7 quy tắc nghi thức nhắn tin tức thời hàng đầu cho các nhóm từ xa

Nhắn tin tức thì ở những nơi làm việc từ xa được tích hợp vào cấu trúc giao tiếp đến mức khó có thể nhớ được cuộc sống như thế nào nếu không có nó. Các công cụ như Slack đã trở thành nền tảng giao tiếp mặc định hỗ trợ cộng tác và năng suất nhóm trong môi trường làm việc từ xa ngày nay.

Tuy nhiên, mặc dù điều đó có thể thuận tiện, bạn vẫn cần áp dụng một số phương pháp hay nhất để tránh làm gián đoạn quy trình làm việc của mình. Bài viết này sẽ đề cập đến một số quy tắc nhắn tin tức thời cần thiết để liên lạc hiệu quả ở nơi làm việc từ xa của bạn.

1. Xác định kỳ vọng

Nhắn tin nhanh thường cho phép bạn gửi tin nhắn cho mọi người trong thời gian thực trong khi mong đợi phản hồi ngay lập tức. Mặc dù đôi khi điều này là thích hợp, và thậm chí là cần thiết, nhưng nó cũng có thể là một nguồn gây mất tập trung đáng kể.

Đó là bởi vì bạn có thể sử dụng công cụ nhắn tin tức thời của mình cho nhiều mục đích khác nhau như hoạt động làm mát nước ảo, thông báo, chia sẻ tệp hoặc đặt câu hỏi nhanh. Tất cả những điều này có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm tay nếu mọi người làm gián đoạn nhau cả ngày bằng các yêu cầu hoặc thông báo.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn có các chính sách giúp quản lý các kỳ vọng bằng cách sử dụng công cụ nhắn tin tức thì của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo các kênh (nhóm) làm mát nước để ngăn các cuộc nói chuyện nhỏ ra khỏi các kênh liên quan đến công việc khác. Bạn có thể khuyến khích các đồng nghiệp từ xa của mình đặt các trạng thái của họ để cho biết sự sẵn sàng của họ và trả lời trước về mức độ khẩn cấp của các yêu cầu của họ.

Đây có thể sẽ là một quá trình liên tục mà bạn sẽ cần phải xem lại khi nhóm và công ty của bạn phát triển. Điều quan trọng là phải có một hệ thống, như một wiki nội bộ, để cung cấp nó cho các nhân viên hiện tại và giới thiệu nó với những người mới thuê.

2. Chỉnh sửa trước khi gửi

Bản chất tức thì của nhắn tin tức thời và việc bạn quen sử dụng các từ viết tắt, từ viết tắt và biểu tượng cảm xúc khi nhắn tin cho bạn bè và gia đình có thể khiến bạn bỏ qua khả năng hiểu lầm và tầm quan trọng của tính chuyên nghiệp trong giao tiếp tại nơi làm việc.

Vì bạn đã xây dựng thói quen đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi, bạn cũng nên dành thời gian để làm điều tương tự với tin nhắn tức thời của mình. Xem lại ngữ pháp, chính tả và giọng điệu của bạn trước khi nhấn gửi. Hãy nhớ rằng thông điệp của bạn có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của đồng nghiệp, vì vậy hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng và ngắn gọn. Bạn không muốn họ mất thêm thời gian để tìm hiểu ý của bạn.

Điều đó nói rằng, hãy tránh lạm dụng các từ viết tắt hoặc từ viết tắt trong giao tiếp tại nơi làm việc của bạn. Nếu bạn phải sử dụng chúng, hãy sử dụng những thứ nổi tiếng và liên quan đến ngành của bạn.

3. Hãy lưu tâm đến các múi giờ

Bạn có thể có những đồng nghiệp ở xa làm việc ở các khu vực và múi giờ khác nhau trên thế giới, có nghĩa là giờ làm việc của bạn không khớp. Vì vậy, bạn nên tạo thói quen xem xét múi giờ của đồng đội trước khi gửi tin nhắn tức thì.

Đó là bởi vì tin nhắn tức thời tạo ra cảm giác cấp bách, có thể gây áp lực cho các đồng nghiệp từ xa của bạn phải trả lời trong thời gian cá nhân của họ, thúc đẩy văn hóa luôn bật có thể nhanh chóng dẫn đến kiệt sức. Hơn nữa, các ping và thông báo có thể khiến họ phân tâm trong giờ làm việc.

