5 Mẹo để Viết Email Dài mà Người nhận Có thể Đọc được

Việc gửi các email dài cho khách hàng và đồng nghiệp của bạn thường không được như ý muốn. Tuy nhiên, có những lúc bạn chỉ cần gửi một bản cập nhật dài dòng hoặc tổng quan.

Trong trường hợp đó, bạn sẽ muốn giúp đỡ bản thân và người nhận bằng cách đi đúng vào vấn đề và đảm bảo rằng họ không cần phải tìm hiểu các đoạn văn dài dòng để tìm thông tin.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn đôi khi bạn có thể sử dụng để giúp làm cho các email dài hơn của bạn dễ đọc hơn và dễ trả lời hơn.

1. Sử dụng Bullet Point để tóm tắt

Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ khi viết một email dài là người nhận có thể sẽ đọc lướt qua nó. Khi làm như vậy, họ có thể bỏ lỡ thông tin hoặc câu hỏi quan trọng vì đơn giản là có quá nhiều thứ để đọc.

Khi viết một email dài, bạn muốn đảm bảo rằng mình làm cho người nhận dễ dàng lướt qua nhưng vẫn tìm thấy điểm mấu chốt – nói cách khác, bạn muốn chính xác trong email của mình. Bằng cách đó, họ nhận được thông tin họ cần và bạn có khả năng nhận được câu trả lời chu đáo hơn.

Mỗi mẹo trong bài viết này sẽ giúp bạn đạt được một email dễ đọc hơn, đúng trọng tâm hơn — đặc biệt là sử dụng các gạch đầu dòng.

Viết thông tin dưới dạng điểm không có nghĩa là bạn không thể trò chuyện. Bạn có thể ở trong các phần khác của email, như lời chào và thông báo đăng xuất. Tuy nhiên, tóm tắt thông tin thành các điểm sẽ truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Thay vì bao gồm mọi chi tiết, hãy xác định thông tin chính từ tin nhắn của bạn và tránh dài dòng. Người nhận không cần chơi từng chủ đề, họ chỉ cần những điểm chính.

2. Sử dụng Bold cho các điểm quan trọng

Sử dụng tất cả các chữ hoa trong một email là không chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể cung cấp cho người đọc một cái gật đầu đúng hướng với một số điểm nhấn tinh tế. Tất nhiên, bạn không muốn làm điều này cho tất cả mọi thứ, nhưng nếu có một phần thông tin nào đó mà bạn muốn đảm bảo họ thấy như ngày tháng, lời nhắc hoặc hành động, hãy in đậm nó.

Ví dụ chỉ sử dụng chữ in đậm cho tiêu đề và hai cụm từ, cả hai cụm từ mà người gửi đều muốn người đọc thực hiện — tìm kiếm thêm thông tin trong biên bản cuộc họp và không quên một cuộc họp. Nếu anh ấy đọc lướt email, những thứ này có nhiều khả năng thu hút sự chú ý của anh ấy hơn và anh ấy có thể đọc phần còn lại để biết ngữ cảnh.

Vì nó chỉ là một thay đổi nhỏ trong văn bản, nên ít có khả năng người nhận sẽ cảm thấy như bạn đang hét lên, vì họ có thể viết hoa tất cả.

3. Chia email thành các chủ đề bằng các tiêu đề

Thêm tiêu đề vào email của bạn nghe có vẻ giống như gửi một cuốn tiểu thuyết cho người nhận của bạn, nhưng nó không có nghĩa là cần phải có rất nhiều thông tin dưới mỗi tiêu đề. Việc làm này chỉ đơn giản là giúp họ duyệt email nhanh hơn nếu có thông tin nhất định mà họ đang tìm kiếm hoặc họ cần tham khảo sau.

Bằng cách in đậm tiêu đề và sử dụng ngắt dòng giữa mỗi phần, bạn có thể đặt khoảng cách giữa mỗi phần, giúp dễ đọc hơn — giống như bất kỳ tài liệu nào khác.

Sử dụng các tiêu đề sẽ hữu ích nếu bạn có nhiều chủ đề bạn muốn đề cập mà không đảm bảo có các email riêng biệt — ví dụ: tổng quan hàng ngày hoặc cập nhật tiến trình.

4. Sử dụng các định dạng khác nhau cho trích dẫn

Nếu bạn cần chuyển tiếp thông tin chính xác như người khác đã viết, hãy thực hiện các thay đổi nhỏ đối với định dạng để giúp tách nó khỏi câu chuyện của bạn. Bằng cách này, không có sự nhầm lẫn về nơi tin nhắn của bạn kết thúc và nơi khác bắt đầu.

Tất nhiên, dấu ngoặc kép có thể thực hiện thủ thuật này, nhưng nếu bạn đã có nhiều văn bản trước và sau đó, nó có thể tạo ra một đoạn văn dài ít được mong muốn đọc hơn và khó khăn hơn để lấy thông tin trong nháy mắt.

Một điều khác cần lưu ý khi nói đến định dạng văn bản trong email, bạn có thể muốn tránh sử dụng nhiều phông chữ và màu sắc vì điều này có thể làm cho email trông không chuyên nghiệp.

5. Lưu câu hỏi cho đến khi kết thúc

Bạn đã bao giờ đặt nhiều câu hỏi trong một email và nhận được câu trả lời cho một nửa chưa? Điều này có thể xảy ra ngay cả trong thời gian ngắn nhất của email hoặc tin nhắn.

Hãy thử lưu câu hỏi của bạn vào cuối và giữ cho chúng ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Điều này không chỉ giúp người đọc nhìn thấy chúng mà còn không quên những gì bạn đã hỏi trong suốt quá trình vì bạn không trình bày thêm bất kỳ thông tin nào sau đó.

Hơn nữa, họ có thể gửi cho bạn một câu trả lời trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng theo thứ tự bạn đã hỏi họ.

Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hãy nghĩ đến tất cả các email, văn bản, tin nhắn và phương tiện kỹ thuật số được hiển thị cho bạn hàng ngày. Bạn rất dễ bị phân tâm vì quá tải email hoặc có một phần thông tin nổi bật hơn phần khác.

Mẹo bổ sung này hoạt động cho tất cả các email nói chung. Bằng cách cụ thể trong dòng chủ đề, bạn đang giúp người nhận theo nhiều cách — họ sẽ biết chính xác nội dung của nó, họ có thể ưu tiên nó và họ có thể tìm lại sau nếu cần tham khảo.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng các từ như theo sát, câu hỏi, lời nhắc nhở, cập nhậthoặc báo cáo để cho họ biết loại email. Nếu đó là về một cuộc họp hoặc dự án cụ thể, hãy nêu tên. Nếu đó là một email định kỳ, hãy bao gồm ngày tháng.

Gửi email với chủ đề theo sát Một mình nó không làm cho nó nghe có vẻ hấp dẫn hoặc quan trọng, đặc biệt là khi người nhận của bạn có thể có một vài email khác có cùng tiêu đề trong hộp thư đến của họ.

Bạn thậm chí có thể cho mọi người biết trong dòng chủ đề nếu tin nhắn của bạn là khẩn cấp, nhưng hãy đảm bảo dành nó cho những vấn đề thực sự xảy ra.

Giao tiếp là chìa khóa

Mặc dù một số người có thể khuyên không nên gửi những email dài, nhưng đôi khi bạn chỉ cần làm như vậy. Điều tốt nhất bạn có thể làm cho người nhận của mình là bám sát vào vấn đề và đảm bảo họ có thể đọc lướt qua. Nó không chỉ giúp họ tìm thấy thông tin họ cần ban đầu mà còn giúp họ tham khảo lại về sau.

Lần tới khi bạn cần gửi một email dài, tại sao không thử một hoặc nhiều mẹo này và xem nó diễn ra như thế nào.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả