8 kỹ năng giúp Amazon Alexa trở thành trợ lý kinh doanh ảo hoàn hảo
Làm việc tại nhà đi kèm với rất nhiều đặc quyền và một loạt các thử thách độc đáo không kém. Nếu bạn là một người làm việc tự do hoặc làm việc từ xa, thì bạn sẽ biết nỗi sợ hãi của việc vô tổ chức ngày càng tăng – cảm giác tội lỗi và sương mù não xuất phát từ việc làm không hiệu quả trong công việc hàng ngày của bạn.
Sẽ không tuyệt sao nếu bạn có một trợ lý ảo để giúp bạn đi đúng hướng—một người nào đó giúp bạn quản lý lịch, hóa đơn, chi phí và dự án của mình phải không? Mặc dù việc thuê một trợ lý ảo có thể không nằm trong ngân sách dành cho doanh nhân độc lập, nhưng rất có thể bạn đã có một trợ lý: Alexa.
Alexa là AI điều khiển bằng giọng nói của Amazon có sẵn trên nhiều thiết bị, bao gồm cả loa thông minh Amazon Echo. Nhờ những kỹ năng này của Alexa (về cơ bản là các ứng dụng), bạn có thể tăng cường khả năng của Alexa và biến nó thành một trợ lý ảo đắc lực.
Mục Lục
1. Lịch
Khi bạn kết nối lịch Google, Microsoft hoặc Apple, bạn có thể sử dụng Alexa để quản lý các sự kiện của mình. Nó sẽ nhắc bạn về các sự kiện sắp tới, với tùy chọn tắt thông báo ngoài giờ làm việc của bạn.
Đây là một khả năng tích hợp, vì vậy bạn không cần phải tải xuống một kỹ năng. Để dùng nó:
- Mở ứng dụng Alexa và chọn Hơn tab ở dưới cùng.
- Vỗ nhẹ Lịch.
- chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
- Để thêm tài khoản lịch của bạn, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng.
- Khi đó, hãy chọn nhà cung cấp mà bạn muốn kết nối và làm theo hướng dẫn.
2. Nhắc nhở
Với khả năng tích hợp này, Alexa có thể nhắc bạn làm điều gì đó không có trong lịch của bạn vào bất kỳ thời điểm nào bạn chỉ định. Nói, “Alexa, thêm lời nhắc” để nhắc nó.
Bạn cũng có thể thêm và chỉnh sửa trong ứng dụng Alexa, bên dưới nhắc nhở bên trong Hơn chuyển hướng.
Đây là một lệnh thoại thiết yếu của Alexa. Nó thay thế nhu cầu về các ghi chú dính nằm rải rác trong không gian làm việc của bạn mà bạn thề rằng bạn sẽ phải dọn dẹp.
Ví dụ: yêu cầu Alexa nhắc bạn gọi cho khách hàng của mình bằng cách nói: “Alexa, nhắc tôi gọi cho Bob lúc 1:30 chiều.” Bạn cũng có thể yêu cầu nó nhắc bạn chuyển đổi công việc, hoặc thậm chí nhắc ăn và đi vệ sinh. Này, tất cả chúng ta đều mải mê với công việc mà đôi khi chúng ta quên mất những điều đơn giản này!
Todoist là một công cụ quản lý dự án dễ sử dụng (miễn phí cho các cá nhân), có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn và nó tích hợp với Lịch Google.
Khi bạn kết nối tài khoản Todoist của mình với kỹ năng Alexa, bạn có thể quản lý danh sách nhiệm vụ của mình, thêm nhiệm vụ hoặc yêu cầu Alexa đọc chúng cho bạn bằng các lệnh như:
- “Alexa, thêm cuộc gọi cho Jane vào ngày mai lúc 1 giờ chiều vào danh sách việc cần làm của tôi.”
- “Alexa, thêm cáp HDMI vào danh sách mua sắm của tôi.”
- “Alexa, danh sách việc cần làm của tôi là gì?”
Tùy thuộc vào lệnh, nhiệm vụ sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm hoặc danh sách mua sắm của Alexa mà bạn có thể truy cập và chỉnh sửa trong trình duyệt hoặc ứng dụng Todoist. Chỉ cần yêu cầu Alexa thêm nhiệm vụ vào một trong những danh sách này.
Phải mất một thời gian dài để tập trung trở lại sau khi bị phân tâm. Note Taker là người bạn đồng hành hoàn hảo khi bạn có ý tưởng cần ghi lại giữa dự án để không làm gián đoạn dòng chảy của mình.
Sau khi kích hoạt kỹ năng, chỉ cần yêu cầu Alexa “ghi chú của tôi” và nó sẽ hỏi bạn muốn ghi chú đó nói gì.
Điều này lý tưởng cho các ý tưởng nhanh vì thời gian ghi không lâu. Hỏi, “Ghi chú của tôi là gì?” để có nó đọc ghi chú của bạn cho bạn. Để xóa hoặc chỉnh sửa, bạn sẽ phải truy cập ứng dụng Alexa để quản lý các hình dán cụ thể.
Những người làm việc từ xa thường tương tác với nhau và với các doanh nghiệp từ các quốc gia khác nhau. Trong một số trường hợp, chuyển đổi múi giờ là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng khi bạn đang làm việc với ai đó ở bên kia thế giới, sự khác biệt về múi giờ có thể trở nên khó đánh giá nếu không có sự trợ giúp.
Thay vì lãng phí thời gian kiểm tra nhiều đồng hồ thế giới trên điện thoại của bạn, hãy nhờ Alexa hỗ trợ. Yêu cầu Alexa chuyển đổi giờ hiện tại ở New York sang giờ Tokyo hoặc từ Giờ chuẩn miền Đông sang Giờ chuẩn Ấn Độ. Bạn thậm chí có thể đi đến mức cụ thể để yêu cầu chênh lệch múi giờ vào một ngày và giờ cụ thể.
6. Tính Toán
Alexa nhanh chóng thu hút khi nói đến các phép tính toán học. Sử dụng kỹ năng tích hợp này, yêu cầu nó cộng, trừ, nhân và chia hoặc giải một phương trình phức tạp mà không cần dùng tay trong khi bạn làm việc. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì với tới chiếc máy tính.
Ví dụ: Alexa có thể giúp bạn lập hóa đơn nhanh hơn—yêu cầu Alexa nhân số giờ làm việc của bạn với tỷ lệ hàng giờ của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu mức lương theo giờ của bạn khác nhau tùy theo loại dịch vụ bạn cung cấp hoặc nếu mức giá của bạn khác nhau giữa các khách hàng.
YNAB (Bạn cần có ngân sách) là một dịch vụ lập ngân sách tuyệt vời đồng bộ hóa với tài khoản ngân hàng của bạn và ghi lại các giao dịch của bạn, vì vậy bạn có thể biết tiền của mình đang đi đâu. Nó không miễn phí, nhưng nó có gói hàng tháng và hàng năm có giá hợp lý.
Bạn có thể kết nối tài khoản YNAB của mình với Alexa và sử dụng nó để ghi lại chi tiêu, kiểm tra chi tiêu, xem số tiền còn lại trong các danh mục cụ thể, v.v.
Để bắt đầu, hãy đăng ký/đăng nhập vào YNAB và xây dựng ngân sách của bạn. Sau đó:
- Kích hoạt kỹ năng YNAB Alexa thông qua ứng dụng Alexa hoặc trình duyệt của bạn.
- Liên kết tài khoản YNAB của bạn.
- Cho phép ngân sách bạn muốn Alexa theo dõi.
Sau khi hoàn thành, bạn tốt để đi. Hãy thử các lệnh như, “Alexa, hãy hỏi YNAB số dư của Giao thông vận tải là gì?” hoặc “Alexa, hãy hỏi YNAB tôi còn bao nhiêu tiền để chi tiêu trong danh mục Gas.”
Phòng Zoom cung cấp trải nghiệm phòng hội thảo từ xa; chúng gắn kết các nhóm lại với nhau và đặc biệt hữu ích cho người làm việc tự do hoặc nhân viên làm việc từ xa cộng tác với nhiều người trong một tổ chức.
Để sử dụng kỹ năng này, hãy kích hoạt nó và liên kết tài khoản doanh nghiệp Zoom của bạn. Sau đó, sử dụng nó để bắt đầu, kết thúc và tham gia các cuộc họp. Ví dụ: nói, “Alexa, bắt đầu cuộc họp.”
Kỹ năng này chỉ hỗ trợ Zoom Rooms, không hỗ trợ các cuộc họp Zoom thông thường. Nó yêu cầu một tài khoản doanh nghiệp Zoom.
Khi nào nên chọn Alexa thay vì trợ lý của con người
Alexa là một trợ lý ảo tuyệt vời cho một số tác vụ cơ bản, chẳng hạn như quản lý lịch hoặc ghi chú của bạn. Khi nhu cầu của bạn vượt ra ngoài điều này, có lẽ đã đến lúc cân nhắc việc thuê một trợ lý ảo của con người. Họ có thể giúp bạn thiết kế đồ họa, chỉnh sửa video, quản lý mạng xã hội, v.v.