6 cách duy nhất để sử dụng hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF khá linh hoạt, nhưng có thể hơi khó sử dụng nếu bạn không quen. Nếu bạn đang sử dụng Excel để quản lý công việc và tài chính cá nhân của mình (và tất nhiên, tạo một số biểu đồ và biểu đồ thú vị) hoặc chỉ tò mò về cách hoạt động của công cụ hữu ích này, thì bạn đã đến đúng nơi.

Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách độc đáo mà bạn có thể áp dụng hàm trong nhiều trường hợp thực tế.

Hàm SUMIF là gì?

SUMIF là một hàm tích hợp sẵn trong Excel mà bạn có thể sử dụng để tính tổng một loạt các giá trị trong các điều kiện nhất định. Đó là một hàm cực kỳ hữu ích và bạn nên tìm hiểu nếu định sử dụng Excel ở bất kỳ khả năng nào.

Cú pháp cho hàm SUMIF có thể được diễn tả như sau:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Bạn có thể thực hiện các tính toán tài chính nâng cao trong nhiều tình huống khác nhau bằng cách sử dụng hàm SUMIF. Hãy xem cách này hoạt động như thế nào.

Dành cho người làm nghề tự do

Khi bạn đang làm việc với tư cách là một freelancer, sẽ rất khó để theo dõi tất cả các dự án và khách hàng khác nhau mà bạn đang thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Tin tốt là hàm SUMIF có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn nhiều. Chúng ta hãy xem xét một số trường hợp phổ biến mà điều này có thể giúp ích.

1. Tính số giờ làm việc của khách hàng trong một khoảng thời gian cụ thể

Bạn có thể sử dụng Hàm SUMIF trong Excel để tính tổng số giờ làm việc hàng tháng cho các dự án của khách hàng. Ví dụ: giả sử bạn muốn tính số giờ làm việc hàng tháng riêng lẻ cho tất cả khách hàng của mình.

Hoặc, giả sử bạn muốn đếm số giờ bạn đã làm việc cho từng khách hàng đã làm việc trong tháng 1 và sau đó thêm giá trị này vào tài khoản của họ.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã xem xét tổng số giờ làm việc trong tháng 1, sau đó trích xuất số giờ làm việc cho từng khách hàng bằng cách chỉ định tên của họ (ví dụ: “Khách hàng 4”, trong ví dụ của chúng tôi).

2. Xem hóa đơn đến hạn từ khách hàng

Là một freelancer, điều quan trọng là phải quản lý tốt khách hàng của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn biết số tiền hóa đơn đến hạn từ khách hàng của mình sau ngày khóa sổ.

Trong ví dụ trên, chúng tôi có một loạt tên khách hàng, ngày hợp đồng và số tiền hóa đơn chưa thanh toán. Nếu bạn muốn biết số tiền còn nợ của những khách hàng chưa thanh toán hóa đơn sau ngày 1 tháng 1 năm 2020, bạn sẽ sử dụng hàm SUMIF như hàm bên dưới:

=SUMIF(I9:I14,">1/1/2020",J9:J14)

Sử dụng công thức trên, chúng tôi có thể tổng hợp tất cả số tiền chưa thanh toán tương ứng với các giá trị ngày trong Cột I, lớn hơn ngày khóa sổ 01/01/2020.

Dùng cho Cá nhân

SUMIF là một hàm tuyệt vời cho bất kỳ người dùng bảng tính nào. Nó dễ sử dụng và có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.

Đôi khi bạn có thể chỉ muốn theo dõi chi phí cá nhân của mình — để tính toán số tiền bạn nợ trên thẻ tín dụng, số tiền bạn chi tiêu cho cửa hàng tạp hóa hoặc đơn giản là bắt kịp thành tích của các đội thể thao yêu thích của bạn. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách hàm SUMIF có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ.

3. Theo dõi số liệu thống kê của đội thể thao yêu thích của bạn

SUMIF là một cách tuyệt vời để theo dõi số liệu thống kê của đội thể thao yêu thích của bạn. Đó là một cách dễ dàng để xem họ đã thắng bao nhiêu trận, thành tích thắng / thua và điểm tổng của họ.

Ví dụ: nếu bạn muốn xem (các) đội bóng hoặc cầu thủ yêu thích của mình đã ghi được bao nhiêu bàn thắng trong mùa giải này, bạn có thể sử dụng SUMIF để tính chúng cho bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập một phương trình giống như sau:

Sử dụng chức năng này, bạn có thể kiểm tra tổng số bàn thắng của mỗi cầu thủ hoặc số lần thắng trên sân nhà của một đội. Nghe có vẻ khá dễ dàng, phải không?

4. Giám sát chi phí cá nhân của bạn

Hàm SUMIF là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi ngân sách của bạn. Nếu bạn muốn theo dõi chi tiêu của mình theo danh mục, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để cộng tất cả các giá trị trong bảng tính của mình phù hợp với một điều kiện nhất định.

Hãy xem một ví dụ. Sử dụng bảng tính ở trên, Nếu bạn muốn biết mình đã chi bao nhiêu tiền cho cửa hàng tạp hóa trong tháng này, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(D4:D18,"Groceries",E4:E18)

Điều này sẽ cộng tất cả các giá trị trong cột E phù hợp với tiêu chí văn bản “Cửa hàng tạp hóa”, bằng $ 140, trong trường hợp này.

Dành cho công việc hoặc kinh doanh

Hàm SUMIF hoạt động tốt cho nhiều trường hợp. Nó có thể cung cấp các giải pháp cho các công việc hàng ngày của bạn và giúp bạn quản lý ngày của mình tốt hơn. Hãy cùng khám phá một số cách bạn có thể sử dụng chức năng này cho công việc hoặc kinh doanh.

5. Tính tiền thưởng cho nhân viên của bạn

Nếu bạn đang tìm cách tính tiền thưởng của nhân viên dựa trên các tiêu chí nhất định (ví dụ: doanh số bán hàng hoặc doanh thu), thì hàm SUMIF trong Excel là một cách tuyệt vời để làm điều đó.

Giả sử bạn có một bảng tính chứa dữ liệu nhân viên và doanh thu hoặc doanh thu bán hàng tương ứng được tạo cho các tháng 7, 8 và 9, trên các trang tính khác nhau.

Hơn nữa, bạn có bảng phân tích số tiền thưởng (Cột F14: G21) sẽ đến hạn khi nhân viên đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện dựa trên doanh thu. Ví dụ: nhân viên đủ điều kiện nhận khoản tiền thưởng 600 đô la nếu họ có doanh thu bán hàng vượt quá 5000 đô la nhưng dưới 10.000 đô la.

Bây giờ, bạn muốn tính toán số tiền thưởng do Amy dựa trên doanh thu của cô ấy trong quý kết thúc vào tháng 9. Chúng ta cần sử dụng nhiều hơn một hàm ở đây — SUMIF, SUMPRODUCT và VLOOKUP, để đạt được số tiền thưởng:

Đầu tiên, hãy ghi lại tên trang tính trong bảng Tóm tắt (I3: 16). Chỉ tính đến tháng 7, hãy ghi lại hàm SUMIF cho Amy như hình dưới đây.

Bây giờ, bạn sẽ cần giới thiệu GIỚI THIỆU để đảm bảo mọi thứ được bổ sung chính xác trong các bước tiếp theo.

Tiếp theo, bạn sẽ cần tổng hợp các giá trị tương ứng của doanh thu bán hàng trên tất cả các trang tính cho Amy. Đối với điều này, bạn sẽ chỉ cần xem xét tên của tất cả các trang tính trong Cột I. Bạn sẽ cần sử dụng GIÁN TIẾP chức năng để lấy các giá trị dữ liệu bán hàng trong ba tháng. Để thực hiện việc này, hãy thực hiện các điều chỉnh sau đối với hàm SUMIF:

1. Vì [July! B3:B8] – Thay thế bằng phạm vi trang tính GIÁN TIẾP(“‘” & $ I $ 4: $ I $ 6 & “‘!” & “B3: B8”)
2. Vì [July! D3:D8] – Thay thế bằng phạm vi trang tính GIÁN TIẾP(“‘” & $ I $ 4: $ I6 & “‘!” & “D3: D8”)

Biểu thức sẽ như sau:

Điều này mang lại tổng doanh thu cho Amy trong tháng Bảy, tháng Tám và tháng Chín, lên tới 6.892 đô la.

Bây giờ, để tính toán số tiền thưởng, chúng tôi gói toàn bộ hàm bên trong hàm của một hàm VLOOKUP khác để tra cứu số tiền thưởng đủ điều kiện trong các Cột từ F4 đến G9. Biểu thức cuối cùng sẽ như sau:

Dựa trên công thức này, số tiền thưởng cho Amy là 600 đô la.

6. Theo dõi số lần xem trang của Google cho các mục cụ thể

Hàm SUMIF là một cách hữu ích để thêm số lượt xem trang trực tuyến cho các mặt hàng được chỉ định trong cửa hàng trực tuyến của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để đếm số lượt xem trang, khách truy cập, mức độ tương tác trên mạng xã hội hoặc bất kỳ số liệu nào khác mà bạn muốn theo dõi qua Google Analytics hoặc bất kỳ trang tổng quan nào khác mà bạn chọn.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét cách chúng tôi có thể tổng hợp số lượt xem trang cho các mặt hàng SKU trên trang web có tiêu đề “Đồ nội thất” và “Đồ trang trí” trong khoảng thời gian hai tuần một lần. Chúng tôi chỉ cần tổng hợp các lượt xem trang riêng lẻ bằng cách sử dụng tiêu chí văn bản.

Chúng tôi có thể bắt đầu bằng cách xác định phạm vi ô chứa dữ liệu của chúng tôi, tức là, Cột C và D. Khi chúng tôi đã chọn phạm vi của mình, chúng tôi sẽ cần nhập tiêu chí của mình vào hàm SUMIF bằng cách nhập vào “Nội thất”. Chúng tôi sẽ cần lặp lại quy trình với một hàm SUMIF khác bằng cách gõ vào “Các mục trang trí” lần này. Để đạt được tổng số lần xem trang, chúng ta chỉ cần gói hai hàm SUMIF trong một hàm SUM.

Điều này có thể đạt được bằng biểu thức sau:

=SUM(SUMIF(C3:C17,"Furniture",D3:D17)+(SUMIF(C3:C17,"Décor items",D3:D17)))

Khi bạn biết cách sử dụng SUMIF, bạn có thể dễ dàng tổng hợp các mục (hoặc hàng) riêng lẻ dựa trên tiêu chí của chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng đánh giá dữ liệu của mình, đặc biệt là hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tổng hợp các chỉ số tương tác trên mạng xã hội, tìm các nguồn lưu lượng truy cập tốt nhất và kiểm tra mức độ tương tác tổng thể với nội dung của bạn.

Chúng tôi không thể nhấn mạnh rằng hàm SUMIF có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn đến mức nào. Mặc dù nó có những hạn chế, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng nó để tạo ra một số công thức khá mạnh mẽ. Với tính linh hoạt của nó, nó có thể bù đắp cho sự đơn giản và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức. Bắt đầu kết hợp hàm SUMIF vào bảng tính của bạn ngay hôm nay. Nó chỉ cần một chút thực hành.