Công cụ quản lý dự án miễn phí tốt nhất là…

Khi quyết định chọn một công cụ quản lý dự án miễn phí, nhiều tổ chức (và thậm chí cả những cá nhân dám nghĩ dám làm) thấy mình phải đối mặt với cùng một lựa chọn: Trello so với Asana. Đây là hai trong số những tên tuổi lớn nhất hiện có và cả hai đều cung cấp cho bạn rất nhiều quyền lực quản lý dự án mà không làm hao mòn tài khoản ngân hàng của bạn.

Quyết định giữa hai có thể khó khăn. Vì vậy, chúng tôi sẽ trợ giúp bằng cách chia nhỏ thông tin cơ bản của từng loại và so sánh những gì bạn nhận được trong các gói miễn phí. Cuối cùng, bạn sẽ thấy liệu Trello hay Asana tốt hơn cho doanh nghiệp hoặc dự án của bạn.

Trello: Quản lý dự án Kanban dựa trên thẻ đơn giản

Chúng ta sẽ bắt đầu với Trello. Nếu chưa quen với quản lý dự án Kanban, bạn có thể hơi bối rối về cách thức hoạt động của nó. Nhưng ý tưởng đằng sau nó tương đối đơn giản. Đây là quá trình:

1. Bạn thiết lập các cột, danh mục hoặc các bước cho quy trình làm việc của mình.
2. Bạn viết các nhiệm vụ trên thẻ và xếp chúng vào một cột.
3. Các thành viên trong nhóm làm việc trên các thẻ đó và di chuyển chúng qua các cột.

Phiên bản gốc của Kanban sử dụng Post-Its và bảng trắng. Nhưng ngày nay, chúng ta sử dụng các công cụ kỹ thuật số để thực hiện điều tương tự. Phương pháp quản lý dự án trực quan này giúp bạn nhanh chóng biết được các nhiệm vụ đang ở đâu, ai đang thực hiện các nhiệm vụ đó và nhiệm vụ tiếp theo sẽ được thực hiện ở đâu.

Điều này rất tốt cho các quy trình công việc tuyến tính luôn (hoặc hầu như luôn luôn) tuân theo cùng một quy trình. Ví dụ, tạo lịch biên tập trong Trello là phổ biến.

Các ý tưởng di chuyển từ trái sang phải, trải qua từng bước cần thiết trong quy trình. Tất nhiên, bạn cũng có thể di chuyển các thẻ qua lại nếu cần, chẳng hạn như nếu một bài báo cần sửa đổi hoặc cập nhật hoặc nếu một bài báo đã chuẩn bị cần được tạm dừng trong khi ngày cấm vận đến gần.

Đây là bảng mẫu của Trello cho thấy lịch biên tập có thể trông như thế nào:

Một nhóm các cột được gọi là một bảng. Bạn có thể có nhiều bảng như bạn muốn. Mỗi bảng có thể đại diện cho một nhóm, một bộ phận trong tổ chức của bạn, một dự án, một danh mục nhiệm vụ hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn nghĩ sẽ là một mô tả hữu ích.

Mỗi thẻ có thể chứa nhiều thông tin khác nhau. Dưới đây là một số tùy chọn:

• Sự mô tả
• Người dùng được chỉ định
• Thẻ mã màu
• Ngày đáo hạn
• Danh sách nhiệm vụ (có hộp kiểm)
• tệp đính kèm
• tin nhắn
• Cập nhật thông báo

Ngoài ra còn có tùy chọn để thêm các trường tùy chỉnh. Vì vậy, nếu có nhiều phần dành riêng cho dự án mà bạn cần theo dõi, thì bạn không cần phải phụ thuộc hoàn toàn vào các trường được tạo trước mà Trello cung cấp.

Bạn có thể sử dụng bảng Trello cho chính mình để giúp bạn ngừng quên mọi thứ tại nơi làm việc. Tuy nhiên, sức mạnh của nền tảng thực sự tăng lên khi bạn mời các thành viên khác trong nhóm làm việc trên bảng với bạn.

Người dùng có thể nói về thẻ bằng cách để lại nhận xét. Bạn cũng có thể gọi cụ thể các thành viên trong nhóm để họ nhận được thông báo về các cập nhật thẻ quan trọng. Những cuộc trò chuyện đó được ghi lại trên thẻ, nơi chúng có thể được tham khảo sau này. Điều này làm cho thẻ Trello trở thành một phương tiện tuyệt vời để giao tiếp về các tác vụ cụ thể mà không làm lộn xộn hộp thư đến hoặc ứng dụng khách nhắn tin nhanh.

Quản lý nhóm của bạn với Trello

Tất nhiên, một công cụ quản lý dự án tốt không chỉ phân công nhiệm vụ. Nó cũng cho phép bạn quản lý nhóm của mình và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào những thứ họ cần.

Chỉ định các thành viên trong nhóm vào thẻ chỉ là bước khởi đầu. Bạn cũng có thể chỉ hiển thị bảng của mình với một số nhóm nhất định, cấp cho mọi người các mức quyền khác nhau và thay đổi quyền nhận xét trên từng thẻ.

Trello giúp các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng tìm thấy các thẻ mà họ cần chú ý. Họ có thể lọc theo ngày đến hạn, chỉ xem các thẻ mà họ được chỉ định hoặc xem các thẻ có thẻ cụ thể. Nó cũng dễ dàng để tìm kiếm thẻ.

Tăng sức mạnh cho Trello với các tích hợp

Bản chất trực quan của Trello và quy trình làm việc kéo và thả dễ dàng khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ. Nhưng khi bạn kết hợp nó với các dịch vụ khác, bạn sẽ có được một hệ thống quản lý dự án thực sự nổi bật. Trello gọi những tích hợp này là “Tăng sức mạnh”.

Bạn luôn có thể đính kèm tệp từ các ứng dụng lưu trữ đám mây của mình nhưng tính năng bật nguồn Dropbox cho phép bạn xem bản xem trước của tài liệu và tự động cập nhật chúng. Khả năng tăng sức mạnh của Evernote cho phép bạn đính kèm ghi chú, nghĩa là bạn có thể kết hợp quản lý dự án Evernote của mình với Trello. GitHub cho phép bạn đính kèm các nhánh, cam kết, sự cố và yêu cầu kéo vào thẻ.

Bạn có thể theo dõi thời gian của mình, thêm liên kết đến các phòng trò chuyện video chuyên dụng, tích hợp với Slack (bản thân nó là một công cụ cộng tác tuyệt vời), xem thẻ Trello của bạn trong biểu đồ Gantt, v.v. Hàng chục dịch vụ chính tích hợp với Trello. Nếu bạn đang sử dụng một công cụ, bạn nên kiểm tra xem liệu nó có thể giao tiếp với Trello hay không.

Những gì bạn nhận được miễn phí với Trello

Gói miễn phí của Trello cung cấp cho bạn bảng, danh sách, thẻ, thành viên, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm không giới hạn. Tuy nhiên, những tệp đính kèm đó chỉ có thể lên tới 10 MB mỗi tệp. Bạn cũng nhận được một lần tăng sức mạnh cho mỗi bảng.

Nếu bạn nâng cấp lên gói cao cấp, có giá 10 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, bạn sẽ nhận được sức mạnh không giới hạn, bộ sưu tập bảng, hình nền bảng tùy chỉnh và hỗ trợ khách hàng ưu tiên. Ngoài ra còn có tùy chọn “Tiêu chuẩn” ít tốn kém hơn cho các nhóm nhỏ và gói “Doanh nghiệp” mạnh mẽ hơn cho toàn bộ tổ chức. Bạn có thể xem bảng phân tích đầy đủ các tính năng trên trang định giá Trello.

Bạn có thể sử dụng Trello hoàn toàn trong trình duyệt hoặc dưới dạng ứng dụng, vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng PC Windows, máy Mac, máy tính Linux hay Chromebook, bạn đều có thể dễ dàng quản lý dự án của mình.

Tải xuống: Trello cho iOS | Android | Mac | Windows (Miễn phí, có đăng ký)

Asana: Tính linh hoạt với đường cong học tập

Một trong những lợi thế quan trọng nhất của Trello là bạn có thể kích hoạt nó và sử dụng nó rất thành thạo một cách nhanh chóng. Asana mất nhiều thời gian hơn để thành thạo, nhưng một khi bạn đã làm được, nó sẽ mang lại cho bạn rất nhiều năng lực quản lý dự án.

