Cách sử dụng hàm FILTER trong Excel
Nếu bạn làm việc với bộ dữ liệu trong Excel thì bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần. Cho dù bạn đang phân tích số liệu bán hàng, theo dõi khoảng không quảng cáo hay quản lý ngân sách, khả năng lọc dữ liệu của bạn là điều cần thiết.
May mắn thay, Excel có một công cụ tích hợp mạnh mẽ có thể trợ giúp: hàm FILTER. Bằng cách sử dụng hàm FILTER, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp các bộ dữ liệu lớn và trích xuất dữ liệu bạn cần dựa trên các điều kiện đã chỉ định.
Mục Lục
Chức năng LỌC là gì?
Hàm FILTER trong Excel cho phép bạn trích xuất một tập hợp con dữ liệu từ một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí. Nó đánh giá từng giá trị trong một phạm vi dữ liệu và trả về các hàng hoặc cột đáp ứng tiêu chí bạn đặt. Các tiêu chí được thể hiện dưới dạng một công thức đánh giá một giá trị logic.
Hàm FILTER có cú pháp sau:
=FILTER(array, include, [if_empty])
Ở đâu:
- mảng là phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- bao gồm đại diện cho điều kiện bạn muốn sử dụng để lọc dữ liệu của mình. Đây có thể là một tiêu chí hoặc nhiều tiêu chí được phân tách bằng các hàm logic của Excel.
- [if_empty] là một đối số tùy chọn chỉ định giá trị trả về nếu không có dữ liệu nào đáp ứng điều kiện đã chỉ định.
Cách sử dụng hàm FILTER trong Excel
Hãy xem xét một ví dụ để hiểu cách sử dụng hàm FILTER trong Excel. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu bao gồm các cột Tên, Tuổi và Giới tính và bạn muốn lọc bảng để chỉ hiển thị các nữ. Bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=FILTER(A2:C10, C2:C10="Female")
Để chia nhỏ công thức, đối số mảng là A2:C10và đối số tiêu chí là C2:C10=”Nữ”. Công thức này sẽ trả về một mảng giá trị chỉ bao gồm các hàng có Giới tính là “Nữ”.
Hãy xem một ví dụ khác: Giả sử bạn có một bảng dữ liệu bao gồm các cột cho tên sản phẩm, LoạiVà Giávà bạn muốn lọc bảng để chỉ hiển thị các hàng có giá nhỏ hơn hoặc bằng $400. Bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=FILTER(A2:C10, C2:C10<=400)
Hàm FILTER sử dụng toán tử logic (<=) để kiểm tra cột Giá với điều kiện nhỏ hơn hoặc bằng $400.
Sử dụng nhiều tiêu chí trong hàm FILTER
Hàm FILTER của Excel cho phép bạn chỉ định nhiều hơn một tiêu chí để lọc dữ liệu. Để thêm nhiều tiêu chí trong hàm FILTER, bạn cần sử dụng các hàm logic “AND” hoặc “OR”.
Hàm AND yêu cầu tất cả các tiêu chí phải đúng để một hàng được đưa vào kết quả lọc, trong khi hàm OR yêu cầu ít nhất một trong các tiêu chí phải đúng để một hàng được đưa vào kết quả.
Dưới đây là ví dụ về việc sử dụng hàm AND trong hàm FILTER để trích xuất dữ liệu từ một dải ô dựa trên hai tiêu chí:
=FILTER(A2:C10, (B2:B10="Tech")*(C2:C10>400))
Công thức này trả về các hàng đáp ứng hai tiêu chí được chỉ định. Tiêu chí đầu tiên là giá trị trong cột B phải là công nghệvà tiêu chí thứ hai là giá trị trong cột C phải lớn hơn 400. Ký hiệu dấu hoa thị (*) đại diện cho toán tử AND, kết hợp hai tiêu chí.
Cách sử dụng FILTER với các hàm Excel khác
Hàm FILTER trong Excel có thể được sử dụng với nhiều hàm khác để thực hiện các phép tính và phân tích nâng cao trên các tập con dữ liệu cụ thể trong một bảng lớn.
Một cách phổ biến để sử dụng FILTER với các hàm khác là trước tiên lọc một dải dữ liệu bằng cách sử dụng hàm FILTER, sau đó áp dụng một hàm khác cho danh sách đã lọc. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp dữ liệu bằng hàm SORT cùng với hàm FILTER.
Đây là một ví dụ: Giả sử bạn có một bảng chứa thông tin về các sản phẩm khác nhau bao gồm tên, giá và trạng thái sẵn có của chúng. Bạn muốn lọc bảng để chỉ hiển thị các sản phẩm còn hàng và sắp xếp danh sách đã lọc theo giá.
Công thức, trong trường hợp này, sẽ là:
=SORT(FILTER(A2:C10, C2:C10="In Stock"), 2, TRUE)
Công thức này sẽ trả về một bảng đã lọc chỉ gồm các sản phẩm hiện có trong kho, được sắp xếp theo giá của chúng theo thứ tự tăng dần. Đối số thứ hai trong hàm SORT (nghĩa là 2) biểu thị số cột mà bạn muốn sắp xếp theo.
Trong trường hợp này, chúng tôi muốn sắp xếp theo giá trong cột B, vì vậy chúng tôi sử dụng số 2. Đối số thứ ba trong hàm SORT (nghĩa là TRUE) chỉ định rằng chúng tôi muốn sắp xếp các giá trị theo thứ tự tăng dần.
Dưới đây là các hàm Excel khác mà bạn có thể kết hợp với hàm FILTER:
- SUMIF hoặc TRUNG BÌNH: Bạn có thể sử dụng hàm FILTER để tạo một tập hợp con dữ liệu đáp ứng các tiêu chí nhất định, sau đó sử dụng hàm SUMIF hoặc AVERAGEIF để tính tổng hoặc trung bình cộng của tập hợp con dữ liệu đó.
- Ví dụ: nếu bạn có danh sách dữ liệu doanh số cho các sản phẩm khác nhau và muốn tính tổng doanh số cho một sản phẩm cụ thể, bạn có thể sử dụng FILTER để tạo tập hợp con dữ liệu cho sản phẩm đó rồi sử dụng hàm SUMIF để tính tổng doanh số.
- TỐI ĐA và TỐI THIỂU: Bạn có thể sử dụng hàm FILTER để tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một tập hợp con dữ liệu đáp ứng các tiêu chí nhất định. Trong ví dụ về dữ liệu bán hàng, bạn có thể sử dụng hàm FILTER với MAX hoặc MIN để tìm sản phẩm có doanh số bán hàng cao nhất hoặc thấp nhất tương ứng.
- ĐẾM: Bạn cũng có thể sử dụng hàm COUNT với FILTER để lấy số lượng ô đáp ứng các tiêu chí nhất định.
Nhìn chung, việc kết hợp hàm FILTER với các hàm khác của Excel có thể giúp bạn thực hiện phân tích nâng cao hơn và làm cho dữ liệu của bạn có ý nghĩa và hữu ích hơn.
Lọc dữ liệu hiệu quả với chức năng FILTER của Excel
Hàm FILTER của Excel cho phép bạn lọc dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng dựa trên các điều kiện cụ thể. Bằng cách sử dụng chức năng FILTER, bạn có thể tránh được rắc rối khi sắp xếp thủ công các bộ dữ liệu lớn để tìm dữ liệu mình cần. Bạn có thể chỉ định nhiều tiêu chí và kết hợp chúng bằng cách sử dụng các toán tử như “VÀ” và “HOẶC”, giúp bạn linh hoạt và kiểm soát công thức lọc.
Cho dù bạn là nhà phân tích có kinh nghiệm hay người mới bắt đầu, chức năng LỌC của Excel có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và tận dụng tối đa dữ liệu của mình.