5 thủ thuật tự động điền trong Microsoft Excel để tạo bảng tính nhanh hơn
Khi điền vào bảng tính, các tính năng tự động điền của Excel là cách hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian. Hầu hết mọi người không nhận ra rằng họ có thể tự động hóa nhiều thứ họ làm theo cách thủ công trong Excel.
Ví dụ: có thể bạn chỉ muốn áp dụng công thức cho mỗi hàng thứ hai hoặc thứ ba khi bạn kéo xuống để tự động điền. Hoặc có thể bạn muốn điền vào tất cả các ô trống trên một trang tính. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn một số cách hiệu quả nhất để tự động điền cột.
Mục Lục
1. Tự động điền mọi ô khác trong Excel
Bất kỳ ai đã sử dụng Excel một thời gian đều biết cách sử dụng tính năng tự động điền để tự động điền một ô Excel dựa trên một ô khác.
Bạn chỉ cần nhấp và giữ chuột ở góc dưới bên phải của ô và kéo nó xuống để áp dụng công thức trong ô đó cho mọi ô bên dưới nó (tương tự như sao chép công thức trong Excel).
Trong trường hợp ô đầu tiên chỉ là một số chứ không phải công thức, Excel sẽ chỉ tự động điền vào các ô bằng cách đếm ngược lên từng ô. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn áp dụng công thức tự động điền trong Excel cho mọi ô bên dưới nó? Trong những trường hợp như vậy, làm cách nào để bạn tự động điền dữ liệu trong excel dựa trên một ô khác?
Cách tự động điền vào mọi ô khác trong Excel
Làm theo các bước dưới đây để tự động điền dữ liệu vào mọi ô khác trong Excel:
- Đánh dấu hai ô đầu tiên trong cột mong muốn.
- Hơn nữa, đặt chuột ở góc dưới bên phải của hai ô cho đến khi con trỏ chuyển thành ‘+‘.
- Bây giờ giữ và kéo nó xuống giống như bạn thường làm.
Excel không còn tự động điền vào từng ô dựa trên ô đầu tiên, mà giờ đây chỉ điền vào mỗi ô thứ hai trong mỗi khối.
Tự động điền khá hữu ích trong nhiều trường hợp và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn mọi ô khác tự động điền và nối họ và tên nhưng lại muốn giữ nguyên các dòng địa chỉ.
Cách xử lý các tế bào khác
Điều gì sẽ xảy ra nếu những ô thứ hai đó không trống? Trong trường hợp đó, Excel cũng sẽ áp dụng các quy tắc tương tự trong ô thứ hai của khối đầu tiên mà bạn đã đánh dấu cho mọi ô khác.
Ví dụ: nếu ô thứ hai có “1“trong đó, Excel sẽ tự động điền vào mọi ô khác bằng cách đếm lên 1.
Bạn có thể tưởng tượng sự linh hoạt này có thể tăng cường đáng kể mức độ hiệu quả mà bạn có thể tự động điền dữ liệu vào trang tính. Đó là một trong nhiều cách Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi xử lý nhiều dữ liệu. Nếu bạn sử dụng Excel hàng ngày, chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên tìm hiểu một số công thức Microsoft Excel hữu ích để giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
2. Tự động điền vào cuối dữ liệu trong Microsoft Excel
Khá dễ dàng để kéo con trỏ chuột từ trên xuống dưới của tập hợp từ 100 đến 200 hàng để tự động điền vào cột đó. Nhưng nếu thực sự có 10.000 hoặc 20.000 hàng trong bảng tính thì sao? Việc kéo con trỏ chuột xuống trên 20.000 hàng sẽ mất nhiều thời gian.
Có một mẹo nhanh để làm cho việc này hiệu quả hơn. Đây là cách tự động điền các vùng lớn trong Excel.
- Mở trang tính Excel và chọn hai ô bất kỳ trong một cột.
- Thay vì kéo tất cả các cách xuống cột, chỉ cần giữ phím shift trên bàn phím.
- Bây giờ bạn sẽ nhận thấy khi bạn đặt chuột vào góc dưới bên phải của ô, thay vì biểu tượng dấu cộng, đó là biểu tượng có hai đường ngang song song.
- Bây giờ, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn đúp chuột biểu tượng đó và Excel sẽ tự động điền toàn bộ cột, nhưng chỉ xuống nơi cột liền kề thực sự có dữ liệu.
Một thủ thuật này có thể tiết kiệm vô số giờ lãng phí khi cố gắng kéo chuột xuống hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng.
3. Điền vào chỗ trống
Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ dọn dẹp một bảng tính Excel và sếp của bạn muốn bạn áp dụng một công thức cụ thể cho mọi ô trống trong một cột.
Bạn không thể thấy bất kỳ mẫu có thể dự đoán nào, vì vậy bạn không thể sử dụng thủ thuật tự động điền ‘mọi x khác’ ở trên. Ngoài ra, cách tiếp cận đó sẽ xóa sạch mọi dữ liệu hiện có trong cột. Bạn có thể làm gì? Chà, có một thủ thuật khác mà bạn có thể sử dụng để chỉ điền vào các ô trống với bất kỳ thứ gì bạn thích.
Trong trang tính ở trên, sếp của bạn muốn bạn điền vào bất kỳ ô trống nào có chuỗi “N / A”. Trong một trang tính chỉ có một vài hàng, đây sẽ là một quá trình thủ công dễ dàng. Nhưng trong một trang tính với hàng nghìn hàng, bạn sẽ mất cả ngày.
