như “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành”. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thuộc tính này để đánh dấu mức độ ưu tiên cho các tác vụ.
Bạn có thể xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi về các thuộc tính cơ sở dữ liệu Notion để có được góc nhìn đầy đủ về các tùy chọn có sẵn.
Chỉnh sửa trang trong cơ sở dữ liệu của bạn
Một trong những điểm mạnh của Notion là khả năng chỉnh sửa các tác vụ dự án trong một không gian riêng biệt. Các Tên trường là nơi bạn có thể thêm tiêu đề cho từng tác vụ. Để truy cập vào một không gian riêng để chỉnh sửa tác vụ, hãy di con trỏ chuột lên tiêu đề và nhấp vào Mở.
Sau đó, một trang mới sẽ xuất hiện dành riêng cho nhiệm vụ dự án. Bạn có thể sử dụng điều này để ghi chú thêm. Trang này hoạt động giống như bất kỳ trang Notion nào khác, cho phép bạn truy cập vào danh sách đầy đủ các lệnh Notion. Bên dưới tiêu đề nhiệm vụ, bạn cũng có thể xem và sửa đổi các thuộc tính của nhiệm vụ cũng như thêm nhận xét.
Nhiệm vụ lọc và sắp xếp
Khi các nhiệm vụ dự án của bạn được thiết lập, giờ đây bạn có thể tối ưu hóa chúng theo cách xem phù hợp nhất với mình. Chẳng hạn, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày đến hạn của chúng. Để làm điều này, nhấn Loạisau đó chọn tiêu đề của Ngày tài sản. Đảm bảo rằng tăng dần được chọn để đẩy các mục khẩn cấp nhất lên đầu tiên trong danh sách.
Một cách tiếp cận hữu ích khác là lọc các tác vụ. Để làm cho việc lập kế hoạch bớt quá tải, bạn có thể lọc các nhiệm vụ để loại bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành. Đánh Lọcchọn thuộc tính hộp kiểm, sau đó chọn bỏ chọn để chỉ hiển thị các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
4. Thêm Nhắc nhở vào Nhiệm vụ Dự án của bạn
Khi ghi chép, có thể có những nhiệm vụ trong tương lai bạn cần nhắc nhở bản thân. Bạn có thể thêm lời nhắc vào nhiệm vụ dự án bằng cách thực hiện các bước sau:
- Trên bất kỳ dòng nào, gõ @ lệnh để mở cuộc đối thoại đề cập.
- Nhập ngày và giờ của lời nhắc và nhấn Đi vào.
- Bên dưới chế độ xem lịch, hãy bấm vào Nhắc lại tùy chọn và nhấn Tại thời điểm diễn ra sự kiện.
Để dễ dàng hơn, bạn có thể thêm lời nhắc một hoặc hai ngày trước khi nhiệm vụ đến hạn từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể sửa đổi ngày đến hạn của nhiệm vụ từ chế độ xem lịch. Để cho biết lời nhắc đã được thực hiện, Notion đánh dấu văn bản bằng màu xanh lam.
Thực hiện dự án của bạn mọi lúc mọi nơi với Notion Mobile App
Kế hoạch dự án của bạn không cần phải ở trên PC của bạn. Ứng dụng Notion (dành cho người dùng Android và iOS) đồng bộ hóa dữ liệu của bạn và cho phép bạn quản lý các dự án của mình khi đang di chuyển.
Lập kế hoạch là một giai đoạn thiết yếu của quản lý dự án. Với Notion, bạn có thể tạo kế hoạch dự án ngay lập tức và đảm bảo bạn được tổ chức ngay từ ngày đầu tiên. Bắt đầu dự án của bạn ngay và sử dụng hướng dẫn này để tạo một kế hoạch dự án hiệu quả.