6 mẹo để xây dựng danh sách việc cần làm hiệu quả hơn

Nếu trước đây bạn chưa thành công khi sử dụng danh sách việc cần làm, thì có thể không phải vì bạn quản lý thời gian kém mà là do cách bạn xử lý danh sách việc cần làm của mình.

Sử dụng danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ cho phép bạn cải thiện năng suất và tạo thêm thời gian rảnh. Dưới đây là một số lời khuyên để xây dựng một hiệu quả.

1. Tạo danh sách nhiệm vụ không theo thứ tự

Danh sách nhiệm vụ không có thứ tự là một kiểu danh sách hiệu quả giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Loại danh sách này được sử dụng để viết ra các mục cần ghi nhớ nhưng không có khung thời gian nhất định. Một phương pháp tốt để lập danh sách này là khi đầu óc bạn tỉnh táo vào buổi sáng.

Bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ không có thứ tự trong Any.do. Đầu tiên, hãy truy cập trang chủ và điều hướng đến danh sách của tôi phần. nhấn thêm (+) để thêm danh sách. Bây giờ bạn có thể thêm nhiều mục vào danh sách không có thứ tự của mình.

Danh sách này là một cách nhanh chóng và thuận tiện để ghi lại những lời nhắc quan trọng mà không phải lo lắng về việc bạn sẽ đưa chúng vào lịch trình của mình ở đâu. Và, không có gì ngăn cản bạn thêm các mục vào danh sách không theo thứ tự của ngày mai để đi trước một bước.

Tải xuống: Any.do cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

2. Sử dụng lời nhắc định kỳ để xây dựng thói quen

Các thói quen là một phần cơ bản của năng suất và tâm lý của con người. Có nhiều thói quen mà mọi người thực hiện một cách tự nhiên, chẳng hạn như đánh răng hoặc dọn giường. Tin tốt là bạn có thể sử dụng tâm lý của các thói quen để tạo lợi thế cho mình. Việc thêm các nhiệm vụ thông thường vào một thói quen giúp bạn ghi nhớ những điều mà lẽ ra bạn sẽ quên, đồng thời loại bỏ nỗ lực có ý thức cần thiết để hoàn thành chúng.

Bạn có thể dễ dàng xây dựng quy trình trong Microsoft To Do. Đầu tiên, chạm vào Danh sách mới để tạo danh sách lưu trữ tất cả các thói quen của bạn. Tiếp theo, nhấn thêm (+) để thêm một mục mới. Đặt tên thích hợp cho vật phẩm, chẳng hạn như “Thói quen buổi tối”, sau đó nhấn vào vật phẩm để bắt đầu tạo thói quen của bạn.

Để thêm một phần mới vào thói quen của bạn, hãy nhấn Thêm bước. Lặp lại điều này cho mọi phần của thói quen của bạn. Sử dụng ví dụ trên, các mục có thể bao gồm “Gói ba lô”, “Tắt lò sưởi” và “Phân loại quần áo”.

Để tối đa hóa hiệu quả và đảm bảo toàn bộ quy trình của bạn được hoàn thành, bạn có thể đặt lời nhắc định kỳ hàng ngày. Để bật tính năng này trong Microsoft To Do, hãy nhấn Lặp lạisau đó chọn Hằng ngày. Bạn cũng có thể đặt thời gian cho thói quen bằng cách nhấn Nhắc nhở tôi lựa chọn.

Tải xuống: Microsoft To Do cho Android | iOS (Miễn phí)

3. Sắp xếp các nhiệm vụ thành các danh sách riêng biệt

Nhiều người dựa vào một danh sách việc cần làm duy nhất để tổ chức tất cả các nhiệm vụ của họ. Việc có nhiều nhiệm vụ trải rộng trên nhiều danh mục không chỉ khiến bạn choáng ngợp—mà còn có thể bóp méo các ưu tiên của bạn.

Tạo danh sách cho các danh mục riêng biệt, chẳng hạn như “Quản trị viên”, “Công việc” và “Đời sống xã hội” có thể giúp bạn quản lý cuộc sống của mình hiệu quả hơn và tránh danh sách việc cần làm lộn xộn. TickTick là một ứng dụng được thiết kế để giúp đỡ những người hướng nội bằng cách tạo ra một không gian yên tĩnh và thoải mái để sắp xếp và quản lý công việc của họ.

Để thêm một danh sách mới trong TickTick, vuốt sang phải từ nhiệm vụ phần để truy cập thanh bên. Ở dưới cùng của màn hình, chạm vào biểu tượng Thêm vào danh sách nút, sau đó gán cho nó một cái tên và màu sắc. Nếu bạn muốn đào sâu hơn một cấp độ tổ chức, bạn có thể thêm một thư mục để lưu trữ nhiều danh sách. Điều này có thể giúp bạn chia nhỏ các nhiệm vụ của mình và nhóm các mục tương tự lại với nhau.

Tải xuống: TickTick cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

4. Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ

Đến cuối ngày, bạn bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng để chuyển sang những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn, không phải là hiếm. Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ đảm bảo bạn hoàn thành thời hạn đúng hạn. Nó cũng cung cấp cho bạn bản trình bày ngay lập tức về những nhiệm vụ cần thực hiện trước tiên, vì vậy bạn có thể tối đa hóa hiệu quả của mình trong ngày để nghỉ ngơi vào buổi tối.

Todoist có một hệ thống ưu tiên hiệu quả để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự. P1–P4 là bốn nhãn bạn có thể sử dụng để ưu tiên các tác vụ theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất. Để chỉ định mức độ ưu tiên cho một nhiệm vụ, chỉ cần nhấn nút Sự ưu tiên nhãn bên dưới hộp mô tả.

Để có phương pháp thay thế nhanh hơn, bạn có thể nhập phím tắt !! theo sau là số liên quan đến mức độ ưu tiên. Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ sẽ giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho những gì quan trọng nhất. Họ cũng có thể giúp bạn nếu bạn bị tụt hậu trong công việc.

Tải xuống: Todoist cho Android | iOS (Miễn phí, có đăng ký)

5. Sắp xếp thời gian để sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn

Nếu bạn sống một cuộc sống bận rộn, việc tạo một danh sách việc cần làm và sau đó quên nó đi có thể dễ dàng. Bạn có thể bỏ lỡ các thời hạn nhỏ hoặc quên đánh dấu các nhiệm vụ sau khi hoàn thành chúng. Kết quả là một danh sách việc cần làm đã lỗi thời, điều này có thể khiến bạn từ bỏ việc sử dụng danh sách đó.

Lập kế hoạch thời gian để sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn là một chiến lược hiệu quả để đảm bảo bạn không từ bỏ kỹ thuật năng suất hiệu quả này. Bạn có thể lên lịch trình này khi xây dựng một thói quen buổi sáng hiệu quả. Bạn cũng có thể tải xuống một ứng dụng di động đơn giản để giúp bạn ghi nhớ mọi thứ.

Các Chốc lát tính năng trong Any.do là một môi trường được thiết kế sẵn để xử lý danh sách việc cần làm của bạn hàng ngày. Để truy cập tính năng này, hãy đi tới Ngày của tôi tab và nhấn Ba chấm ở góc trên bên phải. Sau đó chọn Chốc lát từ danh sách các tùy chọn.

Các Chốc lát trang hiển thị từng nhiệm vụ của bạn và cung cấp cho bạn các tùy chọn về cách xử lý chúng. Bạn có thể chọn từ bốn tùy chọn để sắp xếp lại các nhiệm vụ chưa hoàn thành: Hôm nay, Sau đó, XongVà Xóa bỏ. Điều này giúp bạn luôn ngăn nắp khi lập danh sách việc cần làm để bạn có thể hành động ngay bây giờ.

6. Thêm nhiệm vụ và ghi chú đồng thời

Mẹo cuối cùng này giúp thêm chiều sâu và sự rõ ràng cho danh sách việc cần làm của bạn. Ngay cả sau khi sử dụng các nhiệm vụ phụ và lời nhắc, bạn vẫn có thể thấy có những chi tiết bổ sung mà bạn muốn ghi lại cho các mục.

TickTick cho phép bạn ghi chú và thêm nhiệm vụ đồng thời. Sau khi thêm danh sách, hãy chọn tùy chọn có tên Loại danh sách bên dưới tên danh sách. Sau đó, chuyển đổi danh sách thành ghi chú bằng cách chọn Ghi chú cài đặt. Giờ đây, một hộp văn bản để ghi chú sẽ được cung cấp cho mọi tác vụ bạn tạo.

Hộp chỉnh sửa có một số công cụ hữu ích, bao gồm bút đánh dấu, danh sách đánh số và dấu đầu dòng cũng như ba kích cỡ tiêu đề. Sử dụng những thứ này sẽ cung cấp cho bạn một danh sách việc cần làm tinh tế hơn, vì vậy bạn biết cách thực hiện danh sách việc cần làm của mình một cách tự tin.

Tạo danh sách việc cần làm thông minh với những mẹo này

Những mẹo này sẽ giúp bạn lập danh sách việc cần làm có ý nghĩa, nhờ đó bạn có thể lập kế hoạch thời gian hiệu quả hơn và tận hưởng nhiều thời gian rảnh hơn. Đặt ra các ưu tiên của bạn sẽ giúp bạn tránh được sự trì hoãn và thành công trong những gì quan trọng nhất với bạn. Tạo một ngày không cần phải khó khăn—hãy thử các mẹo này để lập kế hoạch cho một ngày tốt nhất có thể.