5 lý do tại sao bạn nên sử dụng Microsoft để làm

Microsoft To Do là một ứng dụng mạnh mẽ thường bị bỏ qua vì các giải pháp quản lý tác vụ hào nhoáng. Trên thực tế, việc cần làm là một ứng dụng mạnh mẽ rất đáng được xem xét, đặc biệt nếu bạn muốn tăng năng suất của mình khi sử dụng Microsoft 365.

Sử dụng Công việc hàng ngày để ưu tiên những việc cần hoàn thành vào ngày cụ thể đó và làm trung tâm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn là một số cách hiệu quả để bắt đầu tận dụng ứng dụng này.

Microsoft phải làm gì?

Microsoft To Do là trình quản lý tác vụ đi kèm với Microsoft 365. Mặc dù tất cả các tính năng của nó có thể điền đầy đủ hướng dẫn cho người mới bắt đầu, nhưng điểm mấu chốt với Microsoft To Do là bạn có thể nhập các tác vụ trên web, máy tính để bàn và ứng dụng di động. Dữ liệu đồng bộ liền mạch qua tài khoản Microsoft của bạn.

Bạn có thể tạo nhóm và danh sách nhiệm vụ. Điều đó giúp bạn dễ dàng chia sẻ danh sách nhiệm vụ dự án với đồng nghiệp, danh sách tạp hóa với các thành viên trong gia đình và danh sách dụng cụ cắm trại với bạn bè chẳng hạn. Ứng dụng này đủ đơn giản để những người không thông thạo công nghệ kỹ thuật số có thể dễ dàng sử dụng.

Tải xuống: Microsoft To Do cho Android | iOS | Windows | Mac (Miễn phí)

5 lý do nên sử dụng Microsoft để làm

1. Tập hợp Lịch và Danh sách Nhiệm vụ của Bạn lại với nhau.

Nhiều ứng dụng lịch và danh sách công việc riêng biệt. Điều này có thể gây đau đầu. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn đặt lời nhắc công việc vào 7 giờ tối và bạn có một sự kiện trên lịch cùng một lúc? Bạn sẽ bỏ lỡ một hoặc liên tục chuyển đổi giữa ứng dụng lịch và công việc của mình để kiểm tra thời gian rảnh.

Microsoft To Do giải quyết vấn đề này thông qua tích hợp chặt chẽ với Lịch trong Microsoft 365.

• Trong ứng dụng Outlook trên máy tính, bạn có thể dễ dàng nhấp vào giữa Lịch và Việc cần làm, được bao gồm trong thanh tác vụ.

• Ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động cũng bao gồm cả Lịch và Việc cần làm. Bạn sẽ thấy các công việc cần làm trong tab tìm kiếm dưới đây gần đây nhận và gửi các tập tin. Bạn có thể nhấp vào Công việc trong Outlook và ứng dụng sẽ mở ra.

• Trên web, bạn có thể sử dụng Chế độ xem bảng của Lịch để xem Việc cần làm và Lịch cạnh nhau.

2. Tạo công việc từ email của bạn

Mọi thứ từ giao việc đến bạn bè nhờ vả, nhiều nhiệm vụ đến qua email. May mắn thay, To Do và Outlook trên web là sự kết hợp đặc biệt mạnh mẽ cho năng suất.

Microsoft 365 cho phép bạn kéo một email từ Hộp thư đến của mình vào mục Việc cần làm, bạn sẽ tìm thấy trong phần Ngày của tôi trên dải băng. Chỉ cần thả email vào Phần việc cần làmbạn sẽ tạo một nhiệm vụ mới.

Nhiệm vụ độc lập với email, bạn có thể xóa hoặc lưu trữ.

3. Theo dõi các nhiệm vụ của bạn trong nhóm

Microsoft khuyến khích người dùng làm nhiều việc nhất có thể trong Teams. Đây là lý do tại sao Nhóm và Việc cần làm cũng đã có sự tích hợp chặt chẽ hơn. Bạn có thể thêm Việc cần làm vào ứng dụng Nhóm bằng cách thực hiện như sau:

1. Đi đến Microsoft Teams> Ứng dụng.

2. Tìm kiếm> Việc cần làm.
3. Thêm> Nhiệm vụ của Người lập kế hoạch và Việc cần làm.

4. Nhấp chuột Mở.

Nhiệm vụ của Người lập kế hoạch và việc cần làm sau đó sẽ được thêm vào thanh bên trong đội. Bạn có thể xem và tạo nhiệm vụ trong Nhóm và chúng sẽ hiển thị trong Công việc và ngược lại.

• Việc tích hợp cho phép bạn tiếp tục trò chuyện với đồng nghiệp trong khi kiểm tra các nhiệm vụ của mình ở cùng một nơi, điều này rất tuyệt vời cho việc quản lý dự án.

• Nếu một đồng nghiệp thông báo cho bạn qua trò chuyện rằng một trong những nhiệm vụ trong danh sách Việc cần làm của bạn đã hoàn thành, bạn có thể đánh dấu là đã hoàn thành ngay trong Nhóm.

Liên quan: Cách sử dụng Microsoft Power Automate để giám sát Twitter

4. Tìm bất cứ thứ gì nhanh chóng với thẻ băm

Công việc sẽ nhanh chóng chồng chất trong To Do. Khi bạn cần nhanh chóng xác định một nhiệm vụ, tại sao không bỏ qua việc cuộn qua và có khả năng bỏ lỡ nó? Tốt nhất bạn có thể làm điều này bằng cách thêm thẻ bắt đầu bằng # vào tiêu đề nhiệm vụ của bạn hoặc trong Thêm ghi chú tiết diện.

Sau đó, bạn có thể chỉ cần tìm kiếm thẻ bắt đầu bằng # và xem tất cả các tác vụ liên quan. Đây cũng là một cách nhanh chóng để bắt đầu sắp xếp lại nhiệm vụ của bạn, chẳng hạn như ngày hết hạn của một bài báo bạn được giao viết bị thay đổi. Bạn có thể hiển thị tất cả các nhiệm vụ của mình bằng thẻ bắt đầu bằng # viết và cập nhật khi bạn định làm từng công việc đó.

Khả năng sử dụng thẻ bắt đầu bằng # không phải là duy nhất giữa các công cụ quản lý tác vụ. Ứng dụng Lời nhắc của Apple và OmniFocus tận dụng rất tốt chúng và chúng cũng là một phần quan trọng của Việc cần làm.

Liên quan: Cách sử dụng Microsoft Excel để phân tích tình cảm

5. Tập trung bằng cách sử dụng danh sách ngày của tôi

Có khả năng là bạn dành ít nhất một khoảng thời gian vào đầu ngày để suy nghĩ về những việc cần phải hoàn thành. Nếu bạn giống nhiều người, bạn có thể ghi lại danh sách các nhiệm vụ. Bạn làm điều này để giữ chúng tách biệt với đống nhiệm vụ khác mà bạn phải làm vào ngày mai, tuần sau và tháng sau.

Việc cần làm có thể thay thế việc viết nguệch ngoạc vào buổi sáng của bạn và giúp bạn tập trung vào những việc cần phải hoàn thành ngày hôm nay một cách thông minh.

• Các Danh sách Ngày của tôi đã sẵn sàng để thực hiện công việc cần làm. Nó sẽ gợi ý những công việc mà bạn có thể muốn hoàn thành ngay hôm nay. Chúng bao gồm các tác vụ bạn đã tạo cả trong Công việc và các ứng dụng được kết nối khác như Lịch, Outlook hoặc Nhóm.

• Bạn cũng có thể kéo các tác vụ theo cách thủ công vào Danh sách Ngày của tôi hoặc nhập các nhiệm vụ mới mà bạn cần hoàn thành.

• Các mục bạn kéo vào Ngày của tôi vẫn còn trong danh sách ban đầu của họ, đảm bảo rằng bạn không mất dấu vết của bất cứ thứ gì.

• Vào cuối mỗi ngày, các nhiệm vụ chưa được đánh dấu là hoàn thành sẽ tự động thoát ra Danh sách Ngày của tôi. Tính năng này cho phép bạn bắt đầu mỗi ngày với một phương án rõ ràng, ngay cả khi các đề xuất tự động sẽ ở đó để giúp bạn xây dựng lại ngày mới vào buổi sáng.

Như Microsoft nói về Việc cần làm: “Mỗi ngày là một khởi đầu mới.”

Microsoft To Do là một trung tâm nhiệm vụ mạnh mẽ

Ứng dụng To Do của Microsoft mạnh mẽ hơn nhiều người dành cho nó. Đặc biệt nếu bạn đã đắm mình trong hệ sinh thái Microsoft 365, thì việc biến nó thành trung tâm quản lý tác vụ của bạn là điều đáng để nỗ lực.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả