Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Google Trang tính

Google Trang tính là một lựa chọn thay thế tuyệt vời nếu bạn không muốn trả tiền cho Microsoft Excel. Google Trang tính là một chương trình bảng tính miễn phí đi kèm với bộ Google Tài liệu Editor. Không giống như Excel, Google Trang tính cũng dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn có thể chia sẻ bảng tính của mình với bất kỳ ai và làm việc trên chúng một cách cộng tác đồng thời.

Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất của Google Trang tính là như một công cụ quản lý dự án, tuy nhiên Google Trang tính không có tùy chọn tạo Biểu đồ Gantt trong Trình chỉnh sửa biểu đồ của nó. Tuy nhiên, có những cách giải quyết để làm điều này để giúp bạn theo dõi các dự án của mình. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.

Khi nào sử dụng biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt được các nhà quản lý dự án sử dụng trên hầu hết các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất. Mặc dù về cơ bản chúng là biểu đồ thanh ngang, nhưng biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để hình dung tiến độ và thường được sử dụng để chia nhỏ các dự án lớn thành các phần dễ quản lý hơn.

Biểu đồ Gantt cũng hữu ích nếu dự án của bạn yêu cầu bạn báo cáo ở một số mốc quan trọng nhất định hoặc nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều người.

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính

Rất tiếc, không có nút nào bạn có thể nhấn trong Google Trang tính để tạo biểu đồ Gantt cho bạn, nhưng điều đó không ngăn bạn xây dựng một ban quản lý dự án chức năng trong Google Trang tính. Nếu bạn muốn tạo biểu đồ Gantt trong Trang tính, có hai cách để thực hiện.

1. Cách Dễ dàng để Tạo Biểu đồ Gantt trong Trang tính — Mẫu

Cách dễ nhất để tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính là sử dụng một mẫu tạo sẵn. Các mẫu thực hiện hầu hết công việc khó khăn cho bạn, vì vậy bạn có thể tập trung vào việc tinh chỉnh biểu đồ Gantt của mình hơn là xây dựng nó từ đầu.

Bạn có thể tìm thấy mẫu biểu đồ Gantt trên Google Drive của mình bằng cách tạo một Google Trang tính mới từ một mẫu. Để thực hiện việc này, hãy mở Google Drive của bạn và chọn + Mớisau đó chọn Google Trang tínhvà sau đó chọn Từ một mẫu.

Điều này sẽ mở ra Thư viện mẫu. Bên trong Thư viện mẫucuộn xuống phần có tiêu đề Quản lý dự ánvà bạn sẽ tìm thấy một mẫu có tiêu đề Biểu đồ Gantt theo Smartsheet.

Nếu mẫu Bảng thông minh ở trên không hiển thị cho bạn hoặc trông hơi choáng ngợp, thì hãy dùng thử mẫu biểu đồ Gantt miễn phí này của Cố vấn Forbes. Nó cơ bản hơn rất nhiều nhưng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

2. Tạo biểu đồ Gantt từ Scratch trong Google Trang tính

Nếu bạn không muốn sử dụng một mẫu để tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính, thì bạn có thể tạo một mẫu từ đầu. Đây là cách tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau trong Google Trang tính.

Nhập dữ liệu dự án của bạn trên Google Trang tính mới. Điều này sẽ cần bao gồm tên của từng nhiệm vụ và ngày bắt đầu và kết thúc.

Tiếp theo, bạn sẽ cần tính ra thời lượng của mỗi nhiệm vụ. Để tính toán thời gian của mỗi công việc dễ dàng hơn, hãy sử dụng công thức Google Trang tính cơ bản. Một công thức cũng sẽ đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ của bạn sẽ được phản ánh trong biểu đồ Gantt đã hoàn thành của bạn.

Sử dụng công thức này để tính thời lượng của mỗi nhiệm vụ: Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu = Thời lượng.

Ví dụ: nếu ngày bắt đầu của bạn ở cột B hàng ba và ngày kết thúc ở cột C hàng ba, bạn sẽ sử dụng công thức: = sum (C3-B3). Bạn chỉ cần viết công thức này một lần và sau đó có thể kéo nó bằng cách sử dụng hộp nhỏ màu xanh lam ở góc. Điều này sẽ áp dụng công thức cho tất cả dữ liệu đã chọn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với những kiến ​​thức cơ bản về Google trang tính, hãy xem một số hướng dẫn khác của chúng tôi.

Tiếp theo, bạn cần tạo một biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau. Để làm điều này, sẽ hữu ích khi tạo một bảng thứ hai có tên nhiệm vụ của bạn, ngày chúng bắt đầu và thời gian của chúng.

Đánh dấu bảng thứ hai của bạn có tên công việc, ngày bắt đầu và thời lượng, sau đó chọn Chènvà sau đó Đồ thị. Nếu Google Trang tính chưa tự động chọn biểu đồ thanh xếp chồng, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ theo cách thủ công.

Ngay bây giờ, bạn có một biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau, nhưng như bạn có thể thấy, nó không giống biểu đồ Gantt. Để làm cho biểu đồ thanh này trông giống biểu đồ Gantt hơn, bạn cần thực hiện một số thay đổi đối với cài đặt biểu đồ của mình.

Đầu tiên, bạn phải loại bỏ phần màu xanh lam của các thanh xếp chồng lên nhau, biểu thị ngày bắt đầu cho mỗi nhiệm vụ. Để làm điều này, nhấn đúp chuột biểu đồ để mở Trình chỉnh sửa biểu đồ và sau đó nhấp vào phần màu xanh lam của biểu đồ.

Điều này sẽ mở ra Cài đặt sê-ri. Bạn không thể xóa hoàn toàn các thanh màu xanh lam, nhưng bạn có thể làm cho chúng ẩn đi bằng cách thay đổi độ mờ của chúng từ 100% thành 0%.

Bây giờ, bạn không thể nhìn thấy chúng, nhưng chúng vẫn giữ các phần màu đỏ quan trọng của biểu đồ thanh của bạn ở nơi chúng cần.

Tiếp theo, bạn cần xóa chú giải khỏi biểu đồ của mình. Nhấp vào các nhãn ở đầu biểu đồ của bạn và sau đó thay đổi vị trí của chúng từ trên cùng sang không ai. Bạn cũng có thể xóa chú giải bằng cách nhấn vào xóa bỏ trên bàn phím của bạn.

Cuối cùng, đặt tiêu đề cho biểu đồ Gantt của bạn bằng cách bấm đúp tiêu đề hiện có và thực hiện các thay đổi của bạn. Bạn cũng có thể xóa tiêu đề trục bằng cách nhấp vào nó và sau đó chạm vào xóa bỏ trên bàn phím của bạn.

Nếu bạn không phải là người thích màu đỏ, thì hãy thay đổi màu của các thanh màu đỏ bằng cách tiếng lách cách một trong số chúng và sau đó chọn một Tô màu.

Bây giờ bạn có một biểu đồ Gantt sẽ tự động cập nhật khi bạn thay đổi ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào.

Quản lý dự án trong Google Trang tính

Bây giờ bạn biết cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính. Cho dù bạn chọn sử dụng mẫu hay tạo biểu đồ Gantt từ đầu, giờ đây bạn đã sẵn sàng để quản lý dự án bằng Trang tính.

Các công cụ quản lý dự án như Asana có thể tạo biểu đồ Gantt cho bạn, nhưng chúng cũng là các chương trình trả phí. Google Trang tính hoàn toàn miễn phí, vì vậy bạn nên học cách quản lý dự án trong Google Drive nếu bạn không có ngân sách lớn cho phần mềm quản lý dự án.