Điều đó có nghĩa là, để làm việc hiệu quả với các nhóm từ xa của bạn trên nhiều múi giờ, bạn cần lưu ý hơn về thời điểm gửi tin nhắn. Để đạt được điều này, bạn có thể chống lại ý muốn gửi tin nhắn tức thì trừ khi chúng khẩn cấp, lên lịch trước cho tin nhắn Slack và tận dụng giao tiếp không đồng bộ để tránh làm gián đoạn đồng nghiệp của bạn.

4. Xem xét các giải pháp thay thế khác

Nhắn tin tức thời là tuyệt vời để trao đổi nhanh chóng và ngắn gọn, nhưng không phù hợp khi bạn cần có các cuộc trò chuyện chuyên sâu hơn. Vì vậy, nếu bạn nhận thấy mình có một cuộc trao đổi qua lại rộng rãi hoặc khó giải thích điều gì đó, có thể đã đến lúc ngừng nhắn tin và chuyển sang một phương thức giao tiếp khác.

Tùy thuộc vào bối cảnh và bản chất của cuộc trò chuyện, bạn có thể muốn xem xét các lựa chọn thay thế như hội nghị âm thanh hoặc video, vì nó cho phép bạn truyền tải thông điệp của mình tốt hơn. Ngoài ra, nếu bạn không có mặt đồng thời, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp như Twist hoặc các giải pháp video không đồng bộ như Voodle để ghi và gửi tin nhắn của bạn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức.

Email cũng có thể là một lựa chọn tốt hơn cho các cuộc trò chuyện cụ thể, vì nó cung cấp một bản ghi mà bạn có thể tham khảo sau này. Ngoài ra, đồng nghiệp của bạn có thể đọc và trả lời tin nhắn của bạn vào thời điểm phù hợp với họ.

5. Tránh các tin nhắn rời rạc

Cân nhắc rằng mỗi tin nhắn bạn gửi đi tương ứng với một thông báo mới và khả năng gây mất tập trung, bạn nên tránh gửi các tin nhắn rời rạc để hạn chế số lượng thông báo mà đồng nghiệp của bạn nhận được.

Thay vào đó, hãy gửi một tin nhắn tổng hợp chứa tất cả thông tin bạn cần giao tiếp. Bằng cách này, đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng quét tin nhắn và không bị gián đoạn nhiều lần. Ví dụ: bạn có thể sử dụng định dạng sau:

Xin chào, tôi đang tìm kiếm thông tin về dự án XYZ. Bạn có bản cập nhật nào không? Cảm ơn.

Thay vì tách từng phần thông tin thành một thông điệp riêng biệt.

6. Giữ cuộc nói chuyện nhỏ ở mức tối thiểu

Các cuộc trò chuyện về máy làm mát nước có vị trí của họ ở những nơi làm việc từ xa. Trên thực tế, chúng có thể giúp xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy cảm giác thân thuộc giữa các nhân viên.

Tuy nhiên, nên có những kênh cụ thể để trò chuyện bình thường và giao lưu để bạn không làm mất lòng đồng nghiệp khi cố gắng tập trung vào công việc của họ. Bằng cách này, họ có thể chọn tham gia cuộc trò chuyện khi họ muốn và không cảm thấy phải trả lời ngay lập tức.

Vì vậy, khi gửi tin nhắn trực tiếp cho các đồng nghiệp ở xa, đặc biệt là trong giờ làm việc, hãy cố gắng giảm thiểu những cuộc nói chuyện nhỏ để tôn trọng thời gian và sự tập trung của họ.

7. Xác nhận việc nhận tin nhắn

Khi bạn nhận được tin nhắn, bạn nên cho người gửi biết rằng bạn đã xem tin nhắn của họ, ngay cả khi bạn không thể trả lời ngay lập tức. Bằng cách này, họ sẽ không cảm thấy như bạn đang phớt lờ họ và có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác trong khi chờ phản hồi. Ngoài ra, nó giúp bạn tránh được những thông báo tiếp theo có thể gây mất tập trung.

Nếu bạn đang bận khi nhận được tin nhắn cần phản hồi, bạn có thể nói với người gửi bằng cách nói điều gì đó như: “Cảm ơn đã cho tôi biết. Tôi sẽ liên lạc lại với bạn. ” Nếu tin nhắn không cần phản hồi, bạn có thể nhập “Cảm ơn” hoặc phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc.

Áp dụng những lời khuyên này để giao tiếp hiệu quả hơn tại nơi làm việc

Nỗ lực phát triển thói quen giao tiếp tốt hơn là điều cần thiết đối với bất kỳ nhóm làm việc từ xa nào. Việc áp dụng các mẹo trên có thể khuyến khích cộng tác hiệu quả và năng suất hơn với đồng nghiệp của bạn, bất kể vị trí.