6 tính năng hàng đầu của ứng dụng Microsoft 365

Ứng dụng Microsoft 365 là trung tâm mang đến trải nghiệm liền mạch, toàn diện với các sản phẩm của Microsoft. Nó cho phép bạn làm việc trên một số ứng dụng và tận dụng hệ thống đa diện của Microsoft để tăng năng suất, cho dù đó là cho công việc hay mục đích sử dụng cá nhân.

Tại đây, chúng ta sẽ đi vào những kiến ​​thức cơ bản về cách sử dụng ứng dụng Microsoft 365 và khám phá sáu tính năng quan trọng khiến ứng dụng này đáng để dùng thử.

Bắt đầu với Ứng dụng Microsoft 365

Microsoft 365 là một nền tảng dựa trên đăng ký giúp tăng tính linh hoạt nhờ các tính năng tập trung vào đám mây. Ứng dụng Microsoft là thứ cho phép bạn truy cập vào cả dịch vụ này và các tính năng của bộ ứng dụng Office.

Ứng dụng Microsoft 365 sẵn dùng trong cả ứng dụng web và thiết bị di động, trên một số nền tảng. Một phiên bản miễn phí của ứng dụng có sẵn. Tuy nhiên, để truy cập các tính năng cao cấp, bạn cần có đăng ký Microsoft 365.

Gói cao cấp có hai loại; Gia đình và Doanh nghiệp. Các gói dành cho gia đình bao gồm các gói dành cho Gia đình và cá nhân, có giá từ 6,99 đến 9,99 đô la hàng tháng và 69,99 đến 99,99 đô la cho đăng ký hàng năm.

Ngoài ra, gói dành cho gia đình bao gồm từ hai đến sáu người và cung cấp dung lượng lưu trữ lên tới 6 TB với các tính năng An toàn cho Gia đình mà bạn có thể thấy hữu ích. Trong khi đó, gói cá nhân chỉ bao gồm một người và đi kèm với 1 TB dung lượng lưu trữ. Cả hai gói có thể được sử dụng trên tối đa năm thiết bị cùng một lúc.

Các gói dành cho doanh nghiệp bao gồm nhiều gói đăng ký hướng đến không gian làm việc, chẳng hạn như Business Basic, Standard, Premium và Apps for Business. Chúng nằm trong khoảng từ 6 đô la đến 8,25 đô la cho gói hàng tháng và mỗi gói cung cấp các công cụ Lưu trữ tệp, Bảo vệ mối đe dọa và Kinh doanh theo các tỷ lệ khác nhau.

Các kế hoạch Doanh nghiệp cũng tồn tại trong khuôn khổ Kinh doanh, cũng như một kế hoạch Giáo dục độc lập được điều chỉnh để cung cấp cho sinh viên các công cụ thúc đẩy giáo dục và học tập. Trong mọi trường hợp, bạn có thể chọn gói đăng ký dựa trên nhu cầu của mình và dịch vụ nào phù hợp nhất với bạn.

Sau khi hoàn thành việc này, hãy đi sâu vào một số tính năng chính của ứng dụng.

1. Tab Trang chủ

Đây là trang đầu tiên bạn nhìn thấy khi khởi chạy ứng dụng Microsoft 365 của mình. Nó có một thanh truy cập nhanh hiển thị các tài liệu gần đây của bạn. Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem dạng lưới hoặc danh sách bằng cách sử dụng các biểu tượng ở ngoài cùng bên phải.

Tab này cũng bao gồm một tùy chọn để tải lên tài liệu bằng cách sử dụng Tải lên biểu tượng. Ngoài ra, nhấp vào Cài đặt ứng dụng biểu tượng sẽ giúp bạn tải xuống các ứng dụng có trong gói đăng ký của bạn.

2. Quản lý tệp trên các ứng dụng của Microsoft

Một điều tuyệt vời về ứng dụng Microsoft 365 là giao diện tất cả trong một của nó. Chế độ xem tập trung cho các tệp giúp quản lý chúng dễ dàng hơn thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng để làm như vậy.

Các Nội dung của tôi trên ứng dụng Microsoft 365 hiển thị các tệp trên tất cả các ứng dụng và loại tệp của bạn. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các ứng dụng bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm và hợp lý hóa việc tìm kiếm bằng các nhãn, bao gồm Lọc theo từ khóa Và Lọc theo loại tùy chọn. Ngoài ra, bạn có thể duyệt các tập tin bằng cách Mọi người hoặc Địa điểm.

Để xem thêm tác vụ, hãy nhấp chuột phải vào tệp cho menu thả xuống tác vụ nhanh.

