5 công cụ bạn có thể sử dụng khi bạn bị tụt hậu trong công việc

Bạn có bị choáng ngợp bởi số lượng nhiệm vụ phải hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn?

Nếu có, thì rất có thể, bạn đang mắc kẹt ở vị trí mà mọi thứ đều quan trọng, và mọi thứ cần phải hoàn thành ngay bây giờ. Và bạn có thể đã bắt đầu nghĩ rằng sống bằng cà phê, thức cả đêm và hoàn thành công việc là lựa chọn duy nhất còn lại.

May mắn thay, đó không phải là trường hợp. Ở đây, chúng tôi sẽ liệt kê năm điều hàng đầu bạn cần làm khi bị tụt hậu trong công việc; và áp đảo bản thân không phải là một trong số họ. Vì vậy, hãy bắt đầu.

1. Giao tiếp cởi mở và nhận trợ giúp từ phép thuật

Điều đầu tiên bạn cần làm là giao tiếp cởi mở với sếp và đồng nghiệp. Nếu sếp của bạn liên tục giao cho bạn những nhiệm vụ mới, thì đã đến lúc bạn gặp họ và thảo luận về vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Tuy nhiên, thay vì nói với họ ngay lập tức rằng bạn còn rất nhiều thứ và bạn không thể đảm nhận thêm công việc nào nữa, hãy thảo luận với họ về các dự án mà bạn hiện đang thực hiện. Yêu cầu họ giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ mà họ muốn bạn làm trước.

Khi biết điều này, sếp của bạn sẽ hiểu được tình hình. Rất có thể, họ sẽ giao nhiệm vụ mới cho người khác. Và nếu bạn may mắn, họ cũng có thể kéo dài thời hạn cho những công việc bạn hiện đang làm. Bên cạnh đó, bạn nên trao đổi với đồng nghiệp về khối lượng công việc của mình và họ có thể đưa ra kế hoạch hành động để hoàn thành công việc đúng hạn.

Cuối cùng, hãy giúp đỡ. Nền tảng trực tuyến, Magic, giúp bạn tìm một trợ lý ảo, người bạn sẽ cần trả tiền trên cơ sở mỗi phút. Bạn có thể ủy thác tất cả những việc bạn cần làm cho trợ lý này, nhưng nó không yêu cầu chuyên môn của bạn. Ví dụ: đặt lịch hẹn, nghiên cứu điều gì đó, hoặc thậm chí đặt đồ ăn và cà phê.

Ngoài ra, bạn có thể thuê trợ lý với mức giá rất rẻ từ các trang web như Upwork hoặc Fiverr cho các nhiệm vụ phức tạp hơn. Họ có thể giúp bạn hoàn thành một số nhiệm vụ phụ của dự án mà bạn có thể dễ dàng ủy thác — ví dụ: chỉnh sửa hoặc đọc lại một phần nội dung.

2. Ưu tiên các công việc với Trello

Khi bạn thiếu thời gian và mọi thứ có vẻ khẩn cấp, ưu tiên là chìa khóa.

Vì vậy, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên thời hạn và thời gian hoàn thành chúng. Ví dụ: nếu bạn còn bốn ngày để nộp một bài tập sẽ mất 4-5 giờ để hoàn thành và thời hạn một tuần cho một dự án khác có thể khiến bạn mất 18-20 giờ để hoàn thành, hãy ưu tiên việc trước đó. Bạn cũng có thể chia nhiệm vụ dài hơn thành nhiều nhiệm vụ phụ để giúp bạn dễ dàng hơn.

Khi bạn đã hoàn thành việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy sử dụng Trello để đưa những công việc và nhiệm vụ phụ đó vào danh sách việc cần làm của bạn với ngày đến hạn bạn đã đặt cho từng công việc.

Nền tảng này miễn phí cho từng cá nhân sử dụng và cho phép bạn tạo nhiều bảng và thẻ và liệt kê các nhiệm vụ của bạn dưới chúng. Ví dụ: nếu bạn phải gửi dự án X vào tuần này và dự án Y vào tuần tới, hãy cân nhắc tạo hai thẻ trên bảng Kanban của Trello và liệt kê tất cả các nhiệm vụ phụ bạn cần hoàn thành với thời hạn trước ngày nộp cuối cùng. .

Bạn cũng có thể thêm các thành viên khác trong nhóm vào danh sách. Đề cập đến họ, giao nhiệm vụ và thảo luận mọi thứ trong phần bình luận nếu cần. Nếu bạn thuê một trợ lý ảo, bạn có thể trực tiếp giao nhiệm vụ cho họ từ Trello và biết liệu mọi thứ có chạy đúng giờ hay không.

