Cách tạo danh sách việc cần làm với tính năng theo dõi tồn đọng trong Google Trang tính

Có hai cách để quên một nhiệm vụ. Cách đầu tiên, bạn không viết nó ra, nhưng cuối cùng bạn nhớ sai chính xác thời điểm. Cái còn lại, nhiệm vụ hoàn toàn để lại cho bạn cho đến khi ai đó quy trách nhiệm cho bạn. Không có tình huống nào là vui vẻ.

Đó là lý do tại sao ghép nối danh sách việc cần làm của bạn với một công việc tồn đọng là lý tưởng. Nó cũng hữu ích nếu bạn giữ nó ở nơi nào đó có thể truy cập được, chẳng hạn như Google Trang tính. Vì vậy, làm cách nào để bạn tạo một công việc tồn đọng và sử dụng nó cùng với danh sách việc cần làm trong Google Trang tính? Đọc để tìm hiểu.

Backlog là gì, và tại sao bạn nên sử dụng nó?

Nếu bạn chỉ giữ mọi thứ bạn cần làm trong một danh sách đang chạy, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy mình đang hoàn thành bất cứ điều gì. Bằng cách sử dụng công việc tồn đọng, bạn có thể đặt tất cả những việc cần làm không phải là ưu tiên hiện tại ở nơi khác và tập trung toàn bộ vào danh sách hàng ngày của mình. Mặc dù các nhiệm vụ bị tồn đọng vẫn quan trọng, nhưng chúng chỉ được giữ lại cho đến khi bạn sẵn sàng giải quyết chúng.

Ví dụ: bạn đã có một danh sách những việc bạn đang làm và một đồng nghiệp yêu cầu bạn đọc lại bản trình bày của họ. Bạn sẽ đặt nó vào hồ sơ tồn đọng của mình để không quên yêu cầu của đồng nghiệp và nó ở đó để nhắc bạn khi viết danh sách tiếp theo.

Giữ một công việc tồn đọng là lý tưởng vì nó ngăn chặn các nhiệm vụ rơi vào giữa các kẽ hở. Nó cũng giúp bạn tập trung vào danh sách hiện tại của mình hơn là đi sâu vào các dự án hoặc yêu cầu mới khi chúng xuất hiện. Khi bạn viết nó ra, bạn thừa nhận rằng bạn sẽ quay lại với nó sau, vì vậy không cần phải lo lắng về điều đó bây giờ.

Xây dựng danh sách việc cần làm với tính năng theo dõi tồn đọng trong Google Trang tính

Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong Google Trang tính theo các bước sau:

1. Thêm tiêu đề vào ô B: 1 của trang tính và tô màu cho hàng trên cùng.
2. Đánh dấu 1-10 ô trong cột đầu tiên của trang tính bằng cách nhấp vào tiêu đề của nó — tuy nhiên nhiều tác vụ bạn thường làm hàng ngày.
3. Đi đến Chèn trong menu trên cùng.
4. Lựa chọn Hộp kiểm.

Bây giờ bạn sẽ có một danh sách kiểm tra đơn giản.

Tiếp theo, nhấp vào dấu cộng (+) ở góc dưới cùng bên trái để tạo tab mới và đặt tên cho nó Tồn đọng—Và một trong danh sách hiện tại của bạn Làm nếu bạn chưa. Trong tab Backlog, thêm tiêu đề và một số màu vào hàng trên cùng.

Nếu bạn không thích giữ tất cả các nhiệm vụ của mình ở một nơi chung, bạn có thể giữ các mục cụ thể cho một dự án hoặc thậm chí tách biệt bằng cách thêm tiêu đề vào nhiều cột. Một số ví dụ sẽ là tồn đọng ở nhà, tồn đọng công việc, tồn đọng công việc cải tạo, tồn đọng sáng tạo, v.v.

Một tùy chọn khác là giữ các tab hoặc tài liệu riêng biệt cho cơ quan, trường học hoặc nhà riêng. Thực sự, đó là bất cứ thứ gì phù hợp nhất với bạn, nhưng bạn muốn đảm bảo danh sách của mình có thể truy cập được và bạn sử dụng chúng hàng ngày. Đối với một số người, giữ một chiếc có thể là cách tiếp cận lý tưởng.

Khi bạn đã thiết lập xong hàng trên cùng của mình, đã đến lúc kiểm kê mọi thứ bạn cần làm. Tránh suy nghĩ quá mức về điều này. Hãy thêm nó vào danh sách nếu nó có ý nghĩa và không phải là điều gì đó đến một cách tự nhiên, như một thói quen hàng ngày. Hãy dành một chút thời gian sau đó để xem lại các mục trong danh sách của bạn.

Kiểm tra bất kỳ nhiệm vụ nào bạn có thể bỏ qua. Ví dụ, bạn muốn học vẽ, nhưng quá trình này bây giờ giống như một công việc vặt. Xóa bài học đó khỏi công việc tồn đọng của bạn hoặc nếu bạn thực sự muốn làm điều đó vào một lúc nào đó, hãy tạo một bài học thứ ba Xem lại và di chuyển chúng đến đó ngay bây giờ. Ở đó, nó không thể cằn nhằn bạn trong khi bạn làm việc khác.

Cách di chuyển công việc khỏi nhật ký tồn đọng của bạn trong Google Trang tính

Khi viết danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn, hãy bắt đầu bằng cách thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành. Sau đó, kiểm tra các mục tồn đọng của bạn cho các mục bạn muốn ưu tiên trong ngày hôm đó.

Để chuyển chúng từ trang này sang trang khác, hãy cắt ô và dán vào danh sách hàng ngày của bạn. Cắt nó thay vì sao chép nó sẽ xóa nó khỏi công việc tồn đọng của bạn. Bạn sẽ thấy ô hiện đang trống, vì vậy bạn có thể nhấp chuột phải để xóa hoặc điền vào ô mới.

Để giúp ưu tiên các mục trong công việc tồn đọng của mình, bạn có thể tạo một hệ thống xếp hạng để đánh giá độ khó, độ dài hoặc mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các số 1-3 trong một cột khác bên cạnh một nhiệm vụ để tự đưa ra ước tính về cách đánh thuế một mặt hàng trong hồ sơ tồn đọng của bạn. Bằng cách đó, bạn tránh giao cho mình quá nhiều nhiệm vụ khó khăn cùng một lúc.

Để thêm một số mã màu vào hệ thống xếp hạng của bạn, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiệnđược tìm thấy dưới Định dạng thực đơn. Với cột xếp hạng đã chọn, hãy chọn Văn bản chứa Dưới Định dạng ô nếu …, thêm số vào trường và chọn màu nền tương ứng.

Mẹo lưu giữ tồn đọng trong Google Trang tính

• Tránh thêm các thói quen hàng ngày vào danh sách việc cần làm và công việc tồn đọng. Nó sẽ chỉ làm chúng lộn xộn và thêm các bước bổ sung vào quy trình.
• Thêm nhiệm vụ ngay khi bạn nghĩ ra hoặc tìm hiểu về chúng.
• Chia các nhiệm vụ hoặc dự án lớn hơn thành các hành động nhỏ hơn để làm cho chúng bớt áp đảo hơn.
• Thường xuyên kiểm tra các mặt hàng không liên quan hoặc lỗi thời để ngăn việc tồn đọng của bạn trở nên lộn xộn.
• Đảm bảo rằng bạn cân bằng khối lượng công việc của mình khi chuyển các hạng mục sang. Tránh lấp đầy một ngày của bạn với những nhiệm vụ đầy thử thách và dài dòng. Bạn cũng nên chọn một số bài nhanh để giữ đà.
• Nếu bạn cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho danh sách hàng ngày của mình, hãy trả lại những công việc chưa hoàn thành cho công việc tồn đọng của bạn.
• Nếu một mục vẫn ở trên hoặc tiếp tục quay trở lại hồ sơ tồn đọng của bạn, đó có thể là dấu hiệu cho thấy nó không phải là ưu tiên hoặc bạn cần đặt nó lên đầu danh sách và chỉ cần loại bỏ nó.
• Để lưu trữ các công việc bạn đã hoàn thành, hãy tạo một Lưu trữ , thêm phạm vi ngày của tuần vào đầu cột của bạn, cắt và dán các nhiệm vụ đã chọn của bạn tại đây trước khi tạo danh sách mới. Nếu không, hãy xóa chúng.
• Chia sẻ khối lượng công việc với người khác bằng cách tạo công việc tồn đọng của nhóm. Bằng cách đó, bạn có thể giải quyết các nhiệm vụ cùng nhau trong khi tránh chồng chéo. Bạn cũng sẽ không cần phải nói với họ những gì cần làm và ngược lại.

Ngăn chặn các nhiệm vụ rơi vào giữa các vết nứt với một công việc tồn đọng trong Google Trang tính

Nếu bạn thường xuyên cần nhắc nhở về các nhiệm vụ hoặc quên chúng hoàn toàn, công việc tồn đọng sẽ giúp bạn luôn dẫn đầu. Nó cũng sẽ giúp bạn ưu tiên danh sách việc cần làm hàng ngày của mình và quyết định khi nào nên giảm tải những công việc ít ý nghĩa hơn. Nhờ có Google Trang tính, việc bắt đầu trở nên thật dễ dàng và bạn có thể truy cập nó trên nhiều thiết bị.