Vì vậy, đừng làm điều đó một cách thủ công. Làm theo các bước sau để điền vào khoảng trống với chuỗi bắt buộc:
- Mở trang tính Excel của bạn và chọn tất cả dữ liệu trong cột.
- Sau đó đi đến Nhà menu, chọn Tìm & Chọn biểu tượng và chọn Chuyển đến Đặc biệt.
- Trong cửa sổ tiếp theo, hãy chọn Khoảng trống.
- Bây giờ, trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể nhập công thức vào ô trống đầu tiên. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhập N / A và sau đó nhấn CTRL + Enter để điều tương tự áp dụng cho mọi ô trống được tìm thấy.
Nếu bạn muốn, thay vì ‘N / A’, bạn có thể nhập công thức vào ô trống đầu tiên (hoặc nhấp vào giá trị trước đó để sử dụng công thức từ ô ngay phía trên ô trống).
Phương pháp này hoạt động tốt nếu bạn muốn lấp đầy tất cả các khoảng trống trong trang tính của mình bằng cùng một chuỗi, nhưng nếu bạn không muốn các khoảng trống đó thì sao? Đối với điều này, chúng tôi đã đề cập đến một số phương pháp hữu ích để loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel.
4. Điền bằng Macro giá trị trước
Thủ thuật cuối cùng đó thực sự mất một vài bước. Bạn cần phải nhấp vào một loạt các mục trong menu — và giảm nhấp chuột là điều trở nên hiệu quả hơn, đúng không?
Vì vậy, hãy thực hiện thủ thuật cuối cùng đó thêm một bước nữa. Hãy tự động hóa nó bằng macro. Macro sau về cơ bản sẽ tìm kiếm qua một cột và kiểm tra ô trống. Nếu nó trống, nó sẽ sao chép giá trị hoặc công thức từ ô phía trên nó. Đây là cách bạn có thể sử dụng macro để hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
Để tạo macro, hãy nhấp vào Nhà phát triển mục menu, sau đó bấm vào Macro biểu tượng. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft Excel, tùy chọn Macro nằm trong Lượt xem chuyển hướng.
Đặt tên cho macro và sau đó nhấp vào Tạo Macro cái nút. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ soạn thảo mã. Dán mã sau vào hàm mới:
FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the row number.")
LastRow = Range(FirstColumn & "65536").End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = "" Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Cách tiếp cận trong tập lệnh ở trên là làm cho nó linh hoạt, vì vậy nó sẽ cho phép người dùng trang tính chỉ định cột và hàng nào để bắt đầu. Vì vậy, bây giờ, khi bạn có một trang tính như sau:
Khi bạn điền vào ô trống có cùng công thức với ô phía trên nó, bạn có thể chạy macro của mình để lấp đầy khoảng trống trong cột G.
Sau khi bạn trả lời lời nhắc cho cột và hàng bắt đầu, nó sẽ lấp đầy tất cả các khoảng trống trong cột đó mà không cần chạm vào dữ liệu hiện có.
Về cơ bản, nó tự động điền vào cột trong khi vẫn để nguyên dữ liệu hiện có. Điều này không dễ thực hiện bằng cách chỉ kéo chuột xuống cột, nhưng bạn có thể sử dụng cách tiếp cận theo hướng menu được mô tả ở trên hoặc cách tiếp cận macro được nêu trong phần này.
5. Macro tính toán lặp lại
Tính toán lặp đi lặp lại dựa trên kết quả của các hàng trước đó. Ví dụ, lợi nhuận công ty của tháng tiếp theo có thể phụ thuộc vào lợi nhuận của tháng trước.
Trong trường hợp đó, bạn phải bao gồm giá trị của ô trước đó trong phép tính kết hợp dữ liệu từ khắp trang tính hoặc sổ làm việc. Hoàn thành điều này có nghĩa là bạn không thể chỉ sao chép và dán ô mà thay vào đó, thực hiện tính toán dựa trên kết quả thực tế bên trong ô.
Hãy sửa đổi macro trước đó để thực hiện một phép tính mới dựa trên kết quả từ ô trước đó.
FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the first row number.")
LastRow = InputBox("Please enter the last row number.")
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
Hãy nhớ rằng đây chỉ là một cách tiếp cận thay thế cho các phép tính lặp lại. Bạn có thể làm điều tương tự bằng cách nhập công thức trực tiếp vào ô trống tiếp theo và bao gồm ô trước đó trong công thức. Sau đó, khi bạn tự động điền vào cột đó, cột đó sẽ kết hợp giá trị trước đó theo cùng một cách.
Nếu bạn chưa sử dụng macro trước đây, bạn có thể tìm hiểu thêm về các lỗi cần tránh khi tạo macro Excel tại đây.
Tự động điền các cột Excel là một điều dễ dàng
Như bạn có thể thấy, cách tiếp cận bạn chọn khi tự động điền các cột thực sự có thể làm giảm khối lượng công việc của bạn. Sau một số thực hành, bạn sẽ có thể dễ dàng điền vào các công thức trong Excel.
Bạn cũng có thể làm quen với nhiều công thức và hàm Excel để nhanh chóng trở thành người thành thạo Excel và tăng năng suất khi làm việc với một số trang tính.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả