Làm thế nào để tính toán chính xác số giờ dự án làm nghề tự do

Khi nói đến ước tính thời gian và quản lý dự án tự do, điều quan trọng nhất là theo dõi chính xác giờ làm việc của bạn. Điều quan trọng là bạn phải biết rõ về dự án của mình để tự tin cung cấp cho khách hàng một ước tính thực tế về thời gian thực hiện của một nhiệm vụ cụ thể.

Rốt cuộc, bạn không muốn thấy mình tính phí quá cao hoặc tính phí thấp hơn cho khách hàng của mình. Chúng ta hãy xem xét một số lưu ý bạn nên ghi nhớ khi làm như vậy.

1. Xác định phạm vi dự án của bạn

Bước đầu tiên là đảm bảo rằng bạn đã nắm chắc những gì dự án sẽ đòi hỏi. Tìm ra chính xác những nhiệm vụ, thời hạn và ngân sách bạn sẽ xử lý. Hiểu biết cụ thể về phạm vi và nhiệm vụ liên quan sẽ giúp bạn tránh được mọi chi phí không cần thiết.

Cẩn thận với phạm vi creep. Nếu bạn không cẩn thận, dự án của bạn có thể sẽ kéo dài hơn dự kiến ​​ban đầu. Cách tốt nhất để tránh điều này là có Cấu trúc phân chia công việc (WBS) để vạch ra tất cả các nhiệm vụ một cách chi tiết và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với khách hàng một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể sử dụng một mẫu phạm vi dự án cho mục đích này.

Tải xuống: Bảng thông minh (Có sẵn dưới dạng tệp Excel)

2. Sử dụng kỹ thuật ước tính thời gian thích hợp

Bằng mọi giá, bạn nên cố gắng tránh ước tính thấp hơn và quá mức. Nhiều dịch giả tự do có xu hướng báo giá theo giờ của họ khi xác định giá trị công việc đã hoàn thành, nhưng điều này có thể dẫn đến việc tăng cao hóa đơn hoặc thậm chí tính phí thấp hơn thời gian của bạn — đặc biệt nếu bạn chưa tính đến các khoản dự phòng, hạn chế về nguồn lực và các yếu tố khác. Dưới đây là một số phương pháp để ước tính giờ dự án một cách chính xác:

• Đánh giá của chuyên gia: Điều này là cần thiết trong các trường hợp khó hoặc không thể đo lường dữ liệu hoặc khi các thông số kỹ thuật chi tiết không có sẵn chính xác. Chìa khóa để sử dụng kỹ thuật này là thu được càng nhiều thông tin và phân tích càng tốt trước khi đưa ra quyết định. Bạn nên sử dụng phương pháp này để xác định các nhiệm vụ phụ và thời lượng của chúng trong giai đoạn ước tính nỗ lực và dự báo thời gian.
• Ước tính tương tự: Ước tính tương tự là một thực tế phổ biến liên quan đến việc sử dụng (các) dự án có các tính năng tương tự làm cơ sở cho ước tính của bạn. Bạn có thể sử dụng kinh nghiệm trước đây, mức trung bình của ngành hoặc các tài nguyên khác để giúp bạn trong quá trình này. Về cơ bản, ước tính tương tự sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự để ước tính.
• Ước tính ba điểm: Phương pháp này liên quan đến việc xác định tất cả các tình huống có thể xảy ra (lạc quan, bi quan và rất có thể xảy ra), cũng như xác suất xảy ra của chúng và sau đó đưa ra ước tính cuối cùng. Nó thường được tính toán bằng cách sử dụng kỹ thuật phân phối tam giác hoặc ước lượng beta PERT.

Khi sử dụng phương pháp phân phối tam giác, bạn có thể lấy giá trị trung bình của các ước lượng sau — ước tính lạc quan (O), ước tính bi quan (P) và ước tính có khả năng xảy ra nhất (M). Vì vậy, phương trình phân phối tam giác sẽ giống như sau:

E= (O+P+M)/3

PERT là viết tắt của “Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình”. Đó là một mô hình ra quyết định giúp các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của họ bằng cách xác định lượng thời gian họ cần để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.

Phương pháp phân phối beta PERT là phương pháp trung bình có trọng số. Nó có trọng lượng nhiều hơn đối với kết quả có khả năng xảy ra nhất và ít trọng lượng hơn đối với các kết quả khác. Các nhà quản lý dự án thường sử dụng phương pháp này để ước tính ngày hoàn thành dự án, vì nó có xu hướng chính xác hơn.

Phương trình PERT Beta có thể được ước lượng theo cách sau:

PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6

Theo ví dụ của chúng tôi ở trên, giả sử rằng trong trường hợp một người làm việc tự do làm việc cho Nhiệm vụ A (tình cờ là một chiến dịch truyền thông xã hội), ước tính lạc quan nhất là hai tuần và trường hợp xấu nhất là chín tuần. Ước tính có khả năng nhất là bốn tuần.

Áp dụng phương trình beta PERT, ước tính thời gian gần đúng sẽ là 4,5 tuần. Sử dụng phương pháp này, chúng tôi cũng có thể tính toán độ lệch chuẩn trong trường hợp này để cung cấp cho khách hàng của chúng tôi thời gian hoàn thành rộng hơn. Đối với Nhiệm vụ A, chúng ta có thể diễn đạt nó như sau:

Standard deviation = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1.75

Điều này tính ra 1,75 trong ví dụ của chúng tôi. Do đó, chúng tôi có thể đưa ra thời hạn hoàn thành có thể là 6,25 tuần, thay vì 4,5 tuần.

• Ước tính từ dưới lên: Phương pháp đơn giản nhất (và chính xác nhất) để tính số giờ làm việc của dự án tự do là phương pháp ước tính từ dưới lên. Cách tiếp cận này gợi ý rằng bạn nên bắt đầu từ cơ sở cơ cấu phân tích công việc của mình, kiểm đếm tất cả các khoản chi phí và sau đó bổ sung theo yêu cầu.

Với cách tiếp cận này, bạn có thể tạo ước tính chính xác bằng cách bắt đầu từ cuối và làm việc theo cách của bạn thông qua từng chi phí trên phạm vi dự án của bạn. Nó giúp bạn có tất cả các chi phí được trang trải trong một lần.

3. Tính tỷ lệ Fudge của bạn

Vì tất cả các dịch giả tự do không làm việc theo cùng một cách, nên có thể khó đo lường được họ dành bao nhiêu thời gian để làm việc cho một dự án. Trong những trường hợp như vậy, việc sử dụng máy tính tỷ lệ fudge có thể giúp bạn tính toán các ước tính chính xác. Nó giúp bạn thấy tỷ lệ thời gian vượt quá / đánh giá thấp, vì vậy bạn có thể tối ưu hóa số giờ có thể lập hóa đơn của mình.

Ví dụ: nếu bạn ước tính rằng bạn sẽ mất bốn ngày để hoàn thành một dự án, nhưng bạn chỉ mất hai ngày, thì tỷ lệ fudge của bạn là 2: 1. Mục tiêu của tỷ lệ fudge là xác định mức độ nhanh chóng mà bạn có thể chuyển qua các nhiệm vụ trong dự án của mình và mức độ chùng xuống của bạn trong lịch trình của mình.

4. Tài khoản cho thời gian nhàn rỗi và thời gian nghỉ giải lao

Bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể chỉ đơn giản là cộng số giờ bạn đã làm, nhưng đó không thực sự là cách nó hoạt động. Số ngày nghỉ phép và thời gian nhàn rỗi nên được tính vào tổng số giờ bạn định làm việc.

Nếu bạn không nghỉ giải lao, bạn sẽ kiệt sức nhanh hơn dự đoán. Nếu bạn đang sử dụng các công cụ cộng tác như Slack hoặc Todoist, điều quan trọng là phải thiết lập trạng thái nghỉ hoặc vắng mặt khi dành thời gian.

Nếu bạn nghỉ một ngày, thì bạn nên tính số giờ làm việc mỗi tuần. Nếu bạn đã kéo dài thời gian nhàn rỗi hoặc thời gian nghỉ ngơi tại nơi làm việc, thì bạn cũng cần lưu ý điều đó — chỉ cần thêm một hoặc hai giờ vào tổng số giờ làm việc mỗi tuần của bạn.

Tải xuống: Vertex42 (Có sẵn dưới dạng tệp Excel)

5. Yếu tố lập kế hoạch, dự phòng và sửa đổi

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của các dịch giả tự do là không tính toán thời gian lập kế hoạch. Tương tự, các ước tính dự phòng là cần thiết để tính đến các trường hợp không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án — ví dụ, các hạn chế về nguồn lực.

• Lập kế hoạch: Bạn sẽ cần thời gian để lập kế hoạch công việc của mình và đảm bảo rằng bạn nhận được tất cả thông tin cần thiết từ khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với những khách hàng mới tham gia vào ngành của bạn hoặc những người chưa từng làm việc với bạn trước đây.
• Sự quản lý: Bạn sẽ cần thời gian cho các công việc quản trị như gửi hóa đơn hoặc thiết lập tài khoản mạng xã hội. Bạn cũng có thể cần thời gian để theo dõi khách hàng sau khi các dự án đã hoàn thành.
• Dự phòng / Sửa đổi: Nếu một dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​hoặc nếu dự án xảy ra sự cố, bạn có thể cần thêm thời gian cho các công việc quản trị hoặc bổ sung hoặc sửa đổi.

Theo dõi thời gian là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn về lượng thời gian bạn đang dành cho mỗi dự án. Bạn có thể sử dụng các công cụ như mẫu tiến trình dự án hoặc mẫu bảng chấm công và ứng dụng theo dõi thời gian để đảm bảo rằng bạn nhận được dữ liệu thích hợp về thời gian bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Bạn cũng sẽ thấy rằng việc thiết lập một hệ thống để theo dõi thời gian, chẳng hạn như kỹ thuật Pomodoro, sẽ giúp bạn tăng năng suất, theo dõi tiến độ của mình và đảm bảo rằng bạn đang đáp ứng thời hạn.

7. Xem lại các ước tính cuối cùng của bạn

Bạn đã hoàn thành ước tính của mình và bây giờ là lúc để đưa ra con số cuối cùng. Một trong những điều bạn cần làm ở đây là xem lại ước tính của mình. Kiểm tra xem có bất kỳ nhiệm vụ nào bị bỏ qua khỏi ước tính hay không. Nếu vậy, hãy cộng lại những giờ làm thêm đó vào ước tính cuối cùng. Sử dụng nhiều mẫu quản lý dự án có thể hữu ích.

Nếu bạn có một ước tính từ khách hàng của mình, hãy xem lại nó để đảm bảo rằng các con số là trong lý do. Nếu có sự khác biệt giữa hai ước tính của bạn, hãy hỏi họ để biết thêm chi tiết về những gì họ muốn và cách họ muốn thực hiện.

Đánh giá và quản lý chính xác số giờ có thể lập hóa đơn của bạn

Chủ đề về giờ dự án là một chủ đề gây tranh cãi đối với những người làm nghề tự do, vì mỗi người sẽ có tỷ lệ riêng của họ (dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn về chủ đề, nhu cầu của khách hàng, v.v.) và phương pháp giải quyết vấn đề.

Nếu bạn đang lên kế hoạch tính toán số giờ có thể lập hóa đơn cho người làm nghề tự do của mình, thì việc biết những mẹo và thủ thuật này sẽ là vô giá. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho dự án tiếp theo của mình — và làm cho toàn bộ quá trình bớt căng thẳng hơn nhiều.