6 ứng dụng mạnh mẽ sử dụng ma trận Eisenhower để sắp xếp công việc

Ưu tiên các nhiệm vụ không phải là dễ dàng. Thông thường, bạn có thể đang thực hiện các nhiệm vụ mà không nhận ra rằng có nhiều việc quan trọng hơn cần phải hoàn thành. Ma trận Eisenhower là một hệ thống quản lý thời gian mạnh mẽ được đặt theo tên của cựu tổng thống Dwight D. Eisenhower. Hệ thống này giúp làm rõ các ưu tiên của bạn, cho phép bạn hoàn thành các nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng mà không bỏ lỡ thời hạn.

Bằng cách sử dụng hệ thống này, bạn sẽ không phải đắn đo suy nghĩ về cách giải quyết tốt nhất danh sách việc cần làm của mình. Hãy cùng khám phá hệ thống Ma trận Eisenhower và một số ứng dụng di động tận dụng tính năng này để sắp xếp công việc của bạn.

Ma trận Eisenhower hoạt động như thế nào?

Ma trận Eisenhower dựa vào việc tổ chức các nhiệm vụ của bạn trên lưới 2×2. Mọi nhiệm vụ đều được đo lường theo hai biến số: tầm quan trọng và tính khẩn cấp. Mức độ quan trọng và khẩn cấp của một nhiệm vụ quyết định vị trí của nó trên ma trận.

Một ví dụ về một nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp là hạn chót vào ngày mai. Điều này sẽ thuộc về góc phần tư phía trên bên trái. Tuy nhiên, không phải nhiệm vụ quan trọng nào cũng cấp bách. Tập thể dục, phát triển cá nhân và kết nối mạng là những ví dụ về những điều quan trọng nhưng không đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức.

Bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower để đo lường năng suất và hiểu các ưu tiên của mình. Nó cũng sẽ giúp bạn tránh được tình huống đáng tiếc khi chỉ còn rất ít thời gian để làm một việc quan trọng.

1. Dwight – Ma trận ưu tiên việc cần làm

Dwight – ToDo Priority Matrix là một ứng dụng sử dụng Ma trận Eisenhower một cách thông minh. Bạn có thể tạo các nhiệm vụ riêng lẻ hoặc gán chúng vào một danh sách. Trang chủ hiển thị số lượng nhiệm vụ đến hạn trong mỗi góc phần tư cũng như chia nhỏ các nhiệm vụ theo ngày đến hạn của chúng.

Sau khi tạo một tác vụ, nó sẽ được gán cho tồn đọng—một đơn vị lưu trữ tạm thời để thu thập các nhiệm vụ trước khi gán chúng cho một góc phần tư. Điều này rất hữu ích để viết ra những ý tưởng nhanh chóng. Bạn cũng có thể đặt ngày đến hạn cho các nhiệm vụ. Nhiệm vụ có ngày đến hạn được tự động gửi đến Hôm nay, Ngày maihoặc Một ngày nào đó chuyển hướng.

Để truy cập từng góc phần tư, hãy nhấn vào biểu tượng Ma trận Eisenhower ở cuối trang chủ. Mỗi góc phần tư đều có trang riêng, vì vậy bạn có thể tập trung vào một danh mục tại một thời điểm. Bạn cũng có thể đồng bộ hóa email Outlook của mình và đánh dấu chúng là nhiệm vụ.

Tải xuống: Dwight – Ma trận ưu tiên công việc cho Android (Miễn phí) | iOS ($3,99)

2. Ma trận ưu tiên

Ma trận ưu tiên cung cấp nhiều công cụ quản lý thời gian hiệu quả cho bạn và nhóm của bạn. Bạn có thể thêm ghi chú vào nhiệm vụ và tài nguyên, bao gồm tệp và URL. Các cảnh báo thông báo cho bạn khi một thành viên khác đề cập đến bạn trong một nhiệm vụ, vì vậy bạn có thể được tổ chức trong nhóm của mình.

Dự án là thuật ngữ của ứng dụng cho ma trận. Bạn có thể truy cập các dự án của mình bằng cách nhấn vào biểu tượng lưới ở biểu ngữ trên cùng trên trang chủ. Nếu một góc phần tư trở nên quá đông, bạn có thể điều chỉnh lại kích thước của ma trận bằng cách sử dụng nút mũi tên ở giữa.

Một tính năng nổi bật khác là các tùy chọn lọc và sắp xếp nâng cao. Bạn có thể lọc các nhiệm vụ theo ngày đến hạn và các thẻ được chỉ định. Ngoài ra còn có tùy chọn thêm các bộ lọc tùy chỉnh để lưu lại để sử dụng sau này.

Tải xuống: Ma trận ưu tiên cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

3. Khái niệm

Notion là một ứng dụng mà nhiều người đang sử dụng vì nhiều lý do chính đáng. Một trong nhiều điều hữu ích bạn có thể làm trong Notion là xây dựng Ma trận Eisenhower.

Mẫu Ma trận Eisenhower của Notion là một tài nguyên miễn phí mà bạn có thể tải xuống từ thư viện mẫu trực tuyến của nó và dễ dàng áp dụng cho không gian làm việc của mình. Mẫu cung cấp hai tùy chọn để xem ma trận Eisenhower của bạn: Bàn xem và Bảng xem.

bên trong Chế độ xem bảngbạn có thể đo lường mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ của mình bằng hai thuộc tính: Tầm quan trọng Và Khẩn cấp. Sau đó, bạn có thể sử dụng Loại tùy chọn để sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn và bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Các Bảng dạng xem tổ chức các nhiệm vụ của bạn trong một lưới nếu bạn thích giao diện ban đầu của Ma trận Eisenhower.

Tải xuống: Khái niệm cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

4. Cải thiện cuộc sống của tôi

Nếu bạn có một danh sách việc cần làm đầy ắp và không biết cách quản lý nó, ứng dụng này sẽ giúp bạn sắp xếp lại các ưu tiên của mình theo thứ tự. Cải thiện cuộc sống của tôi chia cuộc sống của bạn thành tám loại chính, bao gồm cải thiện bản thân, sức khỏe và con người, vì vậy bạn có thể tạo một kế hoạch phát triển cá nhân cho cuộc sống lý tưởng của mình.

Đối với mỗi nhiệm vụ mới, bạn có thể chọn nó thuộc về phân đoạn nào trong số tám phân đoạn và đánh dấu mức độ quan trọng và giá trị khẩn cấp của nó. Để tìm tính năng Ma trận Eisenhower, hãy nhấp vào biểu tượng menu ở góc trên cùng bên trái để truy cập thanh bên.

Cải thiện cuộc sống của tôi cũng cung cấp một trợ lý thông minh cung cấp thông tin chi tiết dựa trên triển vọng quản lý thời gian hiện tại của bạn. Điều này làm cho Cải thiện cuộc sống của tôi trở nên lý tưởng cho ứng dụng đầu tiên nếu bạn chưa từng sử dụng ma trận Eisenhower trước đây.

Tải xuống: Cải Thiện Cuộc Sống cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

5. Mi-rô

Miro là một ứng dụng bảng trắng ghi chú nâng cao mà bạn có thể sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc công việc. Miro cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt để thêm ghi chú vào ma trận của bạn. Bạn có thể thêm ghi chú dưới dạng văn bản bằng cách nhập thoặc bạn có thể thêm ghi chú dán bằng cách chạm vào N.

Để bắt đầu, hãy đăng nhập hoặc tạo một tài khoản miễn phí, sau đó tải xuống mẫu Ma trận Eisenhower. Với kích thước canvas vô hạn của Miro, bạn có thể thiết kế ma trận của mình và thay đổi kích thước của nó thành kích thước phù hợp nhất với bạn. Ngoài ra còn có các điều khiển cử chỉ thông minh cho phép bạn phóng to và thu nhỏ bằng một ngón tay.

Để tùy chỉnh thêm, bạn có thể thêm thẻ vào mọi ghi chú trên ma trận của mình. Cũng có một Trò chuyện tính năng nếu bạn muốn thảo luận các yếu tố trong Ma trận Eisenhower với nhóm của mình, chẳng hạn như cách xử lý tốt nhất các nhiệm vụ.

Tải xuống: Miro cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

6. Tích tắc

TickTick là một ứng dụng quản lý tác vụ được sử dụng rộng rãi để luôn cập nhật các ưu tiên của bạn. Ứng dụng bao gồm một loạt tính năng ấn tượng để mang lại lợi ích cho năng suất của bạn, bao gồm bộ hẹn giờ Pomodoro, trình theo dõi thói quen và gần đây hơn là mẫu Ma trận Eisenhower.

Để truy cập tính năng Ma trận Eisenhower, hãy truy cập Cài đặtchạm vào Thanh tabsau đó chọn Ma trận Eisenhower để thêm nó vào thanh điều hướng. Trên trang của tính năng, bạn có thể xem và tạo các tác vụ cho mọi góc phần tư của ma trận. Bạn cũng có thể sử dụng các nhãn ưu tiên của TickTick để thêm các tác vụ vào ma trận mà không cần phải điều hướng đến chúng.

TickTick sử dụng Ma trận Eisenhower một cách liền mạch, vì vậy bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Để có thêm điểm nhấn, bạn có thể sửa đổi vị trí của các góc phần tư bằng cách nhấn vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải.

Tải xuống: TickTick cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

Quản lý thời gian thành thạo bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower

Bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower trong hầu hết mọi tình huống. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi xa, bắt đầu một công việc mới hay là một sinh viên với hàng đống bài tập trên lớp phải hoàn thành, Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ theo cách hiệu quả nhất có thể. Hãy dùng thử hệ thống quản lý thời gian này để dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng nhất và giảm thời gian dành cho những nhiệm vụ nhỏ hơn.