Cách làm nổi bật các mục trùng lặp trong Google Trang tính

Nhiều người dùng sử dụng Google Trang tính để thiết lập bảng dữ liệu. Các bảng lớn được thiết lập trong ứng dụng bảng tính của Google đôi khi sẽ bao gồm dữ liệu số hoặc văn bản trùng lặp trong các cột và hàng. Việc tìm kiếm dữ liệu trùng lặp để loại bỏ trong các bảng dữ liệu lớn theo cách thủ công có thể là một công việc chậm chạp và tẻ nhạt.

Để xác định dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Google Trang tính nhanh hơn, chúng tôi cần một cách để đánh dấu dữ liệu đó. Tuy nhiên, Trang tính không bao gồm bất kỳ công cụ tích hợp nào để làm nổi bật các bản sao. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính bằng các công thức tùy chỉnh và tiện ích bổ sung Power Tools, như được nêu trong các phương pháp bên dưới.

Cách làm nổi bật dữ liệu cột và hàng trùng lặp

Google Trang tính, giống như các ứng dụng bảng tính khác, có tính năng định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện là một công cụ cho phép người dùng áp dụng định dạng bảng tính dựa trên các điều kiện ô cụ thể. Ví dụ: bạn có thể định cấu hình một dải ô bảng tính chuyển sang màu đỏ khi chúng bao gồm các giá trị dưới 0 bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện.

Chúng tôi có thể sử dụng công cụ định dạng có điều kiện trong Trang tính để áp dụng một màu khác cho tất cả các ô trong các cột hoặc hàng có trùng lặp. Tuy nhiên, không phải một trong các quy tắc định dạng trong tiện ích định dạng có điều kiện của Trang tính là phù hợp để đánh dấu dữ liệu trùng lặp. Do đó, bạn sẽ cần thiết lập điều kiện định dạng dựa trên công thức COUNTIF tùy chỉnh để đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính như sau.

1. Đầu tiên, hãy mở một bảng tính Google Trang tính trống, trong đó bạn có thể nhập một số dữ liệu giả để áp dụng định dạng có điều kiện.
2. Sau đó nhập các giá trị 444, 333, 444và 222 tôin ô bảng tính từ B2 đến B5, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ngay bên dưới. Phạm vi dữ liệu đó bao gồm một giá trị trùng lặp (444) để đánh dấu trong Trang tính.

3. Chọn toàn bộ cột B bằng cách nhấp vào B ở trên cùng của nó.
4. Sau đó nhấn vào Sự sắp xếp > Định dạng có điều kiện trong Trang tính.
5. Nhấn vào Định dạng ô nếu trình đơn thả xuống để chọn Công thức tùy chỉnh là lựa chọn.

6. Đầu vào = COUNTIF (B: B, B1)> 1 trong hộp Giá trị hoặc công thức.

7. Nhấn vào Tô màu tùy chọn để mở bảng màu. Chọn một màu để đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính từ bảng màu.

8. Nhấn vào Xong để kết thúc.

Bây giờ 444 giá trị trùng lặp trong cột B sẽ được đánh dấu bằng bất kỳ màu nào bạn đã chọn như trong ảnh chụp nhanh ngay bên dưới. Hãy tiếp tục và nhập nhiều giá trị trùng lặp hơn trong cột đó. Định dạng có điều kiện sẽ đánh dấu tất cả các ô bao gồm số hoặc văn bản trùng lặp.

Công thức COUNTIF tùy chỉnh đã nhập sẽ áp dụng đánh dấu tất cả các giá trị được sao chép ít nhất một lần trong cột B. Bạn có thể định cấu hình công thức đó để đánh dấu các giá trị được sao chép ít nhất hai, ba, bốn hoặc nhiều lần. Ví dụ, một = COUNTIF (B: B, B1)> 2 sẽ chỉ đánh dấu các giá trị trùng lặp trong hai hoặc nhiều ô (ba ô bao gồm cả ô ban đầu).

Để thay đổi công thức:

1. Chọn lại cột B và mở công cụ định dạng có điều kiện.
2. Chọn quy tắc định dạng.
3. Thay đổi số ở cuối công thức COUNTIF và nhấp vào Xong cái nút.

Bạn có thể áp dụng cùng một định dạng có điều kiện cho các bản sao trong các hàng bảng tính giống nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ cần sửa đổi các tham chiếu trong công thức để chỉ định một hàng và ô đầu tiên bên trong nó. Ví dụ, cùng một công thức cho hàng hai sẽ là: = COUNTIF (2: 2, A2)> 1. Trong công thức đó, 2: 2 là hàng và A2 là ô đầu tiên.

Cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trên nhiều cột

Công thức COUNTIF ở trên sẽ tìm thấy các bản sao trong các hàng hoặc cột đơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đánh dấu các bản sao trên nhiều cột thì sao? Bạn có thể áp dụng cùng một công thức ở trên cho từng cột khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng một hàm COUNTIF cho nhiều cột như thế này.

1. Mở một bảng tính trống trong Trang tính.
2. Nhập dữ liệu giả 333 và 222 trong ô A1 và A2.
3. Đầu vào 444 và 333 bằng B1 và ​​B2. Sau đó, bảng tính Sheets sẽ trông giống như ngay bên dưới.

4. Chọn dải ô mà bạn đã nhập các số vào.
5. Giữ Điều khiển để chọn cột A và B.
6. Nhấp chuột Tập tin để chọn Định dạng có điều kiện lựa chọn.
7. Nhập = COUNTIF ($ A $ 1: $ C $ 10, A1)> 1 trong hộp văn bản công thức.

8. Chọn màu cho định dạng bằng cách nhấp vào Tô màu lựa chọn.
9. Lựa chọn Xong để áp dụng.

Bây giờ bạn sẽ thấy 333 giá trị được đánh dấu trong hai cột khác nhau. Định dạng có điều kiện giống nhau áp dụng cho tất cả các ô trong cột A và B. Bạn cũng có thể chọn áp dụng cùng một công thức cho nhiều cột hơn.

Power Tools là một tiện ích mở rộng miễn phí của Google Trang tính cung cấp một cách thay thế để đánh dấu dữ liệu trùng lặp. Tiện ích mở rộng đó kết hợp chín công cụ bảng tính thay thế, trong số đó có tiện ích DeDupe and Compare. Đây là cách bạn có thể đánh dấu và xóa các bản sao trong Google Trang tính bằng DeDupe và Compare.

1. Mở trang web Power Tools
2. Nhấp chuột Cài đặt trên trang đó.
3. Lựa chọn Còn nữa xác nhận.
4. Sau đó, bạn cần chọn Tài khoản Google của mình.
5. Nhấn vào Cho phép để cho phép truy cập Power Tools.
6. Nhấp chuột Xong để đóng thông báo cài đặt.
7. Mở Google Trang tính và một bảng tính có một số dữ liệu trùng lặp.
8. Nhấn vào Tiện ích mở rộng thực đơn.
9. Lựa chọn Dụng cụ điện > Khởi đầu để mở tiện ích mở rộng.

10. Nhấp chuột Suy giảm & So sánh trong thanh bên của Power Tools.

11. Lựa chọn Loại bỏ các ô trùng lặp để hiển thị công cụ được hiển thị ngay bên dưới.

12. Nhấp vào nút lưới ở bên phải của Chọn phạm vi hộp.
13. Sau đó, kéo con trỏ qua một phạm vi ô để chọn và nhấp vào ĐƯỢC RỒI lựa chọn.
14. Lựa chọn Kế tiếp để xem các tùy chọn bên dưới.

15. Bạn có thể chọn một trong hai Trùng lặp hoặc Số lần trùng lặp + 1 lần xuất hiện tùy chọn, tùy thuộc vào sở thích. Các Số lần trùng lặp + 1 lần xuất hiện tùy chọn sẽ đánh dấu tất cả các ô bao gồm dữ liệu được sao chép.
16. Nhấp chuột Kế tiếp lần nữa.
17. Chọn Tô màu ở bước ba.

18. Chọn một màu để đánh dấu các ô từ menu thả xuống.
19. Nhấn vào Hoàn thành để đánh dấu tất cả các bản sao trong phạm vi ô đã chọn của bạn.

Bạn có thể chọn một Xóa các giá trị tùy chọn thay vì Tô màu trên bước ba trong trình hướng dẫn Tìm ô trùng lặp hoặc duy nhất. Làm như vậy sẽ giúp bạn xóa thủ công các bản sao được đánh dấu. Tuy nhiên, hãy chọn Trùng lặp nếu bạn không muốn lần xuất hiện dữ liệu đầu tiên bị xóa.

Công cụ Deduce & Compare cũng bao gồm trình hướng dẫn Xóa hàng trùng lặp. Trình hướng dẫn đó cho phép bạn đánh dấu các hàng trùng lặp trong bảng tính giống nhau. Hoặc bạn có thể chọn xóa các hàng trùng lặp bằng trình hướng dẫn Xóa hàng trùng lặp.

Tìm bản sao trong Google Trang tính bằng cách đánh dấu chúng

Bạn có thể xác định dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Google Trang tính của mình nhanh hơn bằng cách đánh dấu chúng với định dạng có điều kiện hoặc Công cụ Power. Có thể nhanh hơn và đơn giản hơn một chút để đánh dấu dữ liệu trùng lặp bằng phương pháp Power Tools.

Tuy nhiên, áp dụng các điểm nổi bật với công thức COUNTIF là một phương pháp linh hoạt hơn với nhiều tùy chọn định dạng có điều kiện hơn có sẵn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả