Cách đánh số hàng trong Microsoft Excel

Định dạng dữ liệu trong Microsoft Excel có thể phức tạp, đặc biệt khi bạn cần sửa đổi một tập dữ liệu lớn đã được điền sẵn. Đánh số các hàng trong Excel là một ví dụ về định dạng như vậy.

Nếu một tập dữ liệu nhỏ và liên tục, người ta có thể dễ dàng đánh số các hàng của nó theo cách thủ công hoặc bằng trình tự điền tự động. Khi tập dữ liệu lớn và không nhất quán, một số dữ liệu cần được thêm vào hoặc loại bỏ ở giữa hoặc khi bạn cần lọc dữ liệu trong một cột cụ thể, việc đánh số sẽ bị lộn xộn.

Hãy cùng khám phá các cách khác nhau để đánh số hàng của tập dữ liệu nhất quán và không nhất quán (hàng trống) trong Microsoft Excel.

1. Đánh số thứ tự các hàng của một tập dữ liệu nhất quán trong Excel bằng cách sử dụng chuỗi xử lý điền và điền:

Sử dụng Trình xử lý điền hoặc Chuỗi điền là cách dễ nhất để đánh số hàng khi bạn có tập dữ liệu nhất quán không có hàng trống.

Để hiểu rõ hơn, hãy áp dụng cả hai cách đánh số hàng cho tập dữ liệu được hiển thị bên dưới:

Để đánh số hàng bằng Fill Handle, hãy làm theo các bước sau:

1. Đặt 1, 2 và 3 trong tế bào A2, A3 và A4.

2. Chọn các ô A2 bởi vì A4.

3. MỘT biểu tượng dấu cộng sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của ô được chọn cuối cùng khi con trỏ của bạn di chuột qua ô đó.

4. Nhấp hai lần vào nó sẽ đánh số tất cả các hàng liên tục bên dưới nó.

   
   

Do đó, nếu không có hàng trống nào xuất hiện trong toàn bộ tập dữ liệu, thì đó là một phương pháp nhanh chóng để đánh số hàng. Tuy nhiên, Fill Handle không hoạt động trong hai trường hợp sau:

1. Bất cứ khi nào Xử lý Điền gặp sự không nhất quán (một hàng trống), nó sẽ tự động dừng lại.

   
   

2. Nếu cột liền kề nơi bạn đang sử dụng Fill Handle bị trống, nó sẽ không hoạt động.

   
   

Tuy nhiên, có một giải pháp cho điều này, đó là tự động điền trình tự theo cách thủ công. Bằng cách này, ngay cả khi có sự không nhất quán trong tập dữ liệu hoặc cột liền kề bị trống, bạn vẫn có thể đánh số các hàng cho đến hết.

Tự động điền đơn giản bằng cách kéo góc dưới bên phải của các ô đã chọn nơi dấu cộng được hiển thị và kéo dài đến cuối.

Nhưng phương pháp này không khả thi do những lý do sau:

1. Nó cũng đánh số bất kỳ hàng trống nào cản trở nó, tất nhiên, chúng tôi không muốn.

2. Việc kéo tập dữ liệu xuống dưới cùng theo cách thủ công sẽ trở nên khó khăn nếu tập dữ liệu quá rộng.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phương pháp Fill Series nếu bạn không muốn kéo các chuỗi theo cách thủ công trong một tập dữ liệu lớn nhưng vẫn muốn dữ liệu tự động điền vào cuối. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.

1. Lưu ý tổng số hàng đã lấp đầy trong tập dữ liệu bằng cách nhấn CTRL + End.

2. Trong phòng giam A2đi vào 1.

3. Lựa chọn Hàng loạt từ Lấp đầy thả xuống trong Chỉnh sửa phần của Nhà chuyển hướng.

   
   

4. Chọn Cột trong Sê-ri trong và Tuyến tính trong Thể loại.

5. Đặt Giá trị dừng đến tổng số hàng được lấp đầy và Giá trị bước đến 1.

6. Nhấp chuột VÂNG.

   
   

Các hàng sẽ được tự động đánh số cho đến hàng cuối cùng được điền, bao gồm cả những hàng trống. Mặc dù nó loại bỏ thao tác kéo thủ công và không ngừng điền vào hàng trống, nhưng nó sẽ không hoạt động khi tạo bảng tính chuyên nghiệp vì nó đánh số các hàng trống, điều mà chúng tôi không muốn.

Hơn nữa, vì cả hai phương thức đều tĩnh, nếu bạn xóa một hàng và di chuyển hoặc thay thế hàng đó, bạn sẽ phải đánh số lại hàng đó. Tuy nhiên, cả hai phương pháp đều dễ sử dụng và hoạt động tốt khi dữ liệu nhất quán.

LIÊN QUAN: Cách dễ dàng loại bỏ hàng trống trong Excel

Hãy xem cách đánh số tập dữ liệu không nhất quán với các hàng trống bằng cách sử dụng hàm COUNTA và IF.

2. Sử dụng các hàm COUNTA và IF để đánh số các hàng trong tập dữ liệu không nhất quán

Hàm COUNTA bỏ qua các hàng trống trong khi đánh số các hàng đã điền theo thứ tự. Để xem nó hoạt động như thế nào, hãy áp dụng nó cho một tập dữ liệu không nhất quán:

1. Hãy xem xét tập dữ liệu sau:

   
   

2. Điền công thức sau vào ô A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Sử dụng tính năng tự động điền, hãy điền vào các ô còn lại bên dưới.

   
   

Bạn có thể thấy rằng nó đã bỏ qua các ô trống trong khi chỉ đánh số các ô đã điền theo thứ tự. Ở đây, hàm IF quyết định xem ô liền kề có trống hay không. Nó để trống các hàng nếu các ô liền kề trống và đếm chúng nếu chúng được lấp đầy.

Hơn nữa, phương pháp đánh số hàng này là động, vì vậy khi bạn thêm, thay thế hoặc xóa một hàng, việc đánh số sẽ tự động được cập nhật.

Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần điền vào tập dữ liệu và muốn duy trì số hàng? Trong trường hợp này, sự kết hợp của IF và COUNTA sẽ không giúp ích được gì và cũng không có tác dụng Fill Handle hoặc Fill Series.

Sau đó, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận khác, sử dụng hàm SUBTOTAL để duy trì việc đánh số hàng trong biểu dữ liệu trong khi lọc dữ liệu.

3. Sử dụng hàm SUBTOTAL

Hãy xem cú pháp hàm SUBTOTAL trước khi áp dụng nó cho tập dữ liệu.

=SUBTOTAL(function_num, range 1, [range 2..])

Phạm vi 1 cho biết phạm vi của tập dữ liệu mà hàm sẽ được áp dụng. Các function_num cho biết chức năng mong muốn của bạn nằm ở đâu trong danh sách, như được hiển thị bên dưới.

Để đánh số hàng bằng SUBTOTAL, hãy làm theo các bước sau:

1. Đi đến ô A2.

2. Tại đó, hãy nhập công thức sau:

   =SUBTOTAL(3,B2:$B$2)

3. Điền vào trình tự để điền các mục nhập vào các ô bên dưới.

   
   

Bây giờ, như được hiển thị bên dưới, khi bạn lọc dữ liệu trong bất kỳ cột nào khác, việc đánh số hàng sẽ tự động thay đổi theo đúng thứ tự.

So sánh công dụng của từng phương pháp

Hãy xem xét ngắn gọn nơi cả ba phương pháp đều hữu ích:

1. Miễn là bạn có dữ liệu nhất quán không có hàng trống, bạn có thể sử dụng Xử lý điền hoặc Chuỗi điền để đánh số các hàng.

2. Nếu dữ liệu không nhất quán và bạn chỉ cần đánh số các hàng (mà không cần lọc chúng sau này), bạn có thể sử dụng phương pháp thứ hai để kết hợp hàm COUNTA với hàm IF.

3. Hàm SUBTOTAL sẽ hoạt động bất cứ khi nào bạn cần lọc dữ liệu trong khi vẫn duy trì việc đánh số hàng.

LIÊN QUAN: Cách Chèn Nhiều Hàng trong Excel

Đánh số hàng một cách dễ dàng trong Microsoft Excel

Bằng cách này, bất kể dữ liệu có nhất quán hay không, bạn có thể dễ dàng đánh số các hàng. Chọn bất kỳ phương pháp nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Bên cạnh ba phương pháp này, bạn cũng có thể sử dụng hàm ROW và tạo bảng Excel để đánh số hàng, nhưng mỗi phương pháp này đều có những hạn chế của nó.

Có phải luôn luôn gặp khó khăn khi quản lý nhiều trang tính với vô số hàng và cột? Bạn có thể dễ dàng nhóm các hàng và cột, do đó, dữ liệu dễ dàng hơn để bạn xử lý và khách hàng cũng như đồng nghiệp của bạn dễ dàng điều hướng hơn. Sử dụng chúng trong bảng tính của bạn để làm cho chúng trông chuyên nghiệp hơn.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả