/ / Cách cải thiện cuộc gọi hội nghị của bạn

Cách cải thiện cuộc gọi hội nghị của bạn

Cuộc gọi hội nghị âm thanh mang lại nhiều lợi ích cho các cuộc họp kinh doanh và xã hội, nhưng chúng đi kèm với một loạt các vấn đề chung của riêng chúng. Không giải quyết được chúng có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một cuộc họp chuyên nghiệp, hiệu quả, hiệu quả và một cuộc gọi hội nghị của một người nghèo khó hiểu mà không hoàn thành mục tiêu của nó. Dưới đây là bảy sự cố thường gặp và cách khắc phục chúng.



Tiếng ồn nền

Đây là bất kỳ tiếng ồn nào phát ra từ người tham gia ngoài giọng nói của họ, chẳng hạn như tiếng ghế lắc, tiếng nói chuyện trong nền, tiếng máy móc, tiếng giấy sột soạt, v.v. Bạn nhận được những tiếng ồn này chủ yếu ở những người tham gia sử dụng VoIP (giao thức thoại qua internet) vì điện thoại truyền thống thiết bị cầm tay có micrô chuyên dụng và tầm ngắn, trong khi VoIP hoạt động với micrô dành cho thiết bị nhạy cảm hơn. Một ví dụ là hệ thống mảng micrô trong máy tính xách tay. Một số người tham gia hội nghị bằng cách sử dụng thiết bị của họ ở chế độ rảnh tay.


Cách duy nhất để khắc phục tình trạng này là làm cho những người tham gia nhận thức được những xáo trộn mà họ đang gây ra, điều này được thực hiện tốt nhất thông qua giao tiếp trước cuộc gọi hội nghị. Ví dụ: với tư cách là người tổ chức, bạn có thể muốn gửi một email về nghi thức cuộc gọi hội nghị trước phiên họp.



Echo

Tiếng vọng có thể là một phần của tiếng ồn xung quanh, nhưng nó mang tính kỹ thuật hơn thế. Một người nào đó tham gia cuộc gọi hội nghị có thể gặp sự cố với điện thoại của họ – chẳng hạn như có lẽ nó không có chức năng khử tiếng vọng.


Một người nào đó có tiếng vang thường được yêu cầu cúp máy. Vì vậy, một lần nữa, nhận thức chủ động về bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào với điện thoại và các thiết bị khác được sử dụng trong cuộc gọi hội nghị là rất quan trọng.



Thiếu quản lý sự hiện diện

Trong cuộc gọi hội nghị bằng âm thanh, bạn chỉ sử dụng một trong các giác quan của mình: thính giác. Bạn sẽ không nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện hoặc đang lắng nghe. Trừ khi bạn theo dõi từng bước vào và ra trong cuộc gọi hội nghị của mình, bạn có thể không biết về sự hiện diện của khán giả sau khi vào sâu trong hội nghị.


Vấn đề này cho đến nay vẫn chưa có giải pháp dứt điểm. Công cụ đầu tiên cung cấp bất kỳ loại quản lý hiện diện nào là UberConference, cho phép bạn xem ai đang nói chuyện, ai đang ở đây, ai không, v.v. Gần đây, một số công cụ như vậy đã bị cắt xén, một số có giao diện trực quan thú vị đại diện cho những người tham gia bằng các biểu tượng. Cách tốt nhất để quản lý sự hiện diện của những người tham gia vẫn có thể là một phép xã giao đơn giản: Yêu cầu mỗi người thông báo về việc đi và đến của họ như một vấn đề lịch sự.



Nhạc đang chờ

Mọi người thường chỉnh sửa giao diện điện thoại của họ cho mục đích sử dụng cá nhân của họ, nhưng không bao giờ cho các cuộc gọi hội nghị. Mặc dù việc nghe nhạc của một người bị tạm dừng có thể là một điều tuyệt vời, nhưng đó sẽ là một điều phiền toái trong một cuộc gọi hội nghị. Ví dụ, một số người tham gia có thể tạm dừng hội nghị trong khi tham gia một số cuộc gọi hoặc nhiệm vụ khác, do đó vô tình tạo thêm bầu không khí nhịp nhàng cho hội nghị. Ở đây, một lần nữa, một chiến dịch nâng cao nhận thức về đạo đức hội nghị sơ bộ là rất đáng giá.



Thiếu lãnh đạo

Trong một số trường hợp, nếu một nhóm không có người lãnh đạo, sự hỗn loạn sẽ dẫn đến thay thế. Điều này đặc biệt có thể xảy ra trong bối cảnh hội nghị. Một người nên chỉ đạo cuộc thảo luận để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có đủ thời gian để phát biểu và sự quan tâm cần thiết, và đưa mọi thứ trở lại đúng hướng nếu có xung đột hoặc mâu thuẫn hoàn toàn.



Quản lý Nguyên vật liệu và Tài liệu

Nhiều hội nghị đề cập đến các tài liệu, vật liệu và công cụ. Việc phổ biến sai thông tin như vậy khiến cho một số người tham gia bị sa đà vào một số điểm nhất định, từ đó gây mất hứng thú. Vì vậy, hãy cẩn thận phổ biến thông tin và tài liệu liên quan cho tất cả những người tham gia trước khi hội nghị bắt đầu.


Một cách khác tốt hơn là sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, cho phép tương tác với các tài liệu như vậy.



Chất lượng cuộc gọi kém

Điều này xảy ra thường xuyên với dịch vụ VoIP, điều này phụ thuộc vào một số yếu tố bao gồm băng thông, codec, điện thoại và các thiết bị khác. Bạn không thể làm gì nhiều về điều này nếu bạn là người lãnh đạo hoặc người tổ chức hội nghị. Người tham gia bị chất lượng giọng nói kém phải giải quyết các vấn đề kỹ thuật từ phía họ.


Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *