Cách bảo vệ mật khẩu tệp Excel chỉ trong một phút
Bạn cần đặt mật khẩu bảo vệ tệp Excel của mình để giữ an toàn cho bảng tính của bạn. Hộp thư đến email, tài khoản mạng xã hội, thậm chí chính thiết bị của chúng ta — ngày nay hầu hết mọi thứ quan trọng đều được bảo mật bằng một số loại mật khẩu.
Hơn nữa, nếu bạn là Kế toán và bảng tính của bạn rơi vào tay kẻ xấu, kết quả có thể rất thảm hại. Đây là lý do tại sao bạn nên dành thời gian để tạo cho mình một chút tĩnh tâm.
Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn từng bước về cách thêm mật khẩu vào tệp Excel, thì không cần tìm đâu xa.
Mục Lục
Cách bảo vệ bằng mật khẩu tệp Excel
Cho dù bạn muốn hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ tài liệu hay chỉ đơn giản là ngăn một số người nhất định thực hiện thay đổi đối với tệp, bạn chỉ mất một hoặc hai phút để thiết lập mật khẩu.
Như bạn đã biết, Excel giúp dễ dàng mã hóa bảng tính của bạn bằng cách khóa bảng tính bằng mật khẩu. Chỉ cần thực hiện ba bước đơn giản:
-
Mở Excel và điều hướng đến Tệp> Thông tin> Bảo vệ sổ làm việc> Mã hóa bằng mật khẩu.
-
Nhập mật khẩu mong muốn của bạn và nhấp vào VÂNG.
-
Xác nhận mật khẩu của bạn.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào những gì bạn đang cố gắng bảo vệ, phương pháp chính xác bạn sử dụng có thể thay đổi một chút.
Nếu bạn sử dụng một mật khẩu mạnh với các ký hiệu duy nhất, bạn nên luôn lưu trữ ghi chú của nó ở một nơi khác làm bản sao lưu. Điều này là do nếu bạn quên nó, bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp Excel, khiến việc khôi phục trở nên khó khăn hơn nhiều.
Mã hóa tài liệu Excel
Phương pháp phổ biến nhất để thực thi mật khẩu bảo vệ trên bảng tính Excel là thông qua mã hóa. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào ai đó mở tệp, họ phải nhập mật khẩu.
Nếu bạn muốn mã hóa tài liệu Excel, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
1. Mở tài liệu Excel của bạn và điều hướng đến Tệp> Thông tin> Bảo vệ Workbook.
2. Chọn Mã hóa bằng mật khẩu từ menu thả xuống, sau đó nhập mật khẩu mong muốn của bạn vào hộp thoại sau đó.
3. Bạn sẽ cần nhập lại mật khẩu sau đó. Lần tiếp theo khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ được nhắc nhập tài liệu đó để tiếp tục.
Nếu bạn không thể mở tệp ngay cả sau khi sử dụng đúng mật khẩu, hãy đảm bảo nhập lại bằng cách viết hoa chính xác.
Cuối cùng, điều này không cần phải nói, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không quên mật khẩu đó! Kết thúc mà không có quyền truy cập vào một bảng tính quan trọng có thể gây ra một số cơn đau đầu nghiêm trọng.
Cho phép truy cập Chỉ đọc
Thiết lập mã hóa cơ bản khá đơn giản, nhưng Excel cung cấp một chút linh hoạt khi nói đến bảo vệ bằng mật khẩu.
Ví dụ, nếu bạn muốn bất kỳ ai có thể mở tài liệu nhưng yêu cầu họ nhập mật khẩu nếu họ muốn thực hiện chỉnh sửa thì sao? Loại chức năng đó rất dễ thực hiện.
Thực hiện theo các bước dưới đây nếu bạn muốn cấp quyền truy cập chỉ đọc cho người xem bảng tính của mình:
1. Mở Excel và nhấp qua Tệp> Lưu dưới dạng> Tùy chọn khác.
2. Bây giờ, hãy nhấp vào Công cụ nút và chọn Các tùy chọn chung từ menu thả xuống.
3. Ở đây, bạn sẽ nhận thấy rằng có hai trường khác nhau; Mật khẩu để mở và Mật khẩu để sửa đổi. Bạn có thể để trống phần sau nếu bạn muốn hạn chế đặc quyền chỉnh sửa mà không hạn chế quyền truy cập vào chính tài liệu. Khi bạn hoàn tất, chỉ cần nhấp vào VÂNG.
Lần sau khi mở tài liệu, bạn sẽ nhận được lời nhắc mật khẩu hơi khác, như bạn có thể thấy ở trên.
Nhập mật khẩu của bạn mất vài giây, nhưng nó rất đáng giá. Bạn có thể dành thời gian để suy nghĩ về việc bạn cần bảo mật toàn bộ tài liệu hay chỉ các trang cụ thể và bạn sẽ giảm thiểu mọi rắc rối.
Bảo vệ một trang tính cụ thể khỏi việc chỉnh sửa
Nếu tài liệu của bạn bao gồm nhiều hơn một trang tính, bạn có thể muốn giới hạn các đặc quyền chỉnh sửa cho một hoặc nhiều trang tính, chứ không phải các đặc quyền khác.
Đây là cách bạn có thể bảo mật một trang tính cụ thể trong Excel:
1. Mở Excel và chọn tài liệu của bạn.
2. Đi đến Kiểm tra lại tab và nhấp vào Bảo vệ trang tính.
3. Tại đây, bạn sẽ có thể nhập mật khẩu mong muốn của mình cho trang tính hiện tại.
4. Sau khi nhập mật khẩu, hãy nhấp vào VÂNG.
5. Vậy đó. Trang tính Excel của bạn hiện đã được bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể dễ dàng xóa mật khẩu khỏi trang tính bằng cách nhấp chuột phải vào tab của trang tính và chọn Bỏ bảo vệ trang tính lựa chọn.
Nếu bạn là người mới bắt đầu và không biết các tab hoạt động như thế nào, chúng tôi khuyên bạn nên xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng tab trang tính trong Microsoft Excel.
Trên tất cả, bạn chắc chắn sẽ nhận thấy rằng cũng có một loạt các hộp đánh dấu sẽ cho phép tất cả người dùng truy cập vào một số chức năng nhất định. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn cung cấp cho họ khả năng sắp xếp các cột, nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi lâu dài nào, chẳng hạn.
Thêm mật khẩu bằng VBA
Theo thuật ngữ giáo dân, VBA là ngôn ngữ mã hóa được sử dụng để tự động hóa các chương trình Microsoft Office như Excel, Word, PowerPoint, v.v. VBA cho phép người dùng cá nhân hóa các ứng dụng MS Office của họ. Bạn cũng có thể sử dụng VBA để phát triển các macro tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Một tình huống cuối cùng: giả sử bạn muốn cho phép bất kỳ ai chỉnh sửa tài liệu đó, nhưng hãy thêm một số biện pháp bảo vệ bổ sung cho mã bạn đã viết. Đây là cách để làm điều đó:
1. Nhấp vào Nhà phát triển trong Excel và chọn Macro tùy chọn để tạo một Macro mới. Bạn có thể chọn bất kỳ tên nào bạn muốn, chúng tôi chỉ sử dụng “mật khẩu” làm trình giữ chỗ.
2. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng mã sau:
Range("A1").Value = "Password Protected"
Bạn phải sao chép đoạn mã trên và dán nó vào cửa sổ sau.
Tuy nhiên, trên thực tế, bạn sẽ chỉ sử dụng bất kỳ Macro nào mà bạn đang cố gắng bảo vệ.
3. Bây giờ, điều hướng đến Công cụ> Thuộc tính VBAProject trong Trình soạn thảo Visual Basic.
4. Trong tab Bảo vệ, bạn sẽ tìm thấy một hộp kiểm cho phép bạn Khóa dự án để xem. Ngoài ra còn có các trường mà bạn có thể thêm mật khẩu bảo vệ để truy cập vào các thuộc tính của dự án.
Cần lưu ý rằng mặc dù loại bảo vệ này có thể hữu ích, nhưng nó cũng có những hạn chế. Đọc hướng dẫn này về cách khôi phục mật khẩu Excel VBA nếu bạn muốn biết mật khẩu có thể được gỡ bỏ dễ dàng như thế nào, miễn là bạn có các công cụ phù hợp cho công việc.
Thêm mật khẩu vào tệp Excel để được bảo vệ nhiều hơn
Nếu bạn dựa vào bảng tính Excel vì bất kỳ lý do gì, bạn cũng nên cân nhắc xem bạn có nên thêm bảo vệ bằng mật khẩu vào đó hay không. Ngoài ra, khi nói đến một bảng tính quan trọng, bạn nên an toàn hơn là xin lỗi.
Nhiều nơi làm việc sử dụng tài liệu Excel được chia sẻ để thực hiện tất cả các loại tác vụ. Cho dù đó là bảng chấm công hay bảng điều khiển tương tác, có thể có những hậu quả không mong muốn nếu những người truy cập sai quyền hạn.
Bên cạnh đó, chắc chắn sẽ bất tiện hơn nhiều nếu ai đó lẻn vào bảng tính của bạn, xóa tất cả dữ liệu của bạn và ghi đè lên tệp.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