Có một số điều bạn có thể làm ở đây; bạn có thể mở tệp từ ngăn này, chia sẻ tệp dưới dạng liên kết, email hoặc trong Teams. Ngoài ra, bạn có thể thêm nó vào danh sách việc cần làm của mình, đánh dấu sao nó là mục yêu thích, ẩn nó, tải xuống hoặc chuyển đổi nó sang định dạng PDF.

3. Sử dụng Mẫu để Tạo Tài liệu

Các Tạo nên của ứng dụng Microsoft 365 cho phép bạn tạo tài liệu/nội dung mới xung quanh ứng dụng của mình và điều này được thực hiện dễ dàng hơn với các mẫu. Bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu Word, bản trình bày hoặc danh sách mà không gặp rắc rối khi di chuyển giữa các ứng dụng khác nhau trong gói đăng ký của mình.

Hơn nữa, ứng dụng đi kèm với một loạt mẫu tuyệt vời, giúp bạn biến các tài liệu trở nên sống động với bản thiết kế ý tưởng sáng tạo và làm cho quy trình hiệu quả hơn.

4. Chia sẻ tệp và xem nội dung được chia sẻ

Với ứng dụng Microsoft 365, việc chia sẻ tệp chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với bạn bè và đồng nghiệp để hỗ trợ cộng tác. Hơn nữa, bạn có thể truy cập tất cả nội dung được chia sẻ của mình ở một nơi, cung cấp cho bạn chế độ xem tích hợp các tài liệu cộng tác.

Chia sẻ tập tin rất đơn giản. Nhấp chuột phải vào một tệp trong Trang chủ hoặc Nội dung của tôi tab và nhấp vào menu xuất hiện để gửi liên kết đến tệp. Đối với một số tài liệu, bạn có thể chọn chia sẻ chúng trong Teams hoặc gửi chúng qua email.

Các tài liệu được chia sẻ của bạn cũng được phân loại theo tên của tệp, khi nó được chia sẻ, người được chia sẻ và các hoạt động trong tệp được chia sẻ đó.

Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc ở đây để tìm tệp một cách dễ dàng, duyệt qua bằng cách sử dụng nút tìm kiếm hoặc lọc bằng từ khóa trong tên tệp.

5. Quản lý tệp trên đám mây

Các tệp trên đám mây sử dụng các hệ thống lưu trữ đám mây mà chúng được lưu trữ trên đó, thúc đẩy khả năng truy cập dễ dàng từ mọi vị trí và tạo điều kiện cộng tác cũng như phục hồi.

Nền tảng Microsoft 365 được tích hợp đầy đủ với tính năng lưu trữ và chia sẻ dựa trên đám mây. Một điều tuyệt vời mà ứng dụng làm được là giúp bạn quản lý các tệp bạn đã lưu trữ trong hệ thống đám mây của họ.

OneDrive, dịch vụ lưu trữ của Microsoft, có thể truy cập được trong ứng dụng, cho phép bạn xem và quản lý các tệp trên đám mây của mình một cách dễ dàng.

6. Sắp xếp tệp dễ dàng bằng bộ lọc

Có thể trực quan hóa tất cả các tệp của bạn là một chuyện, nhưng điều quan trọng nữa là bạn có thể duyệt qua chúng và tìm thấy những tệp bạn cần một cách dễ dàng. Một tính năng hữu ích của Microsoft 365 là bộ lọcgiúp bạn quét qua vô số tài liệu một cách dễ dàng bằng cách sử dụng thẻ.

Do đó, bạn có thể sắp xếp các tài liệu của mình bằng cách sử dụng các bộ lọc được đề xuất hoặc tạo một bộ lọc của riêng bạn. Để tạo bộ lọc mới, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh các bộ lọc.

Chọn bộ lọc dựa trên các tham số được cung cấp: Kiểu, Vị trí, Chia sẻ bởi, hoặc Được sở hữu bởi.

Microsoft 365 không chỉ là một ứng dụng

Ứng dụng Microsoft 365 là liên kết giữa công cụ người dùng và ứng dụng, thúc đẩy khả năng truy cập và không gian làm việc hợp nhất, trong nhiều tùy chọn dịch vụ của Microsoft. Bạn có thể tận dụng điều này để quản lý và tổ chức quy trình công việc tốt hơn.

Hơn thế nữa, có rất nhiều tính năng đang chờ được tận dụng trong ứng dụng và nó mang lại triển vọng tuyệt vời cho tương lai của năng suất và sự cộng tác.