Trong cuộc tranh luận giữa Trello và Asana, một điều quan trọng về Asana mang lại cho nó một lợi thế khác biệt: bạn có thể thiết lập cả danh sách nhiệm vụ truyền thống và bảng kiểu Kanban. Danh sách tác vụ cơ bản giống như bạn mong đợi và bao gồm các tính năng bạn sẽ tìm thấy trong nhiều ứng dụng phần mềm quản lý tác vụ tốt nhất.

Bạn nhận được các nhiệm vụ phụ, ngày đến hạn, mô tả và nhận xét cũng như khả năng phân công nhiệm vụ cho các dự án cụ thể (có chức năng giống như bảng trong Trello). Trong phiên bản cao cấp của Asana, bạn cũng có thể đánh dấu các tác vụ phụ thuộc, điều này rất hữu ích khi một số tác vụ phụ thuộc vào các tác vụ khác.

Chế độ xem bảng Kanban trong Asana trông rất giống Trello:

Một lần nữa, bạn có các cột có thẻ. Sau đó, bạn có thể chỉ định và thêm các nhiệm vụ phụ, ngày đến hạn và các thông tin khác cho từng thẻ. Chúng cũng có thể được gắn thẻ bằng các thẻ được mã hóa màu. Các nhiệm vụ phụ được giao trong thẻ cũng hiển thị trên chế độ xem nhiệm vụ của người dùng.

Khả năng chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ xem khác nhau này rất tốt cho các nhóm lớn có các loại dự án khác nhau. Với Asana, bạn có thể thiết lập lịch biên tập Kanban và sau đó tạo một danh sách nhiệm vụ hoàn toàn khác cho các dự án khác, như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm hoặc xem lại các bài báo cũ.

Và giống như Trello, bạn có thể có nhiều dự án, điều này rất tốt để giữ cho các thành viên trong nhóm không bị quá tải.

Asana cũng có chức năng báo cáo tốt: bạn có thể tạo nhiều bảng điều khiển hiển thị cho bạn trạng thái của các dự án khác nhau cho chính bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn. Về mặt kỹ thuật, bạn cũng có thể làm điều này với Trello bằng cách sử dụng các bảng khác nhau, nhưng chức năng này dễ điều hướng hơn rất nhiều trên Asana.

Quản lý nhóm của bạn với Asana

Các tính năng quản lý nhóm của Asana tương tự như Trello. Bạn có thể hiển thị các dự án cụ thể đối với một số thành viên nhất định, ngăn các thành viên xem các cuộc hội thoại nhóm và điều chỉnh các quyền cụ thể.

Tạo các nhiệm vụ và thẻ mà bạn chỉ định cho các thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn sử dụng Asana hiệu quả và giảm đáng kể tình trạng lộn xộn trong email. Tab Nhiệm vụ của tôi cũng giúp mọi người dễ dàng xem những gì được giao cho họ. Và, tất nhiên, để lại nhận xét về các nhiệm vụ giúp giao tiếp dễ dàng quản lý và tham khảo.

Tăng sức mạnh cho Asana với các tích hợp

Asana tích hợp với nhiều dịch vụ tương tự như Trello. Bạn có thể đính kèm tệp trực tiếp từ bộ nhớ đám mây, nhiệm vụ email và thẻ, theo dõi thời gian của bạn, v.v. Bạn thậm chí có thể tích hợp Asana với nhiều đối thủ cạnh tranh của nó, bao gồm JIRA và Pivotal Tracker. Nhiều ứng dụng dịch vụ khách hàng cũng hoạt động với Asana, giúp dễ dàng tạo tác vụ khi khách hàng đưa ra yêu cầu.

Có nhiều tích hợp với các ứng dụng thường được liên kết với quá trình phát triển, như GitHub, Slack, Microsoft Teams và hầu hết các trình duyệt, nhà cung cấp dịch vụ email, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, v.v. Điều này khiến Asana trở thành lựa chọn tốt cho các tổ chức đã sử dụng nhiều công cụ để theo dõi quá trình phát triển. Kiểm tra trang tích hợp ứng dụng Asana để xem bạn có thể làm gì khác với các ứng dụng khác.

Những gì bạn nhận được miễn phí với Asana

Phiên bản miễn phí của Asana cung cấp cho bạn các nhiệm vụ, dự án và cuộc trò chuyện không giới hạn. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể có tối đa 15 thành viên. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào trang tổng quan và tìm kiếm cơ bản.

Phiên bản cao cấp, có giá 10,99 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, giúp bạn có số lượng thành viên không giới hạn, bảng điều khiển tùy chỉnh, khả năng tìm kiếm nâng cao, phụ thuộc nhiệm vụ, trường tùy chỉnh, nhóm riêng tư và hỗ trợ ưu tiên. Ngoài ra còn có gói Business trị giá 24,99 đô la với các tùy chọn quản lý và báo cáo nâng cao hơn nữa. Nhận thông tin chi tiết đầy đủ từ trang định giá Asana.

Giống như Trello, Asana có sẵn trong trình duyệt hoặc dưới dạng ứng dụng.

Tải xuống: Asana cho iOS | Android | Mac | Windows (32-bit) | Windows (64-bit) (Miễn phí, có đăng ký)

Cái nào tốt hơn? Trello hay Asana?

Trước khi chúng tôi chia sẻ đề xuất của mình, hãy xem nhanh các tính năng của cả hai:

Mặc dù các tổ chức khác nhau có những nhu cầu khác nhau, nhưng tính linh hoạt của Asana khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho hầu hết mọi người. Khả năng theo dõi các nhiệm vụ trong chế độ xem danh sách nhiệm vụ truyền thống hoặc trên bảng Kanban mang lại cho nó mức độ linh hoạt mà Trello không có.

Tất nhiên, tính linh hoạt đó đi kèm với một đường cong học tập dốc hơn. Về cơ bản, giao diện Asana phức tạp hơn Trello. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm với ứng dụng, việc tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm có thể mất nhiều thời gian hơn.

Tuy nhiên, Trello thật tuyệt khi tất cả những gì bạn cần là một kho lưu trữ trung tâm cho các tác vụ và một hệ thống để giao tiếp về chúng. Thật dễ dàng để tìm hiểu và sử dụng, và nhiều người ít nhất đã quen thuộc với nó. Nó cũng tuyệt vời như một công cụ quản lý cuộc sống cá nhân. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng Trello cho hầu hết mọi thứ.

Trello so với Asana: Lựa chọn tùy thuộc vào bạn

Cuối cùng, cả Trello và Asana đều là những công cụ tuyệt vời. Những gì bạn sử dụng cho tổ chức của mình có thể sẽ đi vào chi tiết. Định dạng danh sách nhiệm vụ và bảng Kanban của Asana có hấp dẫn bạn không? Hay bạn muốn giữ mọi thứ đơn giản? Bạn có muốn quản lý một nhóm lớn mà không phải trả phí hàng tháng không? Người dùng của bạn có học nhanh không? Hay họ sẽ được hưởng lợi từ một công cụ có đường cong học tập dễ dàng hơn?

Bạn sẽ cần cân nhắc tất cả những câu hỏi này khi quyết định chọn Trello hay Asana. Nhưng có hai điều sẽ giúp bạn yên tâm nếu gặp khó khăn khi đưa ra quyết định này. Đầu tiên, cả hai đều là những ứng dụng tuyệt vời và sẽ giúp bạn quản lý nhóm của mình. Nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý dự án ngay bây giờ, thì một trong hai ứng dụng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn.

Và thứ hai, bạn có thể sử dụng Trello và Asana cùng nhau. Chúng tích hợp, vì vậy bạn có thể chuyển dữ liệu giữa hai thiết bị, đồng bộ hóa các tác vụ và thẻ của bạn cũng như sử dụng cả hai. Hoặc sử dụng Migrator.xyz để di chuyển dữ liệu từ cái này sang cái khác khi bạn muốn chuyển đổi. Bạn không bị khóa mãi mãi.

Hãy thử một hoặc cả hai!

Vì cả hai ứng dụng đều miễn phí nên bạn sẽ không mất phí khi dùng thử cả hai. Bạn có thể bắt đầu với Trello và xem nó có đủ cho nhu cầu của bạn không. Nếu thấy quá đơn giản, bạn có thể dễ dàng chuyển sang Asana bằng các công cụ di chuyển đã đề cập trước đó. Bằng cách đó, bạn sẽ có được trải nghiệm trực tiếp về cách sử dụng của cả hai ứng dụng quản lý dự án.

Và khi bạn biết sự khác biệt giữa Trello và Asana, bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng và cam kết đăng ký. Vì vậy, hãy chọn một, dùng thử và bắt đầu quản lý dự án hiệu quả hơn.