3. Thiết lập lại bộ não của bạn với thiền có hướng dẫn

Khi bạn chậm trễ trong công việc, thức khuya, uống hết ly cà phê này đến ly cà phê khác và làm việc đến khi mắt không thể theo kịp có thể khiến bạn tò mò. Nhưng hãy nghĩ lại; não và cơ thể của chúng ta cần tiếp nhiên liệu. Ngủ trọn một đêm sẽ giúp bạn sảng khoái và làm việc với tốc độ tốt nhất. Mặt khác, không làm như vậy có thể dẫn đến hiệu suất tầm thường.

Tuy nhiên, khi bạn bị tụt hậu trong công việc, căng thẳng và không thể ngủ có vẻ là chính đáng. Nhưng bạn có thể sửa chữa nó. Tất cả những gì bạn phải làm là đến văn phòng sớm hơn hai giờ vào ngày hôm sau để hoàn thành nhiệm vụ đang chờ xử lý của mình. Ngoài ra, hãy dành một vài giờ vào cuối tuần để hoàn thành công việc.

Với suy nghĩ đó, bạn có thể ngủ mà không lo lắng gì cả. Để đơn giản hơn, hãy thực hiện thiền có hướng dẫn. Tải xuống ứng dụng Calm hoặc lưu video YouTube bên dưới và phát khi bạn trên giường.

Tải xuống: Bình tĩnh cho Android | iOS (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)

4. Chần chừ một cách hiệu quả với FocusMe

Khi bạn bị choáng ngợp, bạn sẽ trì hoãn. Đó là lối thoát dễ dàng nhất khỏi mọi vấn đề của thế giới. Nhưng nó đi kèm với một cái giá lớn hơn phải trả. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể trì hoãn và vẫn có thể gạch bỏ những việc trong danh sách việc cần làm của mình?

Chỉ cần thiết kế ngược lại cách hoạt động của sự trì hoãn. Bắt đầu bằng cách chặn những thứ không cần thiết có thể cám dỗ bạn trong khi trì hoãn và hoàn thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn mà bạn cần làm. Nền tảng FocusMe có thể giúp chặn những thứ không cần thiết khỏi máy tính để bàn hoặc máy Mac của bạn và Trello có thể giúp liệt kê các mục cần làm để trì hoãn hiệu quả.

Bằng cách đó, bạn sẽ làm việc hiệu quả và hoàn thành công việc, ngay cả khi đang trì hoãn. Động lực đến từ hành động và không bao giờ ngược lại. Theo cách đó, khi bạn bắt đầu cảm thấy hơi kỳ quặc khi làm những công việc có mức độ ưu tiên thấp, bạn sẽ cảm thấy ngứa ngáy khi quay lại những công việc quan trọng hơn.

5. Thực hiện những khoảng nghỉ hiệu quả

Ngoài việc làm thêm giờ và trì hoãn, việc nghỉ giải lao hiệu quả cũng quan trọng không kém. Bạn có thể cân nhắc nghỉ giải lao sau mỗi 90 phút làm việc hoặc sau khi hoàn thành xong một nhiệm vụ.

Trong những khoảng thời gian nghỉ ngơi này, hãy cân nhắc ăn một thứ gì đó lành mạnh, làm điều gì đó giúp bạn thư giãn như nghe nhạc hoặc đi dạo.

Tuy nhiên, bạn phải tránh lãng phí những giờ nghỉ đó bằng cách kiểm tra email hoặc mạng xã hội. Để làm cho nó hoạt động, hãy cân nhắc dành 20-30 phút để trả lời mọi cuộc trò chuyện cần thiết trước khi bắt đầu công việc của bạn. Sau đó, tắt thông báo.

Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng bạn theo dõi thời gian trong thời gian nghỉ ngơi. Vì vậy, hãy đặt hẹn giờ trên ứng dụng Đồng hồ thông thường của điện thoại và quay lại bàn làm việc ngay khi thời gian rảnh rỗi của bạn kết thúc.

Liên quan: Cách đặt Bộ hẹn giờ ứng dụng trên Android để kiểm soát thời gian sử dụng thiết bị của bạn

Đừng căng thẳng về việc tụt hậu trong công việc

Đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rằng có thể hoàn thành công việc của mình mà không bị quá tải. Tất cả những gì bạn phải làm là giao tiếp cởi mở, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, đảm bảo bạn ngủ và nghỉ hợp lý, đồng thời tận dụng thời gian trì hoãn.

Đây có vẻ là những mẹo nhỏ, nhưng chúng có thể làm nên điều kỳ diệu khi bạn thực hiện đúng.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả