Cách tải xuống dữ liệu MBOX trong Gmail của bạn và phải làm gì với dữ liệu đó

Thực sự dễ dàng tải xuống bản sao dữ liệu Gmail của bạn nhờ Google Takeout. Tuy nhiên, Google cung cấp cho bạn một tệp MBOX và bạn có thể làm gì với tệp đó? Trên thực tế, bạn có thể làm được rất nhiều điều. Nó lý tưởng để giữ một bản sao lưu ngoại tuyến hoặc chuyển tất cả các email của bạn sang một dịch vụ email mới hoặc tài khoản Gmail.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Takeout, cách tạo bản sao lưu ngoại tuyến bằng Thunderbird và cách di chuyển dữ liệu Gmail của bạn sang dịch vụ email mới.

Bước 1: Tải xuống dữ liệu Gmail của bạn bằng Google Takeout

Trước tiên, bạn cần tải xuống bản xuất dữ liệu Gmail của mình từ Google Takeout.

Theo mặc định, tất cả dữ liệu dịch vụ Google của bạn sẽ được chọn, vì vậy, dữ liệu này bao gồm những thứ như Chrome và Drive. Nếu bạn chỉ muốn có Gmail, hãy nhấp vào Bỏ chọn tất cả ở đầu danh sách, sau đó cuộn xuống Thư và chọn hộp.

Bản xuất có hai tệp. Một là tệp JSON cung cấp cài đặt người dùng của bạn. Cái khác, chìa khóa cho quá trình này, là tệp MBOX chứa các email của bạn. Bạn không thể thay đổi các định dạng tệp này trong Google Takeout.

Theo mặc định, tất cả thư Gmail của bạn từ tất cả các thư mục của bạn sẽ được bao gồm. Nếu bạn muốn điều chỉnh điều này:

1. Nhấp chuột Tất cả dữ liệu Thư được bao gồm.
2. Xóa dấu kiểm khỏi Bao gồm tất cả các thư trong Thư.
3. Chọn các thư mục bạn muốn.
4. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.

Cuộn xuống và nhấp vào Bước tiếp theo. Tại đây bạn có thể chọn Phương thức vận chuyển, Tính thường xuyênvà Loại và kích thước tệp. Bạn có thể để mọi thứ như mặc định, nhưng hãy thay đổi chúng nếu bạn muốn. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tạo xuất.

Quá trình xuất của bạn sẽ được xử lý. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi nó sẵn sàng. Nếu bạn chỉ bao gồm Thư trong quá trình xuất, sẽ không mất quá nhiều thời gian — chỉ cần đợi trên trang để quá trình hoàn tất. Khi nó có, hãy nhấp vào Tải xuống. Bản xuất có sẵn từ trang này trong một tuần, mặc dù bạn luôn có thể yêu cầu một bản mới nếu nó hết hạn.

Mở tệp nén trên máy tính của bạn và xuất nó. Tệp MBOX cần thiết nằm trong Mang ra> Thư thư mục.

Bước 2: Nhập MBOX Gmail của bạn vào Thunderbird

Bạn có thể nhập dữ liệu Gmail của mình vào bất kỳ ứng dụng email nào hỗ trợ MBOX. Bạn cũng có thể sử dụng một tiện ích như Windows MBox Viewer.

Nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn có thể nhập tệp MBOX vào ứng dụng Thư của máy Mac bằng cách nhấp vào Tệp> Nhập hộp thư. Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, trước tiên bạn sẽ phải chuyển đổi tệp MBOX sang một định dạng khác mà Outlook hỗ trợ — Outlook không có cách nhập tệp MBOX gốc. Bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi thiết lập Gmail trong Microsoft Outlook.

Đối với các bước chi tiết của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng Mozilla Thunderbird vì nó miễn phí, mã nguồn mở và hỗ trợ các tệp MBOX nguyên bản. Nó cũng chạy trên Windows, Mac và Linux. Đây là một trong những ứng dụng email miễn phí tốt nhất. Vì vậy, hãy cài đặt Thunderbird trên máy tính của bạn.

Bây giờ bạn cần điều hướng đến một thư mục Thunderbird cụ thể trong File Explorer để bạn có thể đặt MBOX Gmail của mình vào đó. Đây là cách để làm điều đó:

1. Nhấn Phím Windows + R để mở Run.
2. Đầu vào % appdata% Thunderbird Hồ sơ
3. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.

Thao tác này sẽ mở File Explorer. Bạn sẽ thấy một thư mục ở đây có tên là xxxxxxxx.defaultở đâu x là tám ký tự ngẫu nhiên. Điều hướng bên trong thư mục này và sau đó đi tới Thư> Thư mục cục bộ.

Lấy tệp MBOX bạn đã tải xuống trước đó và đặt nó trong Thư mục cục bộ thư mục. Bạn có thể nhấp chuột trái và kéo tệp qua giữa các cửa sổ đang mở hoặc sử dụng bản sao (Ctrl + C) và dán (Ctrl + V).

Bây giờ hãy mở Thunderbird. Trên menu bên trái, bên dưới Thư mục cục bộ, bạn sẽ thấy nội dung của tài khoản Gmail của mình. Nó sử dụng tên của tệp theo mặc định, nhưng bạn có thể click chuột phải và chọn Đổi tên để thay đổi nó.

Bước 3: Sử dụng Thunderbird làm kho lưu trữ ngoại tuyến

Giờ đây, bạn có thể sử dụng Thunderbird như một cách ngoại tuyến để đọc email đã tải xuống của mình. Bạn có thể đọc thư, tìm kiếm, lấy tệp đính kèm — bất cứ điều gì bạn có thể làm với Gmail trực tuyến.

Đây là một giải pháp sao lưu phù hợp mang lại sự an tâm. Bạn có thể lưu trữ bản sao lưu ngoại tuyến tài khoản Gmail của mình ở định dạng MBOX trên ổ cứng ngoài hoặc USB. Tất nhiên, bạn sẽ muốn thường xuyên tải xuống tệp sao lưu MBOX mới nếu bạn vẫn đang sử dụng Gmail, chỉ để cập nhật các bản sao lưu của bạn.

Cho dù bạn mất quyền truy cập vào tài khoản Gmail của mình, Google tắt Gmail hay toàn bộ internet bị sập, bạn sẽ luôn có cách để truy cập vào kho lưu trữ email của mình.

Nhập email Gmail của bạn vào một dịch vụ email khác

Bạn cũng có thể sử dụng bản sao MBOX ngoại tuyến của thư để nhập dữ liệu Gmail của bạn vào các tài khoản email khác. Điều này chỉ yêu cầu dịch vụ email hỗ trợ IMAP. Giao thức POP3 cũ sẽ không hoạt động. Đây là hướng dẫn của chúng tôi về sự khác biệt giữa IMAP và POP3.

Với thủ thuật này, bạn có thể nhập email của mình vào một tài khoản Gmail khác, chuyển chúng sang tài khoản Microsoft Outlook, thêm chúng vào tài khoản Yahoo Mail hoặc nhập chúng vào bất kỳ dịch vụ hỗ trợ IMAP nào khác. Điều này hữu ích nếu bạn muốn chuyển sang một dịch vụ khác và bỏ lại Gmail hoặc nếu bạn muốn có một địa chỉ Gmail mới.

Để thực hiện việc này, bạn cần thêm tài khoản email khác vào Thunderbird. Trên ngăn bên trái, hãy nhấp vào Thư mục cục bộ để chuyển đến phần tổng quan về Thunderbird. Từ đây, bên dưới Chọn những gì để thiết lậpnhấp chuột E-mail.

Nhập chi tiết tài khoản thư của bạn. Thunderbird sẽ cố gắng tự động tải xuống thông tin máy chủ thích hợp, vì vậy bạn không phải định cấu hình nó theo cách thủ công mà hãy nhấp vào Cấu hình thủ công để kiểm tra các chi tiết. Đảm bảo Máy chủ đến tùy chọn được đặt thành IMAP.

Thunderbird có thể không tự động phát hiện cấu hình dịch vụ email của bạn, vì vậy bạn có thể cần phải tra cứu tên máy chủ IMAP, cổng và cấu hình SSL của dịch vụ email của mình. Tham khảo tài liệu trợ giúp của nhà cung cấp của bạn nếu trường hợp này xảy ra.

Khi bạn đã thiết lập xong tài khoản email của mình, nó sẽ xuất hiện trong thanh bên của Thunderbird. Bạn có thể kéo và thả email (tất cả chúng hoặc những email cụ thể) giữa bản sao lưu Gmail cục bộ và tài khoản IMAP. Thunderbird sẽ tải chúng lên và chúng sẽ xuất hiện trong tài khoản mới của bạn.

Thủ thuật này tận dụng cách thức hoạt động của IMAP, vì nó cho phép bạn tải lên các tin nhắn và di chuyển chúng xung quanh. Dịch vụ email khác không cần biết bất cứ điều gì về tệp MBOX hoặc Gmail; nó chỉ phải hỗ trợ IMAP.

Bạn cũng có thể nhập Gmail của mình vào một tài khoản khác mà không cần sử dụng tệp MBOX đã tải xuống. Chỉ cần thêm cả hai tài khoản email vào Thunderbird, sau đó kéo và thả thư giữa chúng.

Thunderbird là một ứng dụng email mạnh mẽ

Đó là mọi thứ bạn cần biết về cách lấy kho lưu trữ dữ liệu Gmail và cách đọc tệp MBOX một cách dễ dàng. Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng Thunderbird, nhưng bạn sẽ sớm thấy nó là một ứng dụng email tuyệt vời và mạnh mẽ.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả