Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng lưu trữ đám mây để làm việc từ xa
Các giải pháp lưu trữ đám mây đã nhanh chóng trở nên phổ biến trong thập kỷ qua. Mặc dù đĩa compact (CD) và ổ đĩa flash USB được sử dụng rộng rãi vào đầu những năm 2000, nhưng ngày nay rất ít người mang theo chúng.
Tuy nhiên, những người làm việc từ xa không nên bỏ hoàn toàn các tùy chọn lưu trữ cục bộ. Nhu cầu lưu trữ khác nhau ở mỗi người và việc chuyển đổi bừa bãi sang các nền tảng mới sẽ ảnh hưởng đến hệ sinh thái của bạn. Để đưa ra quyết định khách quan, sáng suốt, hãy cùng khám phá những ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng lưu trữ đám mây cho công việc từ xa.
Mục Lục
Ưu điểm của giải pháp lưu trữ đám mây cho công việc từ xa
Điện toán đám mây đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của các giải pháp lưu trữ hiện đại. Một báo cáo gần đây của Flexera cho thấy 93% doanh nghiệp và doanh nghiệp sử dụng lưu trữ đa đám mây, 87% trong số đó sử dụng mạng công cộng và riêng tư. Hầu hết các tổ chức và cá nhân đang chuyển đổi sang đám mây vì những lý do sau:
1. Phí đăng ký trên đám mây phải chăng
Trái với suy nghĩ của nhiều người, lưu trữ đám mây rẻ hơn lưu trữ cục bộ. Hệ thống đám mây đi kèm với phí định kỳ hàng tháng, nhưng bạn sẽ nhận được nhiều dung lượng lưu trữ hơn cho mỗi đô la. 10 đô la một tháng sẽ cung cấp cho bạn 1TB đến 2TB.
Bạn thậm chí có thể xem xét các giải pháp lưu trữ đám mây miễn phí. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cho phép bạn sử dụng miễn phí 10GB đến 15GB đầu tiên. Chỉ mong đợi các tài khoản cơ bản đi kèm với các tính năng hạn chế, mặc dù bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi chuyển và lưu trữ tệp.
Ngoài ra, ổ cứng ngoài 1TB giá rẻ sẽ khiến bạn giảm thêm ít nhất 60 đô la. Cũng không có gì đảm bảo chúng sẽ tồn tại trong bao lâu; bạn có thể phải trả tiền sửa chữa nếu bạn làm hỏng phần thân hoặc làm hỏng tệp.
2. Mạng đám mây cung cấp khả năng truy cập đa thiết bị
Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc sử dụng lưu trữ đám mây là bạn sẽ có quyền truy cập tốt hơn vào các tệp của mình. Bạn có thể mở đám mây miễn là bạn có quyền truy cập internet. Nếu bạn và nhóm của bạn sử dụng lưu trữ đám mây, bất kỳ ai cũng có thể mở bất kỳ tệp nào họ cần, bất kể họ đang ở đâu hoặc có bao nhiêu người dùng đang truy cập cùng một dữ liệu.
Ngược lại, ổ cứng di động yêu cầu kết nối thiết bị vật lý với thiết bị. Giả sử bạn quản lý một nhóm từ xa. Nếu bạn chỉ dựa vào các giải pháp lưu trữ cục bộ, người dùng sẽ cần ổ cứng vật lý để truy cập nội dung được lưu trữ.
3. Các nhóm có thể tích hợp công nghệ đám mây vào hệ sinh thái của họ
Bạn có thể tích hợp hệ thống đám mây với nhiều thiết bị khác nhau. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đều có giới hạn hệ điều hành tối thiểu, vì vậy bạn có thể liên kết tài khoản lưu trữ đám mây với máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh và thậm chí là đồng hồ thông minh.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có thể sử dụng bất kỳ hệ thống đám mây nào một cách mù quáng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các chương trình phần mềm tương thích với hệ sinh thái của nhóm từ xa của bạn. Giả sử công ty của bạn sử dụng thiết bị hệ điều hành Windows. Mặc dù chúng có thể chạy iCloud Drive nhưng chúng sẽ hoạt động nhanh hơn nhiều và cung cấp chức năng tốt hơn nếu bạn chọn Microsoft OneDrive.
4. Giải pháp lưu trữ đám mây Hợp lý hóa việc khôi phục dữ liệu
Mặc dù có nhiều cách khác nhau để khôi phục dữ liệu bị mất, nhưng chúng cũng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của bạn. Bạn có thể không ngại dành vài giờ để khôi phục các tệp nhỏ mà bạn đã vô tình xóa. Tuy nhiên, nếu bạn cần khôi phục lại vài gigabyte dữ liệu bị hỏng hoặc bị mất, bạn nên giải phóng một vài đô la cho mỗi tệp.
Hãy nhớ rằng: phòng bệnh hơn chữa bệnh. Để giảm thiểu rủi ro cần khôi phục dữ liệu, hãy sao lưu các tệp của bạn lên đám mây. Bạn có thể làm như vậy cho dù bạn sử dụng đám mây hay bộ nhớ cục bộ. Đừng lo lắng — vì các bản sao lưu thường yêu cầu ít dung lượng lưu trữ hơn các tệp thông thường, bạn có thể sử dụng các tài khoản miễn phí.
5. Hệ thống điện toán đám mây Mã hóa các tập tin được lưu trữ
Mã hóa đóng vai trò như một tính năng bảo mật tiêu chuẩn trong hệ thống lưu trữ đám mây. Bạn có thể yên tâm rằng các tệp được lưu trữ của bạn sẽ vẫn được mã hóa, bất kể nhà cung cấp dịch vụ đám mây mà bạn chọn.
Chỉ cần lưu ý rằng chúng thực thi các thuật toán mã hóa khác nhau. Để cung cấp cho bạn một ý tưởng, iCloud Drive sử dụng mã hóa AES 128 bit, trong khi Google Drive, Dropbox và Microsoft OneDrive sử dụng mã hóa AES 256 bit.
Nhược điểm của giải pháp lưu trữ đám mây cho công việc từ xa
Mặc dù hiệu quả về chi phí và khả năng truy cập của các giải pháp lưu trữ đám mây, bạn vẫn nên xem xét các thiết bị lưu trữ cục bộ. Chúng tôi khuyên bạn không nên bỏ qua ổ đĩa cứng vật lý một cách mù quáng. Nếu không, bạn có thể sẽ lãng phí tài nguyên của mình nếu không xem xét các hạn chế sau của hệ thống lưu trữ đám mây:
1. Mạng đám mây tải chậm hơn
Đừng hiểu lầm chúng tôi — chúng tôi không nói rằng lưu trữ đám mây chậm. Nhưng vì nó dựa vào truy cập internet, kết nối không ổn định có thể gây ra độ trễ và mất kết nối. Nếu bạn quản lý một nhóm từ xa, bạn có thể gặp khó khăn khi cộng tác với những người làm việc từ xa không có kết nối internet ổn định.
Ngoài ra, hệ thống lưu trữ cục bộ được mở để cấu hình. Tùy thuộc vào các sửa đổi của nhóm CNTT, bạn có thể tiếp tục chia sẻ và chuyển các tệp trong hệ sinh thái của mình ngay cả khi không có truy cập internet.
2. Bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ đám mây của bạn
Bạn có quyền kiểm soát tối thiểu đối với bảo mật tổng thể của dữ liệu của mình. Việc chọn thông tin xác thực đăng nhập mạnh và quản lý quyền truy cập tệp sẽ chỉ giữ cho hệ thống lưu trữ đám mây của bạn an toàn ở một mức độ nào đó, nhưng các nhà cung cấp dịch vụ vẫn có toàn quyền đối với phần phụ trợ.
Là một nhân viên từ xa duy nhất, bạn có thể không sao nếu thiếu kiểm soát. Tuy nhiên, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp cấp trung bình, bạn có thể muốn xem xét các tùy chọn lưu trữ cục bộ cho phép người dùng định cấu hình hệ thống an ninh mạng riêng.
3. Hệ thống đám mây SaaS Rời khỏi khoảng trống kiểm soát truy cập
Những người làm việc tự do độc lập và những người làm việc từ xa nhận thấy hệ thống đám mây SaaS rất tiện lợi vì chúng hoạt động hiệu quả. Thật không may, sự tiện lợi cũng đi kèm với những hạn chế. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây không chỉ kiểm soát bảo mật hệ thống lưu trữ của bạn mà còn kiểm soát chức năng tổng thể của nó.
Việc thiếu kiểm soát gây ra khoảng trống kiểm soát truy cập, do đó cản trở người dùng giảm thiểu hiệu quả các vấn đề về quyền riêng tư dữ liệu khác nhau, các mối đe dọa bảo mật và sự kém hiệu quả của quy trình làm việc. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn, hãy xem xét các lựa chọn thay thế lưu trữ IaaS và PaaS.
4. Di chuyển sang các hệ thống đám mây khác nhau là một thách thức
Chuyển tệp giữa đám mây và các thiết bị lưu trữ cục bộ thật dễ dàng, nhưng di chuyển từ đám mây sang đám mây thì không. Việc di chuyển dữ liệu trị giá hàng terabyte có thể mất vài ngày. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tránh chuyển đổi nhà cung cấp hoàn toàn hơn là dành tài nguyên cho việc di chuyển dữ liệu.
Như vậy, hãy nghiên cứu rộng rãi tất cả các lựa chọn của bạn. Hãy thử một số hệ thống đám mây trước khi thanh toán phí đăng ký, chuyển dữ liệu nhạy cảm và giới thiệu nhóm từ xa của bạn.
5. Các gói đăng ký trên đám mây sẽ khóa bạn trong
Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường sử dụng các chương trình khuyến mãi và giảm giá lớn để khuyến khích khách hàng chọn thanh toán hàng năm. Trong một số trường hợp, họ thậm chí có thể cắt giảm hơn 50% phí của bạn.
Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều về lâu dài. Tuy nhiên, hãy cân nhắc lại các lựa chọn của bạn vì bạn có thể sẽ không lấy lại được tiền nếu bạn đột ngột hủy đăng ký của mình.
Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên tối đa hóa các bản dùng thử miễn phí bất cứ khi nào có thể. Những người làm việc từ xa chỉ lưu trữ một vài tệp trực tuyến có thể sử dụng tài khoản miễn phí trong vài tháng trước khi cần nâng cấp.
Các giải pháp lưu trữ đám mây có xứng đáng không?
Bạn có nên đầu tư vào lưu trữ đám mây hay không tùy thuộc vào thiết lập hiện tại của bạn. Không có giải pháp lưu trữ một kích thước phù hợp với tất cả. Đánh giá các loại dữ liệu bạn lưu trữ, kiểm tra cách các đối tác kinh doanh của bạn gửi tệp và kiểm tra xem bạn có thể tích hợp liền mạch các công nghệ điện toán đám mây vào hệ sinh thái của mình hay không.
Như đã nói, chúng tôi vẫn khuyến khích tất cả nhân viên từ xa kiểm tra hệ thống đám mây. Vì các thương hiệu như iCloud Drive, Google Drive và Dropbox cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí, bạn có thể sử dụng chúng miễn phí theo cách nào bạn muốn. Ít nhất hãy thử sử dụng chúng trước. Bạn có thể dần dần chuyển đổi khi đã khám phá các nhà cung cấp dịch vụ đám mây khác nhau trên thị trường.