/ / Cách chia sẻ thư mục và cộng tác bằng Google Drive

Cách chia sẻ thư mục và cộng tác bằng Google Drive

Google Drive là một lựa chọn tuyệt vời để cộng tác với đồng nghiệp trong một dự án. Nó cung cấp khả năng kiểm soát tinh chỉnh đối với những ai có thể xem tệp của bạn và những gì họ có thể làm với chúng. Cộng tác viên có thể đề xuất các chỉnh sửa, viết bình luận và hơn thế nữa.



Cách thêm cộng tác viên vào tài liệu Google Drive

Với Google Drive, bạn có thể thêm cộng tác viên để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu của mình. Đây là cách thực hiện:


  1. Mở Google Drive, sau đó mở tệp bạn muốn chia sẻ.


  2. Lựa chọn Chia sẻ (nó nằm ở góc trên bên phải của tài liệu).

  3. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn thêm làm cộng tác viên.


  4. Chọn Chỉnh sửa mũi tên thả xuống và chọn cộng tác viên có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu hay không.

  5. Nhấp chuột Cài đặt (biểu tượng bánh răng) để thêm hạn chế chia sẻ.

  6. Kiểm tra Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để cho phép các cộng tác viên của bạn chia sẻ tài liệu với những người khác. Kiểm tra Người xem và người nhận xét có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép để cung cấp cho người xem và người bình luận những khả năng này.

  7. Lựa chọn Làm xong để đóng cửa.

    Để theo dõi các chỉnh sửa của cộng tác viên, hãy đánh dấu một loạt văn bản, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị các chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy danh sách những người chỉnh sửa và những thay đổi của họ, cùng với dấu thời gian.

Cách chia sẻ thư mục trong Google Drive

Chia sẻ toàn bộ thư mục với cộng tác viên hoạt động tương tự như chia sẻ một tài liệu. Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ trong Google Drive, sau đó mở menu thả xuống và chọn Chia sẻ, sau đó làm theo các bước ở trên.


Khi bạn chia sẻ một thư mục, mọi tài liệu hoặc tệp được đặt trong thư mục đó sẽ thừa hưởng các đặc quyền chia sẻ giống nhau. Đó là một sự hợp tác khá mạnh mẽ, nhưng giờ đây Google Tài liệu cũng là Google Drive, nó trở nên phức tạp. Bạn thấy đấy, mỗi tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục, nhưng những người chia sẻ đặc quyền chỉnh sửa có thể di chuyển tệp xung quanh.



Tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục

Nếu bạn sử dụng ứng dụng Google Drive dành cho máy tính để bàn, bạn sẽ muốn di chuyển một tệp được chia sẻ vào Drive của tôi hoặc một thư mục khác, để sắp xếp hoặc truy cập tệp đó trên thư mục Google Drive trên máy tính để bàn của bạn. Vì tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục, nên việc di chuyển tệp ra khỏi thư mục chia sẻ có nghĩa là bạn di chuyển tệp ra khỏi thư mục được chia sẻ của mọi người khác. Di chuyển một thư mục được chia sẻ vào Drive của tôi có nghĩa là bạn ngừng chia sẻ nó với mọi người.


Nếu bạn vô tình di chuyển tệp ra khỏi thư mục chia sẻ, hãy di chuyển tệp đó trở lại và tất cả sẽ được khôi phục.


Nếu bạn hoặc ai đó mà bạn đang cộng tác vô tình di chuyển một thư mục được chia sẻ vào một số thư mục khác trên Drive của tôi, bạn sẽ nhận được cảnh báo và bạn sẽ nhận được thông báo cho biết bạn đã làm gì và cho bạn cơ hội để hoàn tác. Nếu bạn bỏ qua cả hai cảnh báo, bạn sẽ cần chia sẻ lại thư mục để khôi phục cài đặt. Nếu bạn đang làm việc với một tổ chức, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết các quy tắc này và bạn chia sẻ tài liệu với những người mà bạn tin tưởng để tuân theo các quy tắc đó.



Cách giải quyết các yêu cầu cộng tác không mong muốn

Bạn cũng có thể nhận được yêu cầu cộng tác từ những người bên ngoài tổ chức của bạn. Những tài liệu không được yêu cầu này có thể chỉ đơn giản là gây phiền nhiễu, nhưng chúng cũng có thể đại diện cho một nỗ lực có thể thu thập tài liệu nhạy cảm. Bạn không nên mở bất kỳ tài liệu hoặc tệp không xác định nào trong Google Drive; thay vào đó, bạn có thể chặn người đã gửi nó bằng cách nhấp chuột phải vào tên tệp từ trang Drive chính và chọn Khối [email address]. Sau đó nhấp vào Khối một lần nữa trong cửa sổ xác nhận.


Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *