Việc cần làm của Outlook so với Microsoft: Cái nào tốt hơn?

Microsoft có hai ứng dụng quản lý tác vụ. Microsoft To Do được cài đặt sẵn trên máy tính Windows và cũng có sẵn trực tuyến. Ứng dụng khách email và lịch của nó, Outlook, cũng bao gồm một tính năng Tasks mạnh mẽ.

Nhưng cái nào tốt hơn để quản lý danh sách việc cần làm của bạn? Sự cạnh tranh gần hơn bạn nghĩ. Bài viết này so sánh Microsoft To Do và Microsoft Outlook là ứng dụng quản lý tác vụ để tìm ra lựa chọn tốt hơn.

Dễ tiếp cận nhất

To Do, từng được gọi là Wunderlist, là một ứng dụng miễn phí đi kèm với Windows 10 và 11. Bạn cũng có thể truy cập Microsoft To Do trong trình duyệt của mình. Đối với Outlook, tính năng Tác vụ chỉ khả dụng trong ứng dụng máy tính để bàn cao cấp. Trong phiên bản web miễn phí, nó tích hợp với To Do, thay vào đó.

Đối với người khuyết tật, cả hai đều thân thiện với trình đọc màn hình tích hợp sẵn của Windows. Văn bản và biểu tượng của Outlook nhỏ hơn. Điều này có thể gây khó chịu cho những người bị khiếm thị hoặc các vấn đề về sự khéo léo. Nhưng bạn có thể phóng to chúng trong cài đặt Windows.

Mặc định của To Do rõ ràng hơn và lớn hơn. Việc sử dụng màu sắc và đồ họa trên văn bản cũng giúp bạn dễ dàng lấy nét hơn. Một lợi ích tốt đẹp cho những người có vấn đề sức khỏe tâm thần ảnh hưởng đến sự chú ý. Các menu đơn giản hóa cũng giúp điều hướng trình đọc màn hình nhanh hơn, vì ít phải trải qua hơn.

Cả hai ứng dụng đều có phiên bản di động miễn phí cho Android và iOS. Các ứng dụng giống nhau về khả năng truy cập và chứa nhiều tính năng giống như các phiên bản dành cho máy tính để bàn. Cả hai ứng dụng này cũng bao gồm các widget trang chủ để truy cập nhanh.

Nhưng khía cạnh Công việc bị thiếu trong phiên bản ứng dụng của Outlook. Mọi mục được tạo trong Nhiệm vụ sao chép vào Lịch dưới dạng sự kiện. Bạn có thể xem các Sự kiện Lịch này trong ứng dụng Outlook, nhưng bạn không thể sử dụng báo cáo tiến độ hoặc các tính năng khác dành riêng cho Công việc.

Để dễ sử dụng, bố cục của Outlook có rất nhiều tùy chọn và menu nhiều lớp. To Do dễ học và quản lý hơn nhiều. Thiết kế hợp lý và các chức năng được đơn giản hóa của nó rất dễ điều hướng. Nó đơn giản ngay cả đối với một người mới làm quen với máy tính.

Người chiến thắng: Làm

Tốt nhất cho các dự án nhóm

Outlook là một công cụ cộng tác mạnh mẽ để quản lý dự án. Nó tích hợp với Lịch Outlook và Thư Outlook. Điều này làm cho việc chỉ định danh bạ và lập lịch trình trở nên đơn giản.

Bạn cũng nhận được rất nhiều chi tiết về tiến độ của từng nhiệm vụ. Bạn có thể theo dõi số giờ đã làm, tỷ lệ phần trăm đã hoàn thành và các trạng thái như “đang chờ người khác”. Nếu bạn chỉ chia sẻ nhiệm vụ với một người khác, bạn sẽ được cập nhật các thay đổi của người đó.

Outlook cũng cho phép bạn gửi Yêu cầu tác vụ. Đây là khi bạn gửi email cho một liên hệ, yêu cầu họ bắt đầu một nhiệm vụ và tự động giao cho họ. Theo tùy chọn của bạn, bạn có thể giữ một bản sao của nhiệm vụ và nhận bản cập nhật khi nó được đánh dấu là hoàn thành khi kết thúc.

Cuối cùng, Outlook có một nút nhanh để gửi Báo cáo trạng thái. Chúng tóm tắt các cài đặt trạng thái của nhiệm vụ trong một email. Bạn có thể gửi email này ngay từ cửa sổ tác vụ và đính kèm bất kỳ ghi chú bổ sung nào bạn muốn.

To Do cũng có một số công cụ cộng tác tốt. Bạn có thể giao cho người khác một nhiệm vụ thông qua một liên kết có thể chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ quyền truy cập vào danh sách đã tạo hoặc chỉ một nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm soát quyền truy cập.

Nếu những người bạn muốn chia sẻ có trong danh sách liên hệ của bạn, điều đó thậm chí còn dễ dàng hơn. Khi bạn chia sẻ một danh sách, Việc cần làm sẽ tạo một danh sách các địa chỉ liên hệ Windows Mail của bạn. Bạn cũng có thể tìm kiếm danh bạ từ OneNote.

To Do cũng có một lợi thế đối với các dự án phức tạp. Nó cho phép bạn chia nhiệm vụ thành các bước. Điều này có thể cải thiện động lực và làm cho nhiệm vụ dễ hành động hơn. Outlook Tasks không bao gồm tính năng Steps.

Người chiến thắng: Nhiệm vụ Outlook

Tổ chức tốt nhất

Tính năng Nhiệm vụ của Microsoft Outlook thực sự cụ thể với tổ chức của nó. Đó là một điều tốt hay không phụ thuộc vào cách bạn làm việc. Outlook Tasks hỗ trợ các thư mục với các thư mục con và hệ thống sắp xếp tự động. To Do có một cách tiếp cận đơn giản hơn.

Trong Outlook, bạn có thể sử dụng Quy tắc để gửi một số email hoặc sự kiện lịch nhất định đến một thư mục Công việc cụ thể. Nó cũng cho phép bạn đặt các mức độ ưu tiên cụ thể. Bạn cũng có thể mã màu các nhiệm vụ với Danh mục.

To Do cung cấp tất cả các tính năng tương tự như Outlook, nhưng đơn giản hóa chúng. To Do có các thư mục, nhưng không có các thư mục con. Nó cho phép bạn đánh dấu mức độ ưu tiên, nhưng bị giới hạn trong hệ thống nhị phân: các mục có dấu sao là quan trọng, các mục không có thì không.

To Do cũng hỗ trợ các danh mục dưới dạng thẻ bắt đầu bằng # có thể tìm kiếm. Thêm thẻ bắt đầu bằng # vào bất kỳ vị trí nào trong một nhiệm vụ sẽ tạo ra một danh mục cùng tên. Tính năng tốt nhất của To Do, mà Outlook thiếu, là Ngày của tôi tính năng.

Ngày của tôi là một thư mục thông minh trong Microsoft To Do. Đây là chương trình làm việc một ngày mà bạn có thể điền theo cách thủ công hoặc chọn từ các đề xuất của Việc cần làm. Các đề xuất sẽ tập trung vào các nhiệm vụ sắp đến hạn, được đánh dấu là quan trọng hoặc những nhiệm vụ bạn đã không động đến trong một thời gian.

Chương trình làm việc thông minh này vượt trội so với Công việc của Outlook, nhưng nó đang ở rất gần. Nếu bạn muốn hoặc cần mức độ chi tiết bổ sung, hãy sử dụng Outlook.

Người chiến thắng: Làm

Tùy chỉnh tốt nhất

Cả Công việc và Outlook đều cho phép bạn đính kèm tệp và liên kết nhiệm vụ với email. Trong Công việc, bạn phải gắn cờ email, sau đó chuyển nhiệm vụ từ Email bị gắn cờ vào bất kỳ danh sách nào bạn muốn. Cả hai cũng cho phép bạn thêm ghi chú văn bản vào nhiệm vụ và đính kèm tệp phương tiện vào tác vụ.

Chỉ Outlook cho phép bạn sử dụng định dạng văn bản đa dạng thức và hình ảnh trong mô tả tác vụ. Nhưng những yếu tố thiết kế này mang tính thẩm mỹ, vì vậy việc thêm chúng vào mọi công việc có thể gây lãng phí thời gian. Hơn nữa, bạn phải nhấp vào nhiệm vụ để xem chúng.

Đính kèm tệp hữu ích hơn. Chỉ Outlook cho phép bạn liên kết các tác vụ với nhau. Bạn thực hiện việc này với tùy chọn Đính kèm Mục Outlook. Khả năng quan trọng này để liên kết các nhiệm vụ liên quan bị thiếu trong To Do.

Tùy biến của To Do chủ yếu là thẩm mỹ. Bạn có thể chọn màu nền của danh sách và tạo Danh sách tùy chỉnh. Bạn cũng có thể chọn các kiểu sắp xếp cơ bản, chẳng hạn như theo Ngày đến hạn hoặc theo Ngày tạo.

Việc cần làm cũng tạo ra nhiều danh sách thông minh khác nhau, chẳng hạn như Email được gắn cờ và Giao cho tôi. Bạn có thể bật hoặc tắt những điều này. Đối với những người cần tinh chỉnh nhiệm vụ của bạn, Outlook là người chiến thắng rõ ràng.

Người chiến thắng: Nhiệm vụ Outlook

Ứng dụng năng suất tốt nhất của Microsoft

Đối với mục đích sử dụng cá nhân và các dự án quy mô nhỏ, To Do hoạt động tốt. Nhưng nhìn chung, danh sách tính năng mạnh mẽ hơn của Outlook đã chiến thắng. Chi tiết bổ sung hỗ trợ mức độ chuyên nghiệp cao hơn và không thể đánh bại khả năng tùy chỉnh cấp cao.

Đặc biệt nếu bạn đang quản lý một dự án phức tạp, Microsoft Outlook là lựa chọn tốt nhất cho một ứng dụng quản lý tác vụ.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả