3 cách tổ chức tìm kiếm việc làm của bạn với bảng tính Excel

Tìm kiếm một công việc trong thị trường ngày nay là một quá trình thường phức tạp. Nếu không có các chiến lược tổ chức phù hợp, việc tìm kiếm một công việc có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn phức tạp. Kết hợp hàng ngàn kết quả công việc trên nhiều trang web và gửi email hàng trăm hồ sơ có thể nhanh chóng trở nên khó hiểu.

Duy trì tìm kiếm việc làm có tổ chức là điều cần thiết cho những người tìm việc đang tìm kiếm một cơ hội nghề nghiệp mới. Tổ chức các công việc tiềm năng dựa trên danh mục, quét web để tạo danh sách kết quả có thể lọc và tự động hóa email có thể đơn giản hóa quy trình. May mắn thay, Excel đi kèm với một số tính năng có thể giúp quản lý việc tìm kiếm của bạn và sắp xếp các ứng dụng của bạn theo thứ tự.

1. Sắp xếp công việc theo danh mục trong Excel

Nếu quá trình tìm kiếm việc làm của bạn yêu cầu bạn tìm kiếm thông qua nhiều loại ngành, thì việc sắp xếp chúng theo danh mục là bắt buộc. Gửi nhầm sơ yếu lý lịch đến vị trí đang tuyển dụng có thể đồng nghĩa với việc không được phỏng vấn.

Đối với mỗi vị trí mà bạn đang ứng tuyển, hãy thêm vị trí đó vào danh sách liên tục trong bảng tính Excel. Liệt kê chức danh, công ty, loại công việc và đầu mối liên hệ của bạn trong công ty nếu bạn có.

Với các vị trí được phân loại, bạn có thể thực hiện một số điều để đảm bảo rằng bạn không mắc phải bất kỳ sai sót nào với các ứng dụng tiếp theo. Khi nộp đơn cho nhiều loại công việc, bạn cần phải có sơ yếu lý lịch và thư xin việc cho từng loại.

Bạn có thể tạo trước chúng và có các bản sao đang chờ gửi đi hoặc bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE của Excel để tự động tạo chúng.

Nếu bạn có nhiều bản sao sơ ​​yếu lý lịch và thư xin việc được làm sẵn, bạn có thể làm cho việc truy cập đúng bản sao vào đúng thời điểm trở nên đơn giản. Một số hàm IF lồng nhau hoặc hàm SWITCH đơn giản có thể đảm bảo bạn không gửi nhầm bản sao.

 =SWITCH(F2, "Networking", ResumeList!A1, "Development", ResumeList!A2, "Support", ResumeList!A3, "General IT", ResumeList!A4, ResumeList!A1) 

Sử dụng một chức năng như ở trên, bạn có thể kéo các liên kết cho các sơ yếu lý lịch được lưu trữ trên một trang tính khác. Tuy nhiên, Excel giúp dễ dàng tạo một mẫu duy nhất và sau đó sử dụng hàm SUBSTITUTE của Excel để thực hiện công việc nặng nhọc.

Việc lồng nhiều hàm SUBSTITUTE vào một công thức duy nhất cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo các giao tiếp biểu mẫu. Xâu chuỗi nhiều SUBSTITUTES và điều kiện IF hoặc SWITCH có thể chuyển đổi một mẫu hoặc một loạt mẫu thành email giới thiệu hoặc email tiếp theo.

Excel có thể lấy một loạt các mẫu như mẫu bên dưới và chuyển đổi chúng thành một email hoàn chỉnh, sẵn sàng để gửi.

Sử dụng chức năng nhanh, bạn có thể kết hợp từng mẫu này thành một thư xin việc duy nhất, gắn kết.

Mỗi ô sử dụng một tập hợp các phép thay thế đơn giản như ô bên dưới từ G2 để tạo văn bản:

 =SUBSTITUTE(Sheet4!A1, "{ contactname }", C2) 

Tại đây, tên liên hệ cho vị trí được lưu trữ trong C2. Bạn cũng có thể sử dụng điều kiện để trộn các mẫu khác nhau tùy thuộc vào danh mục của từng vị trí hoặc các từ cụ thể trong tiêu đề của vai trò.

Định dạng trong sản phẩm cuối cùng có thể đạt được bằng cách sử dụng hàm CHAR(10) để tạo ngắt dòng. Bạn có thể bọc tất cả các đoạn trong hàm CONCAT để tạo một email hoàn chỉnh:

 =CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Sheet4!A6) 

2. Sử dụng Excel để phân tích dữ liệu web đã cạo

Hầu hết các trang web việc làm sẽ cho phép bạn lọc các vị trí với một số tùy chọn cơ bản, chẳng hạn như dựa trên tiêu đề, vị trí và kỹ năng. Áp dụng các bộ lọc bổ sung cho những kết quả đó có thể giúp bạn tận dụng tối đa mọi ứng dụng.

Các chức năng của Excel giúp dễ dàng áp dụng tính năng lọc nâng cao cho danh sách các kết quả công việc tiềm năng. Bạn có thể tự động xóa bất kỳ công việc nào có mức lương thấp hơn một ngưỡng cụ thể hoặc chỉ bao gồm những công việc yêu cầu kỹ năng cụ thể. Excel sẽ cho phép bạn áp dụng bao nhiêu bộ lọc tùy thích cho tập dữ liệu để nhận được kết quả phù hợp nhất.

Điều đầu tiên bạn cần là một danh sách các công việc từ các trang web khác nhau mà bạn đang cố gắng tìm kiếm. Cách nhanh nhất để lấy danh sách đó là sử dụng ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng Google Chrome quét web. Có rất nhiều tùy chọn tuyệt vời có sẵn trực tuyến, nhanh chóng thiết lập và thân thiện với người dùng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một tùy chọn miễn phí, Google Trang tính cung cấp chức năng IMPORTXML tích hợp sẵn có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu web.

Khi bạn đã kéo xuống một tập dữ liệu, bạn sẽ cần nhập tập dữ liệu đó vào Excel. Excel bao gồm một trình nhập XML tích hợp sẵn có thể giúp việc kéo các tập dữ liệu lớn được loại bỏ trở nên đơn giản. Sử dụng chức năng nhập có sẵn sau khi bạn đã mở khóa tab Nhà phát triển ẩn này trên ruy-băng.

Khi bạn đang nhập, bạn sẽ được nhắc thiết lập tập dữ liệu mới của mình. Để có kết quả tốt nhất, hãy cố gắng chuẩn hóa dữ liệu của bạn càng nhiều càng tốt trong quá trình nhập. Đảm bảo rằng cùng một dữ liệu từ mỗi trang kết thúc trong cùng một cột, tốt nhất là có cùng định dạng.

Sau khi dữ liệu của bạn được nhập đầy đủ, bạn có thể sử dụng chức năng lọc của Excel để nhanh chóng sắp xếp danh sách khách hàng tiềm năng của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chi tiết đối với kết quả tìm kiếm của mình, cho phép bạn chỉ đăng ký vào những vị trí phù hợp nhất.

3. Tự động gửi liên lạc từ Excel

Trong thị trường việc làm ngày nay, không thể tìm được một công việc mà không thể gửi hàng trăm email. Có thể tự động hóa quy trình là điều cần thiết. Tạo giao tiếp biểu mẫu là bước đầu tiên tuyệt vời. Tuy nhiên, tùy chọn tốt nhất của bạn là gửi email trực tiếp từ Excel.

Có hai cách khác nhau để thực hiện điều này trong Excel. Cách phức tạp hơn là sử dụng VBA để tạo macro có thể gửi email từ Excel. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất để thực hiện việc này là sử dụng hàm HYPERLINK tích hợp sẵn của Excel.

HYPERLINK cho phép người dùng tạo các liên kết sẽ mở ứng dụng thư mặc định của họ và điền trước một thư. Chức năng này có thể điền vào email gửi đến, chủ đề, nội dung của email và, nếu cần, một CC cho email.

Tạo một liên kết email tự động có thể dễ dàng đạt được với chức năng như chức năng dưới đây:

 =HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Send Email") 

Hàm này sẽ tạo một liên kết trong Excel, khi được nhấp vào, sẽ mở ứng dụng email của bạn với toàn bộ email bạn cần gửi đã được điền sẵn. Tất cả những gì còn lại để bạn làm là nhấp vào nút gửi.

Sử dụng chức năng HYPERLINK và thư từ được tạo tự động ở trên, bạn có thể dễ dàng gửi email hàng loạt.

Excel là cách lý tưởng để tổ chức quá trình tìm việc của bạn

Các công cụ của Excel có thể giúp quá trình tìm việc của bạn được sắp xếp hợp lý và tăng cơ hội các ứng dụng của bạn đến đúng người. Từ việc nhanh chóng tùy chỉnh biểu mẫu liên lạc cho từng vị trí đến tự động gửi email, Excel có thể dễ dàng hỗ trợ quá trình tìm việc của bạn.

Nó có thể sắp xếp các ứng dụng của bạn và lọc các cơ hội việc làm tiềm năng để đảm bảo rằng bạn chỉ ứng tuyển vào những vị trí phù hợp nhất với phiên bản sơ yếu lý lịch được nhắm mục tiêu nhất.