Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Gửi email đến một nhóm phổ biến hơn trong cả công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Bạn có thể sử dụng các nhóm cho nhóm dự án của mình tại nơi làm việc và các thành viên gia đình trực tiếp của bạn ở nhà. Tạo nhóm email cho danh sách phân phối trong Microsoft Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Sau khi nhóm được thiết lập, bạn chỉ có thể đưa nhóm vào email và liên hệ với nhiều người bằng một tin nhắn. Nếu bạn chưa bao giờ làm điều này trước đây, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Đây là cách tạo một nhóm trong Outlook cho cả Windows và Mac.

Thực sự không có sự khác biệt giữa nhóm liên hệ, danh sách liên hệ, nhóm email hoặc danh sách phân phối khi nói về Microsoft Outlook. Các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau.

Trên thực tế, trang web hỗ trợ của Microsoft Office hiện đưa ra thuật ngữ “Nhóm liên hệ” thay vì “Danh sách phân phối”:

Sử dụng nhóm liên hệ (trước đây được gọi là “danh sách phân phối”) để gửi email cho nhiều người…

Bản thân ứng dụng Outlook sử dụng các thuật ngữ Nhóm Liên hệ (Windows) và Danh sách Liên hệ (Mac) trên ruy-băng, trong các menu và trong các tài liệu hỗ trợ của nó. Vì vậy, khi chúng ta chuyển qua các bước bên dưới, đó là những cụm từ bạn sẽ thấy thường xuyên nhất.

Mở Outlook trên máy tính Windows của bạn và chuẩn bị tạo nhóm liên hệ của bạn. Nếu Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ, hãy xem hướng dẫn khắc phục sự cố được liên kết của chúng tôi và áp dụng các bản sửa lỗi được đề cập trong đó để tiếp tục.

1. Khởi chạy Outlook và chọn Những người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.

2. Nhấp chuột Địa chỉ liên lạc mới > Nhóm liên hệ từ dải băng.

3. Đặt tên cho nhóm của bạn và nhấp vào Thêm thành viên để thêm người nhận.

4. Để thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của bạn, chỉ cần bấm đúp vào tên của họ trong cửa sổ bật lên và tên đó sẽ được thêm vào Các thành viên khu vực ở dưới cùng. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
5. Để thêm thành viên mới, hãy nhập tên và địa chỉ email của họ vào hộp thoại sau.

Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào nhóm, hãy nhấp vào Lưu & Đóng từ dải băng.

Soạn Email Nhóm Outlook trên Windows

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số phương pháp để gửi thư cho các thành viên. Bạn có thể gửi email trực tiếp từ phần Thư hoặc bạn có thể truy cập phần Mọi người, chọn nhóm cụ thể và sau đó gửi email. Chúng tôi đã nêu ra cả hai phương pháp dưới đây. Tiếp tục với một trong những bạn thích.

1, Soạn một email từ phần thư

Trong phần Thư của Outlook, bạn có thể gửi email cho nhóm liên hệ mà bạn đã tạo bằng cách thực hiện như sau.

1. Nhấp chuột Email mới.
2. bên trong Đến , bắt đầu nhập tên bạn đã đặt cho nhóm liên hệ. Hoặc, bạn có thể nhấp vào Đến và tìm kiếm nhóm hoặc chọn tên nhóm từ danh sách.

3. Khi bạn nhìn thấy nhóm, hãy chọn nó và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

2. Soạn email từ mục Mọi người

Nếu bạn đang ở phần Mọi người của Outlook, hãy bấm vào nhóm liên hệ trong danh sách của bạn. Sau đó, chọn Biểu tượng thư và một email mới sẽ mở ra với nhóm được điền trong Đến lĩnh vực cho bạn.

Từ đây, bạn cũng có thể tiến thêm một bước và định cấu hình Microsoft Outlook để quản lý dự án nếu bạn sử dụng Outlook cho công việc hàng ngày.

Mở Outlook trên máy Mac của bạn và sẵn sàng tạo danh sách liên hệ của bạn.

1. Lựa chọn Những người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.

2. Nhấp chuột Danh sách Liên hệ Mới từ dải băng.

3. Đặt tên cho danh sách của bạn. Bạn cũng có thể chọn Tập tin > Mới > Danh sách liên hệ từ thanh menu.

4. Để thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách của bạn, chỉ cần bắt đầu nhập Tên và E-mail các trường trong cửa sổ bật lên. Nếu bạn thêm tên được nhận dạng là một liên hệ hiện có, bạn sẽ thấy đề xuất cho hiển thị liên hệ đó. Sau đó, bạn có thể chỉ cần chọn nó để thêm liên hệ đó vào danh sách.

5. Nếu bạn đang thêm các liên hệ mới, chỉ cần nhập tên và địa chỉ email của họ. Trước khi thoát, bạn cũng có thể chỉ định một Danh mục vào nhóm từ dải băng. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như gia đình, bạn bè và nhóm.
6. Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào danh sách, hãy nhấp vào Lưu & Đóng từ dải băng.

Nút danh sách liên hệ mới bị xám trên máy Mac?

Nếu bạn không thể nhấp vào nút Danh sách Liên hệ Mới trong ruy-băng của phần Mọi người, đây là một cách khắc phục đơn giản.

1. Nhấp chuột Quan điểm > Sở thích từ thanh menu.
2. Lựa chọn Chung.

3. Bỏ chọn hộp bên cạnh Ẩn trên máy tính của tôi.

Soạn Email Nhóm Outlook trên Mac

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số cách để gửi thư cho họ.

1. Soạn email từ phần thư

Có thể bạn sẽ ở trong phần Thư của Outlook thường xuyên nhất, vì vậy, để gửi email danh sách phân phối mà bạn đã tạo, hãy làm theo các bước sau.

1. Nhấp chuột Email mới.

2. bên trong Đến , bắt đầu nhập tên bạn đã chỉ định cho danh sách liên hệ. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Tìm kiếm ở bên phải của trường. Tìm kiếm danh sách trong hộp ở trên cùng.
3. Khi danh sách hiển thị, hãy chọn nó và nó sẽ xuất hiện ngay.

2. Soạn email từ mục Mọi người

Nếu bạn tình cờ ở trong phần Mọi người của Outlook, chỉ cần di chuột qua danh sách liên hệ và khi bạn thấy Biểu tượng email hiển thị, nhấp vào nó.

Một email mới sẽ mở ra với danh sách liên hệ đó trong Đến dòng, sẵn sàng để bạn soạn tin nhắn của mình.

Tăng tốc mọi thứ với nhóm Outlook

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho những người giống hệt nhau, việc tạo nhóm có thể giúp bạn gửi tin nhắn chỉ trong vài cú nhấp chuột, tiết kiệm được kha khá thời gian. Tạo một nhóm tùy chỉnh thoạt đầu nghe có vẻ quá sức, nhưng khi bạn tạo nhóm bằng cách làm theo các bước chúng tôi đã nêu ở trên, bạn có thể dành thời gian quý báu của mình để làm việc gì đó hiệu quả hơn là gửi email!

Đọc tiếp