8 lỗi giao tiếp phổ biến cần tránh trong nhóm ảo (Và phải làm gì thay thế)

Sau khi thay đổi cách tổ chức của bạn hoạt động, điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để nuôi dưỡng văn hóa giao tiếp tốt trong không gian làm việc ảo của mình. Đó là bởi vì cách bạn sử dụng để tương tác với đồng nghiệp trong bối cảnh văn phòng truyền thống không nhất thiết phải chuyển sang thế giới ảo.

Do đó, viết lại sổ tay giao tiếp của bạn là chìa khóa để thành công trong một nhóm ảo và một cách để đạt được điều này là biết những gì không nên làm.

1. Sử dụng Email làm Phương thức Liên lạc Chính của Bạn

Mặc dù email vẫn đóng một vai trò quan trọng trong môi trường làm việc từ xa ngày nay, nhưng nó không nên là phương thức giao tiếp chính của bạn. Bạn có thể nhanh chóng mất dấu các thư khi chúng nằm trong hộp thư đến của bạn, dẫn đến giảm năng suất.

Bạn vẫn có thể sử dụng email để giao tiếp với khách hàng và khách hàng tiềm năng mục tiêu. Tuy nhiên, có những công cụ giao tiếp thực tế khác phù hợp hơn cho việc nhắn tin và cộng tác với đồng nghiệp từ xa của bạn.

Các công cụ nhắn tin tức thì như Slack rất tốt cho các cuộc trò chuyện qua lại nhanh chóng và tạo kênh cho các chủ đề hoặc dự án cụ thể. Bạn cũng có thể tận dụng các ứng dụng nhắn tin như Twist để giao tiếp không đồng bộ, trong khi các công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana cho phép bạn tạo, chỉ định và theo dõi nhiệm vụ.

2. Không lập kế hoạch cho sự khác biệt về múi giờ

Trong bối cảnh văn phòng truyền thống, mọi người thường làm việc trong cùng một không gian và trong cùng một giờ làm việc. Tuy nhiên, khi bạn có các thành viên nhóm ảo ở các múi giờ khác nhau, mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn trừ khi bạn có kế hoạch cho nó.

Bạn cần lưu ý về sự chênh lệch thời gian và tìm những giờ trùng nhau để lên lịch họp. Tuy nhiên, bạn không cần phải ghi nhớ múi giờ hoặc địa điểm của đồng nghiệp để đạt được điều này. Bạn có thể sử dụng trình chuyển đổi múi giờ như Timezone.io hoặc các ứng dụng lịch được chia sẻ như Calendly để giúp lên lịch và quản lý thời gian họp. Điều này cho phép bạn chặn thời gian thuận tiện cho mọi người.

3. Dựa vào Giao tiếp Chỉ Văn bản

Giao tiếp chỉ bằng văn bản không có các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt và nét mặt, điều này có thể dễ dẫn đến hiểu sai và xung đột. Trong một cài đặt ảo, điều cần thiết là sử dụng các phương tiện giao tiếp khác nhau để thể hiện quan điểm của bạn, bao gồm các công cụ hội nghị truyền hình như Google Meet hoặc Zoom.

Xem xét rằng bạn có thể không thể đáp ứng về mặt thể chất, những công cụ này cung cấp điều tốt nhất tiếp theo bằng cách cho phép bạn nhìn và nghe thấy đồng nghiệp của mình. Bên cạnh việc tạo ra nhiều kết nối cá nhân hơn, cuộc gọi video cũng giải thích tốt hơn các tác vụ phức tạp.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng thực hiện cuộc gọi điện video, đặc biệt là khi làm việc với những người ở múi giờ khác. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng công cụ video không đồng bộ như Voodle để ghi và gửi tin nhắn video.

4. Mong đợi mọi người luôn sẵn sàng

Do tất cả các công cụ giao tiếp trong tầm tay của chúng ta và việc áp dụng các chính sách làm việc từ xa, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân ngày càng bị xóa nhòa. Điều này đã làm nảy sinh văn hóa làm việc “luôn luôn bật”: những kỳ vọng phi thực tế mà mọi người nên sẵn sàng trả lời các thông điệp liên quan đến công việc hoặc đáp ứng các yêu cầu công việc mọi lúc.

Để tránh điều này, bạn cần thiết lập một số ranh giới. Điều này bao gồm việc tạo lịch trình làm việc từ xa tùy chỉnh, đặt tính khả dụng của bạn trong các công cụ liên lạc tại nơi làm việc và tắt thông báo cho các tin nhắn không khẩn cấp ngoài giờ làm việc.

5. Không quan tâm đến sự khác biệt về văn hóa / tôn giáo

Do thực tế là công việc từ xa cho phép bạn tuyển dụng nhân tài từ nhiều nơi trên thế giới, bạn cần lưu ý những khác biệt về văn hóa và tôn giáo có thể ảnh hưởng xấu đến giao tiếp và động lực của nhóm.

Ví dụ, những người từ các nền văn hóa và tôn giáo khác nhau có thể tuân theo các ngày lễ cụ thể và họ có thể không có mặt để làm việc hoặc có giờ làm việc khác nhau trong những thời gian này. Vì vậy, bạn có thể cần theo dõi những ngày này và điều chỉnh thời hạn hoặc kế hoạch liên lạc cho phù hợp.

6. Không tạo chỗ cho các cuộc trò chuyện thông thường

Trong môi trường làm việc tại nhà, có thể dễ dàng bỏ qua nhu cầu tương tác xã hội giữa các đồng nghiệp. Tuy nhiên, sự cô đơn khi làm việc từ xa là một mối quan tâm nghiêm trọng có thể làm giảm năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Để chống lại điều này, bạn cần tìm cách khuyến khích những cuộc trò chuyện bình thường. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách tạo ra các cơ hội làm mát nước ảo. Ví dụ: tạo một nhóm riêng biệt cho các cuộc trò chuyện thông thường trong công cụ trò chuyện tại nơi làm việc của bạn. Đây là nơi bạn nói về các chủ đề không liên quan đến công việc, như kế hoạch cuối tuần, chương trình yêu thích hoặc sở thích của bạn.

Bạn có thể tăng cường sự tham gia hơn nữa trong nhóm của mình với những ý tưởng nghỉ giải lao này.

7. Có quá nhiều cuộc họp

Mặc dù điều quan trọng là phải đăng ký thường xuyên với nhóm của bạn, nhưng bạn không muốn lạm dụng nó với các cuộc họp. Thực tế là một số cuộc họp không đáng để bạn dành thời gian và thậm chí chúng có thể gây hại cho năng suất của bạn.

Vì vậy, trước khi lên lịch cho một cuộc họp khác, hãy tự hỏi bản thân xem nó có thực sự cần thiết hay không và nếu không có cách nào khác để truyền đạt thông điệp của bạn. Khi bạn chọn tổ chức một cuộc họp, hãy cố gắng đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả nhất có thể bằng cách tạo ra một chương trình làm việc và chia sẻ nó trước thời hạn, giữ cho nó ngắn gọn và chỉ có những người cần thiết tham dự.

Ngoài ra, hãy chỉ định người nào đó ghi biên bản cuộc họp một cách hợp lý và lưu chúng ở vị trí trung tâm nơi mọi người có thể truy cập. Điều này sẽ giúp giảm nhu cầu về các cuộc họp trong tương lai để thảo luận về những gì đã xảy ra trong các phiên họp trước.

8. Không công nhận các cột mốc quan trọng và kỷ niệm thành công

Công nhận và ăn mừng thành công của nhóm là điều cần thiết để thúc đẩy tinh thần và sự gắn bó. Làm việc tại nhà không có lý do gì để bỏ qua hoạt động xây dựng nhóm quan trọng này.

Bạn có thể dựa vào các công cụ ghi nhận nhân viên như Bonusly để ăn mừng thành công của nhóm và ghi nhận thành tích cá nhân. Bạn cũng có thể tích hợp nó vào không gian làm việc Slack của mình để các thành viên trong nhóm có thể trao và nhận kudo dễ dàng hơn.

Tránh những sai lầm này để cải thiện giao tiếp nhóm từ xa

Mặc dù môi trường làm việc từ xa có những thách thức nhưng nó cũng mang lại nhiều cơ hội để phát triển và thành công. Phần lớn, chúng tôi vẫn đang học cách tốt nhất để điều hướng cách làm việc mới này.

Biết những cạm bẫy phổ biến này có thể giúp bạn tránh chúng và tạo ra một môi trường làm việc từ xa thành công cho bạn và nhóm của bạn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả