Chuyển đổi Bảng tính Excel sang Cơ sở dữ liệu Access 2013

Tạo cơ sở dữ liệu Access 2013 mới

Trừ khi bạn có một cơ sở dữ liệu hiện có mà bạn sử dụng để lưu trữ thông tin liên hệ, có thể bạn sẽ muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu. Để làm điều này, hãy chọn Biểu tượng cơ sở dữ liệu màn hình trống trên màn hình Bắt đầu với Microsoft Office Access. Bạn sẽ thấy màn hình trên. Cung cấp tên cho cơ sở dữ liệu của bạn, chọn Tạo ra và bạn sẽ kinh doanh.

Bắt đầu quá trình nhập Excel

Chọn Tab Dữ liệu Bên ngoài ở đầu màn hình Access và bấm đúp vào Nút Excel để bắt đầu quá trình nhập Excel.

Chọn Nguồn và Đích

Tiếp theo, bạn sẽ thấy màn hình hiển thị ở trên. Chọn Nút duyệt và điều hướng đến tệp bạn muốn nhập. Khi bạn đã định vị đúng tệp, hãy chọn Nút mở.

Ở nửa dưới của màn hình, bạn sẽ thấy các tùy chọn điểm đến nhập. Trong hướng dẫn này, chúng tôi quan tâm đến việc chuyển đổi bảng tính Excel hiện có sang cơ sở dữ liệu Access mới, vì vậy chúng tôi sẽ chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại
Các tùy chọn khác trên màn hình này cho phép bạn:

• Liên kết cơ sở dữ liệu của bạn với một trang tính Excel để các thay đổi trong trang tính nguồn được phản ánh trong cơ sở dữ liệu.
• Nhập dữ liệu vào bảng cơ sở dữ liệu hiện có.

Khi bạn đã chọn đúng tệp và tùy chọn, hãy chọn VÂNG để tiếp tục.

Chọn tiêu đề cột

Đảm bảo rằng Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề cột được chọn nếu hàng đầu tiên của bảng tính có các tên cột cho dữ liệu, chẳng hạn như Họ, Tên và Địa chỉ. Điều này sẽ hướng dẫn Access coi hàng đầu tiên là tên, thay vì dữ liệu thực tế sẽ được lưu trữ trong danh sách liên hệ.

Lựa chọn Kế tiếp để tiếp tục.

Tạo bất kỳ chỉ mục mong muốn nào

Chỉ mục cơ sở dữ liệu là một cơ chế nội bộ có thể được sử dụng để tăng tốc độ Access có thể tìm thấy thông tin trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể áp dụng chỉ mục cho một hoặc nhiều cột cơ sở dữ liệu của mình ở bước này. Đơn giản chỉ cần chọn Đã lập chỉ mục menu kéo xuống và chọn tùy chọn thích hợp.

Hãy nhớ rằng các chỉ mục tạo ra rất nhiều chi phí cho cơ sở dữ liệu của bạn và sẽ làm tăng dung lượng ổ đĩa được sử dụng. Vì lý do này, bạn muốn giữ các cột được lập chỉ mục ở mức tối thiểu. Trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi thường tìm kiếm Họ của các liên hệ của chúng tôi, vì vậy hãy tạo một chỉ mục trên trường này. Chúng tôi có thể có những người bạn có cùng họ, vì vậy chúng tôi muốn cho phép trùng lặp ở đây. Đảm bảo rằng cột Họ được chọn ở phần dưới cùng của cửa sổ và sau đó chọn Có (Bản sao OK) từ menu kéo xuống Đã lập chỉ mục.

Lựa chọn Kế tiếp để tiếp tục.

Chọn một khóa chính

Khóa chính được sử dụng để xác định duy nhất các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Cách dễ nhất để làm điều này là cho phép Access tạo khóa chính cho bạn. Chọn Cho phép Access thêm khóa chính tùy chọn và nhấn Kế tiếp để tiếp tục. Nếu bạn quan tâm đến việc chọn khóa chính của riêng mình, bạn có thể muốn đọc bài viết của chúng tôi về khóa cơ sở dữ liệu.

Đặt tên cho bảng của bạn

Bạn cần cung cấp cho Access một tên để tham chiếu bảng của bạn. Nhập thông tin này vào trường thích hợp và chọn Hoàn thành cái nút.