8 tiện ích bổ sung không gian làm việc tốt nhất của Google để quản lý tác vụ
Google Workspace Marketplace có một số tiện ích bổ sung để quản lý tác vụ có thể tăng năng suất của bạn và giúp bạn hoàn thành công việc. Hầu hết các ứng dụng này tích hợp liền mạch với Google Drive, Gmail, Lịch Google và Trang tính.
Nếu bạn sử dụng Workspace hoặc bất kỳ ứng dụng nào của nó và muốn quản lý tác vụ tốt hơn, bạn nên dùng thử các tiện ích bổ sung Google Workspace này.
Email thường yêu cầu một số loại hành động — gửi báo cáo, tạo hóa đơn hoặc trả lời phản hồi. Nhưng qua lại giữa Gmail và phần mềm quản lý tác vụ của bạn để thêm các tác vụ có thể làm giảm đáng kể năng suất của bạn.
Đây là nơi Trello cho Gmail và Asana cho Gmail có thể trợ giúp. Các tiện ích bổ sung Không gian làm việc này cung cấp cho bạn tùy chọn để chuyển email của bạn thành các tác vụ trực tiếp từ hộp thư đến của bạn. Bằng cách này, bạn có thể thêm các tác vụ mới vào công cụ quản lý dự án ưa thích của mình mà không cần phải rời khỏi Gmail.
Sử dụng Asana cho Gmail, bạn có thể thêm thành viên trong nhóm, đặt ngày hoàn thành và thêm nhiệm vụ vào dự án trực tiếp từ Gmail. Mặt khác, Trello cho Gmail tạo các tác vụ trong bảng Trello, đặt dòng tiêu đề làm tiêu đề thẻ và thông báo dưới dạng mô tả.
Ngoài Trello và Asana, các công cụ cộng tác và quản lý dự án khác cũng có các tiện ích bổ sung tương tự. Tất nhiên, chức năng và tính năng khác nhau, nhưng chúng đều có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
GQueues tự mô tả mình như một trình quản lý tác vụ chính thức cho Google Workspace và có một số tính năng để biện minh cho tuyên bố.
Sử dụng GQueues, bạn có thể đồng bộ hóa Lịch Google của mình, tạo và giao nhiệm vụ cũng như cộng tác với đồng nghiệp. Để chia các dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, bạn có thể tạo các nhiệm vụ con và nhiệm vụ lặp lại. Hơn nữa, nó cho phép bạn thêm các tác vụ mới trực tiếp từ Gmail và Lịch Google.
Bạn có thể tích hợp nó với Drive để chia sẻ tài liệu một cách liền mạch. Nó cũng có một tiện ích mở rộng của Chrome cho phép bạn tạo các tác vụ trong khi duyệt.
GQueues đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn nhiệm vụ của bạn bằng cách đưa ra lời nhắc qua email và cửa sổ bật lên. Gói miễn phí cung cấp các tính năng cơ bản, trong khi gói trả phí cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát và tùy chọn hơn với giá 3 đô la mỗi tháng. Đối với doanh nghiệp, GQueues có giá 4 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Như tên cho thấy, Gantter là một công cụ để quản lý các dự án thông qua biểu đồ Gantt. Bằng cách cài đặt tiện ích bổ sung của nó, bạn có thể sử dụng nó với các ứng dụng Workspace.
Đầu tiên, nó hỗ trợ đồng bộ hóa hai chiều với Lịch. Điều này có nghĩa là các công việc Gantter của bạn sẽ tự động xuất hiện trong Lịch Google và bạn có thể sử dụng Lịch để cập nhật trạng thái công việc. Thứ hai, nó có thể được tích hợp với Google Drive, lưu các tệp của bạn trực tiếp vào Drive của bạn.
Thứ ba, nó cung cấp các nhận xét tích hợp với Google Tài liệu và Trang tính, thông báo cho các thành viên trong nhóm. Cuối cùng, bạn có thể trò chuyện với đồng đội của mình bằng Hangouts.
Có nhiều gói khác nhau, tùy thuộc vào ứng dụng bạn muốn tích hợp với Gantter. Tuy nhiên, tất cả các gói đều có phí $ 5 cho mỗi người dùng hàng tháng.
Kanbanchi là phần mềm quản lý dự án nhanh nhẹn kiểu Kanban mà bạn có thể tích hợp với Google Workspace như một tiện ích bổ sung. Nó hoạt động cùng với Lịch, Drive và Gmail.
Bạn có thể tự động thêm ngày dự án vào Lịch Google và đính kèm tệp của mình. Tất cả bảng Kanban của bạn được lưu trữ dưới dạng tệp trên Google Drive của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể xuất dữ liệu của bất kỳ bảng cụ thể nào sang Google Trang tính.
Để biến email thành công việc, bạn sẽ cần cài đặt một tiện ích bổ sung riêng có tên là Kanbanchi cho Gmail.
Phiên bản mới bắt đầu có giá khoảng 8 đô la cho mỗi người dùng hàng tháng, trong khi gói Professional có giá 20 đô la cho mỗi người dùng hàng tháng. Gói Professional cung cấp các trình theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt và các tính năng báo cáo.
Nếu bạn sử dụng Google Tasks để luôn đứng đầu danh sách việc cần làm của mình, bạn nên dùng thử TasksBoard. Tiện ích bổ sung Google Workspace này thêm các nhiệm vụ Google Tasks của bạn vào bảng Kanban, cho phép bạn xem và quản lý chúng một cách hiệu quả.
Sau khi thêm các nhiệm vụ của mình vào bảng, bạn có thể chia sẻ chúng với đồng đội của mình và cộng tác với chúng. Bạn có thể thiết lập nhiều bảng, sử dụng nhãn, thêm màu để dễ dàng quản lý tác vụ.
TasksBoard có giá $ 6 mỗi tháng. Mặc dù có một gói miễn phí, nó cung cấp các tính năng rất hạn chế.
ProjectWork là một công cụ quản lý dự án tích hợp liền mạch với một số ứng dụng Google Workspace.
Nó cho phép bạn tạo cấu trúc phân tích công việc, hiển thị biểu đồ Gantt và cho phép bạn theo dõi tiến độ. Bạn cũng có thể quản lý tài nguyên và cộng tác với các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng Lập kế hoạch ProjectWork.
Một số ứng dụng của Google mà nó hoạt động là Drive, Maps, Lịch và Trang tính. Nó lưu trữ lịch biểu của bạn trong Google Drive, giúp việc truy cập và chia sẻ chúng trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể tự động chuyển đổi các báo cáo ProjectWork của mình sang bảng tính Google Trang tính.
Tương tự, bạn có thể theo dõi thời hạn và sự kiện quan trọng trực tiếp từ Lịch của mình.
Tuy nhiên, việc tích hợp với Google Trang tính và Lịch chỉ khả dụng cho tài khoản Teams, tài khoản này có giá khoảng 4,52 đô la mỗi tháng. Gói miễn phí chỉ hỗ trợ tích hợp với Google Drive.
Smartsheet là một phần mềm cộng tác và quản lý dự án dựa trên đám mây phổ biến.
Smartsheet cho phép tích hợp với nhiều công cụ khác nhau, bao gồm cả Google Workspace. Nó có các tiện ích bổ sung riêng cho Gmail, Google Tài liệu và Biểu mẫu.
Tiện ích bổ sung này đồng bộ hóa lịch biểu của bạn với Lịch Google và cho phép bạn thêm tệp Drive dưới dạng tệp đính kèm trong Smartsheet. Bằng cách tích hợp Biểu mẫu với Smartsheet, câu trả lời của bạn sẽ tự động được thêm vào bảng tính đã chọn.
Hơn nữa, bạn có thể tạo tài liệu dễ dàng trong Google Docs bằng cách sử dụng Smartsheet Merge để thêm thông tin vào các mẫu tài liệu của bạn. Cuối cùng, bạn có thể thêm email hoặc tệp đính kèm vào Smartsheet trực tiếp từ Gmail.
Giá Smartsheet khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau. Cho dù bạn chọn gói nào, tất cả đều có sẵn tích hợp với các ứng dụng của Google.
TickTick là một ứng dụng danh sách việc cần làm cung cấp các chế độ xem lịch, nhắc nhở, hẹn giờ và các tính năng cộng tác khác nhau để tăng năng suất của bạn. Hơn hết, nó có thể được tích hợp với Gmail để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Sau khi thêm tiện ích bổ sung và tạo tài khoản của bạn trên TickTick, bạn có thể trực tiếp chuyển email cho các tác vụ TickTick từ Gmail.
Tiện ích bổ sung TickTick tự động điền các trường, đặt dòng chủ đề làm tên nhiệm vụ và nội dung email làm mô tả. Nhưng bạn có thể chỉnh sửa chúng, đặt thời hạn và gắn nhãn các nhiệm vụ là ưu tiên cao.
Nó cũng hoạt động với Trợ lý Google. TickTick có phiên bản cao cấp, giá khoảng 3 đô la mỗi tháng. Nhưng đối với hầu hết mọi người, gói miễn phí là đủ.
Theo dõi các nhiệm vụ và dự án của bạn
Google Workspace là một bộ năng suất chính thức, có gần như tất cả các ứng dụng và tính năng cần thiết. Nhưng nếu bạn cần một số tính năng quản lý tác vụ bổ sung hoặc tích hợp với công cụ cộng tác của mình, bạn có thể cài đặt các tiện ích bổ sung nêu trên.
Mặc dù các tiện ích bổ sung này mở rộng chức năng của các ứng dụng Google, Google Workspace đã cung cấp nhiều tính năng hữu ích đáng để khám phá.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
